鞍山宝得钢铁有限公司 程序文件 BD-EOEn-02 A版
记录控制程序
受控状态： 受 控 编制部门：技术中心 审 核 人：朱大勇 批 准 人：王洪新
2013-9-1发布 2013-9-1实施
更改状态表
版本号 A版
修改号 0 修改条款 发布 修改页码 批准人 王洪新 实施日期 － 2013-9-1
记录控制程序
1 目的
对记录进行控制和管理，为环境安全能源管理过程和管理体系符合要求及管理体系有效运行提供证据。 2 适用范围
适用于本公司环境安全能源管理体系运行过程中相关记录的控制。 3 主要职责
3.1技术中心负责公司所有记录的控制和管理。 3.2技术中心负责能源记录的控制和管理。
3.3安全处负责职业健康安全、环境记录的控制和管理。 3.4各生产厂、辅助车间负责本单位环安能记录的控制。
3.5其余各职能部门根据环安能过程控制的需要，按体系文件的运行要求，编制记录的表式，并负责做好、监督本部门归口的记录。 4 管理程序
4.1本公司记录的控制重点是记录的标识、贮存、检索 、保护、保存期限和处置。 4.2本公司环安能管理体系运行中的记录主要有：
a)安全、环保、能源涉及的记录；
b)生产过程中安全、环保、能源控制记录；
c)内部管理体系审核、管理评审、纠正与预防措施实施记录； d)合同评审、供方评价、人员培训记录； e)设备（设施）维修、服务记录； f) 各种文件更改、回收（销毁）记录。 4.3记录的格式
记录可分为固定格式和非固定格式两种，固定格式记录是指有记录表样的，非固定格式记录是指无记录表样的，如会议记录、会议纪要、各类报告等。 4.4记录的编号及部门代码 4.4.1公司记录的编号方法为：
BD — JL — XX — XXX 公司代号 记录代号 部门代号 顺序号
4.4.2记录编号应当具有唯一性。各部门在使用公司职能部门编制的通用记录时，可在记录清单中直接采用公司职能部门编制的记录编号。 4.4.3部门代码见（文件控制程序规定） 4.5 记录表式的设计与审批 4.5.1记录表式的设计
环安能管理手册、程序文件或作业文件的编制人员应设计文件配用的记录表式。
4.5.2 记录表式的审批
记录表式的审批，与该文件的审批一并进行。
4.5.3 各部门需新增记录表式或表式需更改的，应提出申请，并在设计、更改后报技术中心备案；各生产厂需新增或更换记录表式的，经单位领导批准后报归口部门和技术中心备案。 4.6记录的分级管理与填写要求 4.6.1记录的分级管理
a）安全处、技术中心分别负责环境、职业健康安全、能源记录表式的登记、编号、销毁的审批以及相应管理体系运行相关记录的监督管理，并相应编制全公司《记录清单》。
b）各部门负责做好本部门记录，并监督各生产厂、辅助车间做好本部门归口的记录。各生产厂、处室负责本单位记录的控制。各部门负责编制本部门的《记录清单》。
4.6.2 记录填写要求
a）记录必须由操作者或活动的实施部门填写；
b）所有记录应在活动进行的同时或完成之时立即填写，以力求准确； c）记录填写应字迹清晰、内容完整，文字表达准确、简练，手续齐全，填写栏目不应留空白，填写人应签全名，不填无关内容；
d）记录应用钢笔或圆珠笔填写，不允许用铅笔填写；
e）记录不允许随意更改，必要时更改人员应在更改处采用划改并签名； f)当连续上下行内容相同时，可在下行采用“、、”表示。 4.7记录的收集、编目、检索、保护和贮存
记录的收集，由各部门指定专人进行收集，一般情况下每月应收集整理，装
订成册，并按记录的类别、编号、名称和时间对收集的记录编目，并妥善保管，便于检索。应采取防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防潮、防光等措施，防止变质、损坏；电子媒体或硬拷贝形式的记录，应注意防潮、防压、防光、防磁等，应复制备份，以免贮存内容丢失。 4.8记录保存期限
4.8.1与安全、设备、设施档案和合同及款项有关的记录应长期保存； 4.8.2 与生产、检验有关的记录，与顾客和供方有关的记录应保存3年； 4.9 记录的归档
4.9.1按上述规定的保存期限保存记录，各部门应按年整理后，送交档案室归档。其它记录保存期限一般为2年，由各部门自行归档，到期后，由各部门列出清单，经相应部门批准后予以销毁。填写《记录销毁记录》。 4.10 记录的查阅
4.9.1内部人员查阅记录，须经记录保管人员同意。 4.9.2记录可提供给相关方查阅，但须经记录保管部门同意。 5 相关文件 文件控制程序 6 相关记录
《记录清单》、《记录销毁记录》
02记录控制程序
