浅谈海洋专项归档工作——以“我国近海海洋综合调查与评价专项”为例
作者：陈丽
来源：《办公室业务》 2015年第9期
文/国家海洋局第二海洋研究所 陈丽
【摘要】本文以我国近海海洋综合调查与评价专项为例，将组织支撑、制度支持和同步管理作为海洋专项文件材料转化成高质量档案的重要条件，以遵循科技档案的形成规律及便于保管和利用的目的作为整理原则，确保归档文件材料的规范、准确、完整，进一步提高海洋专项档案质量。
【关键词】档案管理；“908专项”；整理
“十二五”是我国海洋事业发展的关键时期，着力提升海洋开发、控制和综合管理能力，统筹海洋事业全面发展，对于促进沿海地区经济社会发展、国民经济发展方式转变、实现全面建设小康社会目标，具有重大的战略意义。海洋科技则是海洋事业发展的技术保障，也是增强海洋开发能力的重要支柱。重大海洋科技项目产生的文件材料是项目实施的真实记录与核实成果，因此有必要将具有保存价值的科技文件材料进行合理归档，为成果转化提供基础，使之在海洋经济发展、海洋环境保护、海洋权益维护以及海洋行政管理等方面产生重大而积极的影响。本文举例阐述的“我国近海海洋综合调查与评价项目”（以下简称908专项任务）是我国海洋发展史上最大规划的一次综合性海洋调查，已有较多学者进行研究，如金建霞、孙晓燕分别从项目管理及档案管理，崔爱菊从文件整理等方面进行了研究。本文侧重于项目管理和科技文件管理的一体化及档案工作流程进行研究。
一、908专项任务简介
由国务院批准立项，国家海洋局组织实施的908专项任务，是我国海洋发展史上投入最大、调查要素最多、任务涉及部门（单位）最广的海洋环境基础调查和评价工作。其总体目标是摸清我国21世纪初期的海洋家底，掌握海洋为社会经济发展可提供的支撑和承载能力，了解海洋资源的可持续利用潜力，规划和优化海洋生产力布局，为保障海洋经济可持续发展、维护国家海洋安全和权益提供基础依据，其主要包括近海海洋综合调查、近海海洋综合评价、近海数字海洋信息基础框架构建三大块内容。908专项任务产生了大批珍贵的调查资料及科研成果，在
此基础上构建了我国近海“数字海洋”基础数据平台，为最终建立我国“数字海洋”奠定基础。
二、908专项任务档案工作流程
（一）组织支撑。从2004年起到2012年止,第二海洋研究所承担了包括上述三大块内容的37项国家级908专项任务，呈现出时间跨度长、涉及学科多、领域广的特点，其归档工作仅凭本单位的档案部门是无法胜任的。因此在国家及省级层面成立档案工作领导小组基础上，海洋二所从实际工作出发成立了908专项档案工作领导小组，在专项任务档案工作的协调和监督方面发挥了巨大作用。据统计，在908专项任务中有18项任务单元涉及协作单位，其中8项任务单元的协作单位均达3家以上，这些协作单位的文件材料也应统一归口于任务牵头单位，但是有些科技人员出于对档案工作的认识不深入，存在“留一手”的观念，致使这部分材料的收集工作一度处于停滞状态，影响整个归档进程。领导小组从全局出发，积极协调各协作单位材料的收集工作，为908专项任务归档工作顺利开展提供了有力保障。成立档案工作业务组，主要由专项任务管理部门、课题负责人和档案部门组成。负责制定专项任务档案工作的规章制度、
业务指导及开展业务化工作。原则上课题组负责科技文件材料的积累、整理和立卷，即“谁形成、谁立卷”，档案部门则负责检查、协助工作。在此次专项任务中，对既往的职责分工和组织形式做了微调，档案部门一改以往被动接收的角色，负责部分文件材料的整理及全部立卷工作，课题组则从科技文件的有机联系及符合科学形成规律方面来检查立卷工作，大大提高了归档工作效率，保证了归档文件质量。
（二）制度支撑。为明确908专项任务归档工作的开展方式，保证专项任务档案的高质量，档案部门将GB/T 11822-2000 《科学技术档案案卷构成一般要求》、HY/T 057-2001《海洋科学技术研究档案业务规范》、908专项任务《归档文件材料整理规则》等8项规范性文件作为档案工作的指导制度。另一方面以制度的方式将专项档案管理纳入到项目体系中：将《课题（任务）总结报告》作为验收申请的必要材料，若未经档案部门签字或盖章，则项目组不予验收申请；与项目管理部门紧密联系，保证每一项专项任务进行自验收的时候都有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件加以检查，并出具验收意见；专项任务评审奖励科技成果以及科技人员职称考核与档案部门出具的专项任务归档证明挂购，没有办理相应的归档证明，则无法上报登记。
将专项档案管理与项目管理进行同步管理。由于908专项任务数量多、时间跨度长，若将档案工作置于项目验收后进行，容易出现掌握不好归档时间节点、文件材料收集不全的现象，案卷质量也难以保证。因此档案部门改变传统做法，将专项档案管理与项目管理同步进行。在项目申请、计划任务下达时，档案部门能及时获得海洋专项基本情况，并提出科技文件材料的归档要求，建立项目备案登记制度。项目实施过程中，档案人员适时向项目负责人了解项目进展情况，对事先印发的“科技文件积累袋”进行监督、指导和检查，清楚科技文件积累进度，确保积累质量。通过以上措施，实质是从制度入手，将海洋专项文件管理与科技项目管理紧密结合起来，是确保海洋专项文件材料转化成高质量档案的重要条件。
