5.5.1 文件实施前，由文件归口部门会同有关部门，做好实施准备工作，包括培训、组织、技术和资源四个方面准备。
5.5.2 明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务，特别是领导责任。 5.5.3 明确文件实施的效力和范围。
5.5.4 文件归口部门对文件的实施情况及结果进行检查，为违反文件规定者提出考核意见，并对文件不适用部分提出更改意见，已消除实施过程中出现的问题。 5.6 文件的更改与回收作废 5.6.1文件更改
（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。 （2）文件更改的起草、审核、批准有原文件起草、审核、批准部门/人员按文件管理程序进行，更改内容应由文件更改人填写“文件更改通知单”，并由文件审核人、批准人审批签字。
若指定其他部门或人员审查、批准时须获得相关背景资料，否则不得擅自更改。 （3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的 标准发生变化时应进行换版。
（4）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
（5）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
5.6.2 文件的作废与销毁
（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废文件应加盖红色“作废”印章，隔离存放。
（2）各部门存档中的文件已经被更改且有新版文件发布时，应新发布文件存档，并将原文件加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章，存于原档案中。
（3）失效文件盒记录保存期满后，有文件归口部门鉴定文件是否已无保存价值，填写“文件/记录销毁审批记录表”，经综合部门审核，公司总经理或分管主管批准后，由文件保管部门销毁。
各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
（4）文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式，文件销毁是必须有人监督，并在“文件销毁审批记录表”上做好销毁确认的记录。 5.7 外来文件管理 5.7.1 外来文件接收与归口
（1）国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由总经办统一管理。
（2）一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件由接收部门负责接收，交总经办统一管理。
（3）外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。
5.7.2 外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交总经办备档。 5.8 保密文件的管理
5.8.1 保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由文件归口部门负责管理。 5.8.2 保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则： 文件密级 绝密 发放、传阅范围 公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象 机密 公司部门负责人（高级经理）以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象 秘密 公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象 6 支持性文件 《技术文件管理制度》 《合同管理制度》 《档案管理制度》 7 记录表形式
附件一：文件/记录控制清单 附件二：文件评审表 附件三：文件目录 附件四：文件分发控制表
附件五：文件发放登记表 附件六：文件借阅表 附件七：文件更改通知单 附件八：文件/记录销毁审批表
公司文件管理制度
