XX工程项目管理系统建设方案
4.6 档案管理
4.6.1 查询方式多样
系统具有多种查询模式（全文检索、普通查询、定制检索查询），查询过程中可实现对档案库中任意字段的查询。
全文检索：直接输入检索值关键字，可对档案库中所有建立索引的字段完成检索。具有查询速度快，查询值含糊不清的特点。
普通检索：
A、直接检索:对于只知道档案库某个字段信息，可任选查询字段，输入关键字实现对档案信息的该字段满足条件的查询工作。
B、组合查询:适用于多种条件关系式，如知道两个条件，条件间为或者、并且关系可通过该查询方式完成。
C、定制检索查询:对于水平较高用户可直接输入条件表达式即可完成档案信息的查询。该功能的提出弥补直接查询、组合查询的不足、让水平较高的用户更有发挥的空间。
特点介绍：
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能灵活建立档案库中的字段索引，可以方便对数据库中的数据实现全文检索，检索几十万条数据仅需几秒钟。
查询方式多样、速度快、无距离限制。系统中使用了如包含、大于、等于、范围等查询方式，工作人员只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果。这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时甚至几天查不到的档案，现在片刻就能拿到，使档案利用产生质的飞跃。
特殊编制的查询界面，使不懂逻辑运算的用户可以查询任意要求的数据。 可以查询word及Excel内的数据，并显示出对应的记录。对于计算机水平较高的用户，能直接通过数据库的Sql命令查询语句，即可得到查询结果。
直接输入检索值，即可实现对系统中所有档案库的通查。查准率与查全率为99%以上。
4.6.2 浏览方式多样
卡片式浏览：以档案著录卡片的形式浏览每一份档案信息文件。具有头页、上一页、下一页、尾页，指定页号，显示附件等功能。
列表式浏览：以列表方式显示所查询数据，能统计出所查询的数据总数，显示当前浏览的记录号，同时能灵活详阅每一份档案。
方便浏览档案原文、电子文档： 档案原文的浏览：
方便快捷读取数据库中被压缩的档案原文，实现原文信息的还原工作。利用过程中能方便浏览档案原文。具体功能如下：
放大缩小：按任意比例放大缩小后浏览档案原文。
左右旋转浏览原文：可以左右旋转浏览档案原文。保证浏览角度的多样性。 拷贝原文到剪贴板：可方便拷贝档案原文到剪贴板中实现档案原文的数据编辑工作。
移动档案原文：通过抓手对图形可移动性进行浏览。
电子文档浏览：直接浏览电子文档，系统自动通过对对应的Windows应用程序打开电子文档。同时支持电子文档的下载另存。
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4.6.3 高效档案数据编辑子系统
条目信息的编辑
能完成每一份档案的基本信息的编辑工作，具体包括数据的增、删、改操作。
电子文档信息的存储
对于每一份档案对应的档案原文、电子文档也可实现网上传输挂接。 可以输入文件及图纸信息，这其中包括扫描输入和电子文件的输入。本系统将档案原文扫描与目录著录无缝连接，省去起文件名，挂接等多余步骤；扫描界面单独为档案人员编制，简洁明了。 原文的图象文件的压缩采用国际标准格式，具有通用性，保护用户的劳动成果。压缩速度快，无等待时间，提高使用效率。
我们使用国际上标准的图像压缩的方法来去除冗余信息，节省图像文件的存储空间。图像经过压缩后约为25K，一张 1G 的光盘约能装档案4万页。这个密度就比较令人满意了。
对于大篇幅的图纸，可采用工程图纸扫描仪，系统接口为国际标准接口，方便实现A0图纸的数字化。对于需要数字化的大篇幅图纸也可通过数码相机直接传递到系统中，提高工作效率。系统能存储包括Word、 Excel 、Dwg等多种电子文档。没有格式的限制。
为了配合输入，系统提供了多种输入辅助方式，以提高数据录入效率。系统提供了多种数据输入方式：主题词自动抽取、重复上记录、编码输入、菜单、自动输入等。
同时系统提供了数据约束能力，方便地建立约束条件保证数据录入的准确性和完备性。保证数据录入时不应该有重复数据进入数据库中，保证数据的唯一性。
系统具有汉字识别能力。有一些档案的原稿是印刷的。对于这些档案，汉字识别可以做两件事：
1、可以直接从扫描的原稿中取出标题等转换成汉字内码存入数据库，提高录入效率；
2、可以将图像文件中的正文内容转换成汉字内码，供全文检索用。本系统
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是第一个成功地将汉字识别系统应用于档案管理的系统。
对已经存在的数据可以进行查询，查询到数据后可以进行修改及删除。也可以检索出一批数据，统一进行修改工作，避免了单个记录的修改操作，节省了用户大量的时间。
当修改或删除错误后，可以使用系统提供的历史记录功能，恢复错误操作，保证你的数据万无一失。
4.6.4 档案用户管理子系统
基于用户组管理模式，灵活增加、删除用户，并实现用户分组管理。 设置用户组对系统各类型功能的使用权限。
本系统可以通过系统管理员管理系统中的各用户，系统管理员具有管理系统中的各用户的权限，可通过单位的具体的实际情况将用户分成若干个组，对组设置相应的权限。对所有的用户做到有条不紊的管理。
系统可以对每一条记录设置使用权限，可以设置对某些用户开放某些操作，或者关闭某些操作。
系统可以对表格的每一列即字段设置使用权限。可以设置对某些用户可以输入数据在某一列，或不允许在特定字段输入数据。所有这些都由用户自由决定。
如果不希望用户看到数据表中每一条数据对应的图像数据或电子文件，这时管理员可将用户浏览多媒体数据和扫描文件的权限屏蔽掉。其它的操作也可以同样被设置。
对于大型单位系统还提供机构管理方式，这是模拟我们日常单位结构，按照每个人的职务及岗位设置权限的方式。
4.6.5 文件归档整理系统
可以根据事先制定的标准，把图纸及文件的输入到系统中，并且可以把输入完成的数据直接提交到档案部门的临时归档库中。最后由档案部门专业人员进行最后的整理及归档。
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4.6.6 档案类目的定制
用户可结合实际情况需求，通过自定义将档案进行分类目管理，并能增加下级类目(下级类目没有限制)。另外具有编辑当前类目、删除当前类目的功能。
4.6.7 设置结构
用户可根据本单位档案管理实情增加、修改、删除类目下的数据表，修改数据库结构中的子段的名称、长度、类型。
4.6.8 历史记录
系统可以对于用户的每一步操作都有详细记录，如发生操作失误，系统可以立即恢复。这样保证了用户使用系统没有后顾之忧。
4.6.9 打印编目
系统自备了报表制作程序，可以使报表制作简单方便，采用纯Word编辑方式，只需鼠标拖动就可以直接“划”出报表。
支持分组方式打印，并且报表填写顺序可以控制，打印出具有复杂逻辑的数据报表。每个打印项可以进行加工输出。
支持打印符合国家标准所规定的国标目录（档案登记目录、分类目录、案卷目录、卷类目录、著录卡片、面签、脊背签）等。
主要设置功能：设置栏目中文字字体、字形、字号、设置栏目中文字居中、左对齐、右对齐。同时可以根据实际数据长度智能判断，把数据打印在区域的中间，做到美观漂亮。
在报表打印过程中还支持将条目数据对应的扫描图像数据及电子图像文件缩小打印到报表上，使报表做到了图文结合更直观。
可以实现档案标准中第二行缩进的规定，打印出来的数据符合档案标准。 实现工程档案标准中案卷号和顺序号上下角标的打印形式，用户使用非常方便。
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