（三）整理方法。根据908专项任务性质以各独立的研究课题作为整理单元，以实现档案材料的成套管理。为了达到便于保管和利用的，将其档案分为纸质档案、大幅图件档案、照片档案和电子档案4种类型。
1.纸质档案。对于海洋调查类项目，重视其原始资料数据有无缺少，是否符合技术规程要求一致；对于评价类项目，则根据合同、实施方案和工作报告等查看项目实施中收集的资料是否归档完整，是否建立收集资料台账。虽然原则上按研究课题进行组卷，但档案人员发现有2个任务单元因位置相邻，课题组为了保证数据拼接质量和优化海上作业进度，对其交叉进行研究，这使得2个任务单元的归档文件材料很难按任务代码剥离，因此与课题组沟通后合并为一个整理单元，便于实现专项任务档案材料的成套集中管理。别外我们也发现在多个任务单元形成中有相同文件产生，如组织机构建设、管理制度等文件，共同收集的技术性资料，处理方法为选择一个任务单元，将这些共有文件材料原件归属其中进行归档，其他任务单位不作归档，但需补充共用文件清单，内容包括序号、文件名、所在案卷档号、件号等信息。调查项目实施过程中获取的大量底质、生物样品已由课题组汇交至海洋生物样品库，为了完善这方面的信息，我们建立了样品互见卷，内容包括专项样品（标本）交接记录表、样品汇交清单、卷内目录、备考表。
2.大幅图件整理。一个任务单元的大幅图件规范整理后应包含图件互见卷和图筒，二者拥有相同的档号，是一一对应关系。举例来说，如编号为90801DX15的任务单元，共有150张大幅图件，分别保存于5个图筒，经过组卷后图件应排在该任务单元的第20卷，那么其互见卷档号和图筒的档号均为90801DX15－20，图筒的编号依次为90801DX15－T01至90801DX15－T05。图件互见卷一般由卷内目录、图筒清单、图件清单、编图说明材料和备考表组成。图筒是图件的装具，内置图件清单，外筒壁上粘贴图筒标识，标识包含任务名称、任务代码、互见卷档号、
图筒编号、件号范围、图筒题名等信息。大开本图册的整理方法和图件基本一致，这里不再一一叙述。
3.照片整理。首先精选有代表性、有保存价值的照片进行统一规格的冲印，主要包括野外调查、室内分析测试以及工作会议照片。其次将反映一个事件的若干照片组成为一件，在每张照片的背面标上编号，编号格式为：件号+件内顺序号。将照片保存在符合国家标准的照片档案册中，然后在每张照片相应的位置写明如时间、地点、人物、主要内容等。照片案卷的档号则由其在该任务单元案卷中的位置决定。
4.电子档案。908专项任务归档材料不少是秘密级的，因此整理电子档案全部在工作机上完成。电子档案除了包含上述纸质档案、大幅图件、照片文件，还有调查过程中卫星遥感、 多波束测深等仪器设备产生的数据文件、音频、视频文件及程序文件等，这些数据文件一般不用纸质打印，所以需要仔细核查，妥善保存。除了逐一核对电子文件的完整外，还要详细编制电子文件清单，列明文件目录层次，精炼文件名称，准确概括文件内容，检查文件的存储格式，添加了互见文件档号，体现和纸质文件的对应关系。需要注意的是：一是光盘根目录下需建立一个Readme的文本文件，主要说明光盘上内容的信息。二是大幅图件除了以PDF格式保存外，还需要保存原始未经处理的矢量图。三是载体标识信息打印在光盘标签纸上，然后粘贴在光盘背面，载体外包装标识则打印后放入光盘盒中，二者信息一致。
三、小结
海洋专项档案工作需要有与之匹配的组织支撑，明确的制度支持，以制度的方式将海洋专项档案管理纳入到项目体系中，将专项档案与项目同步管理，是确保海洋专项材料转化成高质量档案的重要条件。要遵循科技档案的形成规律及便于保管和利用的目的来整理海洋专项档案，科学组卷，并适时建立样品、图件、照片及电子文件的互见卷，同时要重视电子档案的密级，对仪器设备生成的数据文件妥善归档。通过上述措施来确保海洋专项归档文件材料规范、准确、完整，提高档案质量。
参考文献:
[1]国家海洋局.国家海洋事业发展“十二五”规划[EB/OL].（2013-04-11）[2014-03-05] http://www.soa.gov.cn/zwgk/fwjgwywj/shxzfg/201304/t20130411_24765.html
[2]金建霞,张静,陈思媛.908专项档案管理的思考[J].中国档案,2012(12):64.
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[4]崔爱菊.浅谈“908 专项”档案整理工作[J].海洋开发与管理,2013(12):46~48.
[4]浙江省档案局.档案工作实务[M].浙江大学出版社, 2014:127.
浅谈海洋专项归档工作——以“我国近海海洋综合调查与评价专项”为例
