一、资料内容
一、招投标资料
第一条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
第二条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。
第三条 招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：
（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；
附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；
2、邀请招标或直接发包的证明材料； 3、满足招标条件的其他材料的复印件。
（二）招标事宜备案表及附件资料；
（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；
（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；
（五）招标公告或者投标邀请书；
（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表； （七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；
（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件； （九）清标情况报告;
（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表； （十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表； （十二）评标报告；
（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；
（十四）中标结果公示表； （十五）中标通知书；
（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；
（十七）合同副本；
（十八）工程招标代理评价意见表； （十九）工程建设项目招标投标备案流程表； （二十）工程建设项目招标投标合同备案表； （二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表； （二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；
（二十三）投标文件的电子光盘； （二十四）需要存档的其他材料。
第四条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。
第五条 招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。
第六条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。
第七条 保证档案的保管、保密。
第八条 对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。
第九条 不得擅自处理或带走招投标档案资料，禁止任何单位和个人倒卖、
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涂改、伪造招标投标档案。
第十条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。
第十一条 招投标档案只能当场查阅，不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。
二、工程资料
第一条 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。
第二条 建设单位应当从工程立项起，向勘察、设计、施工和监理单位提出编制报送工程档案的要求，做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，保证工程档案材料的完整。
第三条 工程移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位收集保管。
第四条 施工单位应当按照有关规定和合同的约定，及时真实准确编制施工技术文件材料，包括竣工图。由专兼职档案员（或资料员），负责收集、整理、归档和报送档案资料。监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案，并在竣工验收前移交建设单位。
第五条 应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；有足够的库房，配置必要的设施，确保城建档案的安全；采用先进技术，实现城建档案管理的现代化。
第六条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第七条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按国家有关规定执行。禁止擅自销毁工程档案。
第八条 禁止出卖属于国家所有的档案。档案复制件的交换、转让和出卖，
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须按国家有关规定办理。
第九条 档案管理人员，应当遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，不得泄漏建设档案中涉及的国家秘密。
第十条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。
第十一条 排列
1、文字材料在前，图纸在后。
2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。
4、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。竣工图必须应有图纸目录。
第十二条 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工验收文件5、竣工图；6、声像、电子文件材料。
第十三条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时，以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类，应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。
1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。
2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时，也可合并立卷。 三、审计资料
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第一条 审计资料有送审资料及审计结束后审计局返还资料（审计报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算）等。送审资料目录见“附件二”。
第二条 需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序，与之相对应的意见、说明等附后。 二、整理要求
一、整理
第一条 去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。 第二条 文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。如一卷中A4规格的文件材料占多数，就以A4规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。
第三条 对于文件材料原件规格不足A4（或16K）时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4（或16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法。裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。
第四条 图纸一律按手风琴折叠法，图签外露于右下角，图纸不应露白。 二、编目
第一条 编目是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。
第二条 卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从1号开始。
第三条 页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。
第四条 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
第五条 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。
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建设单位工程资料归档制度
