沟通管控(郏政贵经验分享)

由天下分享时间：2024/12/21 0:14:23 加入收藏我要投稿点赞

沟通管控（郏政贵经验分享）

一、沟通管控的重点

一是沟通职责划分；二是沟通分类；三是内部沟通的主要方式；四是会议沟通方式；五是计划沟通；六是报表沟通；七是个别沟通；八是外部沟通；九是沟通的分级授权；十是沟通记录；十一沟通要求。

二、沟通管控的常见问题

1、没有明确的沟通职责分工。 2、沟通方式的选用不合理。 3、沟通效果不理想。 4、例会沟通的效率不高。 5、计划沟通的效果不佳。

6、报表沟通的报表设置不合理。 7、沟通记录不完整，或保存遗漏。三、沟通的管控措施 1、沟通职责划分的管控

①行政部负责工商与其它政府部门的沟通；②营销部负责客户的沟通；③采购部负责供应商沟通；④品管部负责有关质量问题的客户抱怨、供应商质量问题、内部质量问题处置与相关部门的沟通；⑤技术部负责与客户的技术问题沟通；⑥财务部负责与银行、财税部门的沟通。

2、沟通分类的管控

①分内部沟通与外部沟通二类。②内部沟通按级别分：股东、董事层级沟通；公司级沟通；部门与班组级沟通。③外部沟通按业务性质分：客户沟通；供应商沟通；银行与财税沟通；市场工商及其它政府部门沟通。

3、内部沟通方式的管控

需明确内部沟通方式：①内部审核会议、管理评审会议；②例会（员工年度大会、各级部门的月例会、周例会、日例会）；③公司、各部门的临时性会议；④工作联系单、通知、通告、公告栏；⑤电子邮件、微信、QQ；⑥各类内外报表、管理信息平台；⑦各类工作计划、业务计划、工作总结、工作报告；⑧现场个别交流（汇报、交流、面谈）；⑨电话（手机、固定电话）；⑩意见箱。

4、会议沟通的管控（1）股东之间、董事之间沟通：通过召开股东大会、董事会会议进行沟通，执行《公司股东大会议事规则》、《公司董事会议事规则》。（2）沟通公司质量管理问题与管理体系问题通过内部审核会议、管理评审会议实现，执行《内部审核控制程序》与《管理评审控制程序》执行沟通。

（3）公司级会议沟通：①设立年度员工大会、月度经营工作例会，由总经理主持，用于沟通年度工作报告与月度经营问题。②设立生产周例会、日例会，由生产副总主持，用于沟通生产进度及存在问题；③质量月例会，由品质部经理主

持，用于沟通品质问题。④各类临时性会议，用于沟通相应的应急问题。

（4）部门与班组级会议沟通：①各职能部门的日、周、月例会。②各班组的日、周、月例会。③各部门、各班组的临时性会议。④会议用于沟通相应部门或班组工作中的问题。

5、计划沟通的管控

（1）工作计划：①公司中长期规划、公司年度工作计划，用于沟通公司发展规划、年度工作安排。②部门年度、月度工作计划，用于沟通部门内工作安排。（2）业务计划：①营销部门的年度、月度销售计划，用于沟通销售业务工作安排。②生产部门的年度、月度生产计划、周生产作业计划，用于沟通生产的安排。③技术部门的产品开发计划，用于沟通产品开发工作安排。④采购部的采购计划，用于沟通采购的安排。⑤财务部的年度、月度资金收支计划，用于沟通资金的收支安排。⑥人力资源部门的培训计划，用于沟通人员培训的安排。

6、统计报表沟通的管控

需规定对内报表用于向上报告沟通工作进度与效果，同时用于平级间的共享信息沟通，包括：①销售年、月统计报表。②生产日、周、月统计报表。③质量周、月统计报表。④财务年、季、月报表（对内与对外）。⑤经营绩效统计月报表等。

7、个别沟通的管控

①上级对下级个别沟通：通过电话、邮件、QQ、微信、个别面谈、工作指示等方式进行。②下级对上级个别沟通：通过电话、邮件、QQ、微信、个别汇报等方式进行。③各级员工、部门经理需逐级提交年度、月度书面总结，对专题工作情况汇报需提交书面报告。

8、外部沟通的管控

（1）与客户沟通：与客户的业务沟通由业务员对口负责；有关销售订单发货与客户的沟通，由销售内勤归口负责，采用电话、电子邮件、传真、QQ、微信方式进行。“订单接收与评审、销售发货、客户投诉处理、满意度调查、退货处理”按相关控制程序执行沟通。

（2）与供应商沟通：与供应商沟通由采购员归口负责；“合格供应商评审、退料处理”按相关控制程序执行沟通。

（3）与政府相关部门的沟通：①与银行、财税、统计的部门沟通由财务部归口负责，主要沟通方式为月银行对账单、年月财务报表、年月统计报表。②人力资源部负责与劳动人事部门的沟通。③行政部负责与市场工商及其它政府部门的沟通。

9、沟通分级授权的管控

与外部沟通遵顺分级对等沟通原则，根据授权执行沟通，问题处置权限不足时需逐级申报处置。

10、沟通记录的管控对重要沟通，沟通当事人必须做好沟通记录并整理后保存，提交相关人员共

享，记录包括书面记录、录音、录像、现场资料。