页 数 规章制度文件 版本号 生效日期 编 号 6 1.1 采购管理办法 批准：董事长 审核：标准委员会 拟定：董事长办公室 第一条 目的：为进一步规范公司内部的采购行为，加强物资采购管理，控制采购成本，提高采购效率，根据公司实际情况，特制订本办法。
第二条 适用范围：集团总部及xxxxxxxxxx。
（一）办公用品：笔、墨、纸、文具、书刊、相机、电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜、通讯器材等。
（二）后勤物资：风扇、空调、电视、洗衣机、热水器、沙发、茶几、衣橱、厨房用具、粮油蔬菜、保洁用品、劳保用品、礼品等。 （三）印刷类：非定制类票据、广告彩页等。 （四）工程维修类：五金、水暖、装修等。 （五）服务类：培训、软件、租赁等。
（六）备注：促销用定制类、广告服务类、在郑各子公司与总部通用类物品等，在采购部人员充实到位后可由采购部统一采购（以集团正式通知为准）。 第三条 职责 （一）采购部
1、负责采购制度的制定、修改；
2、各部门（或分子公司）采购需求的沟通； 3、具体采购业务的组织实施。 （二）审计监察中心
1、负责过程监督、事后审计； 2、采购类举报的调查；
（三）各请购部门（或分子公司）
1、负责本部门采购申请的审核及领用的审批； 2、负责技术支持与现场配合； 3、根据需要参与采购评审； （四）财务部门 1、参与请购审核；
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2、根据合同约定，按流程付款； （五）议价小组
采购议价小组由董办、采购部、财务中心、审计监察中心人员组成，负责集团大宗物品采购及价值超2000元以上物品的价格谈判，谈判结束后填写《采购询价/议价表》（见附件一）。
第四条 采购工作原则
（一）三比原则：即比质量、比价格、比服务。
（二）三审一检原则：即采购计划审核、价格审核、合同审核和质量检测。 （三）计划性、经济性原则：各部门在进行物资采购前必须向仓库确认该物资库存情况，如无此项库存或库存不足方可申请采购；当天必须完成的加急申购，必须由各中心总监级以上人员签字确认或短信确认；物资采购到位后应及时办理入库手续，入库完成后由库管通知领取，如通知后却长期未领取（参照申请时所填库存期限），将追究申请人责任。
（四）严遵流程原则：各部门不得未经申报，便自行实施采购工作。各部门如未曾提交申请，该物资款项由该部门自行承担。
（五）集中采购、专业管理原则：电脑、打印机等电子产品的售后手续由采购人员移交信息部保管和后期售后服务；其他物资的售后手续保管和后期售后维护由工程组负责。
（六）严控现金采购原则：采购备用资金为人民币5000元，采购结束后在3个工作日需及时报票（参照财务管理制度），不得出现长时间拖欠现象，超出备用金范围优先采用先刷信用卡后报销原则，大额采购则采用转账形式避免现金交易。
第五条 请购流程与要求 （一）请购的提出
1、请购发起人根据需求状况、库存数量等要求，在OA中提交采购申请，注明请购用途、物品名称、型号、规格、数量、需求日期、计划出库起止时间（必填项）及其它注意事项。
2、紧急请购时，申请部门应备注“紧急”字样并预估采购金额，根据集团授权权限，由被授权人发短信至采购部负责人，采购部负责人安排采购；请购部门务必于两个工作日内按流程补齐手续。
（二）采购申请审批流程图
详见附件2《采购工作流程图》中“采购申请阶段”。
（三）请购的撤消
已提交采购申请，经审核批准尚未实施采购时，请购部门需第一时间告知采购人员，
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并以书面方式呈报审批核准人，并通知信息部撤销采购申请。否则采购完成后所产生的费用由请购部门领导或请购人承担；未能及时停止采购时，采购人员应通知原请购部门并协处理方案。
第六条 采购方式
公司采购方式一般有下列几种： （一）询价采购
采购货物的规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目可采用询价方式采购。
询价模式：
1、总价2千元以内由采购部门至少2人确定，总价超过2千元交采购议价小组确定。 2、硬件服务器等电子、信息类产品由信息部配合采购。 3、印刷合作商等销售广告用品由企划部配合采购。
4、绿化装饰等工程事项总价或单价超过2千元以上的至少保证有工程负责方、采购议价小组参与。
（二）竞争性采购
符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：
1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的； 2、采用招标所需时间不能满足紧急需要的；
3、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的； 4、规格、标准不太统一，价格变化较大的； 5、不能事先计算出价格总额的； （三）单一来源的采购方式
符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购： 1、只能从唯一供应商处采购的；
2、发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的；
3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（四）大额采购另行颁发《招标采购制度》。 第七条 采购作业规定 （一）询价、议价
1、采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
2、供应商提供报价之物品规格与请购规格不同或属替代用品时，采购人员应送请购部门确认。专业用品或项目，采购应会同使用部门共同询价与议价。
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（二）呈核及核准
1、采购人员询价、议价完成后需填写《采购询价/议价表》，如供应商名称、交货期限、价格、报价有效期、联系方式、付款方式、发票形式等，按照采购核准权限上报审核批准。
2、采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核。 （三）订购作业
1、采购人员接获批《采购申请单》后，应以采购清单形式向供应商订购物品，并以短信或传真形式确认交期。
2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明。 3、采购人员应控制物品订购交期，及时向供应商跟催交货进度。 （四）验收与付款
1、采购人员与请购方依相关检验标准与入库规定进行验收工作，仓库签署物品签收单。
2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。 第八条 存档
1、在每项总额或单项超过2000元以上的，采购人员需以月为单位做好采购期间的询价（含询价信息）、参与人签字、价格等信息（采购询价/议价表）存档工作。
2、对于大额却无存档信息者，审计监察部门有权进行处罚，每次50元，并要求完善资料。
第九条 出现以下情形之一者将由审计监察部门追究相关责任，处于50元以上处罚直到追究法律责任。
1、上级领导、同级或下级人员利用权限未按流程私下指定合作商； 2、私下引导或误导采购人员指定合作商； 3、采购人员未进行货比三家价格询价私自采购； 4、重复采购的行为（1000元以下）； 5、竞标时私自对外透露报价行为；
6、采购人员向合作商索贿或接收合作商馈赠、返利的。 第十条 其它
（一）未按流程进行申报的采购物资，采购人员有权拒绝采购，但须及时反馈信息，不得出现压单、无回复、默认等类似情况。
（二）采购人员未获授权不得出现代替同级、上级及下级报销费用及票据现象，不是本人参与采购支出及议价事项的费用不得代为填写、申报。
第十一条 本办法经董事长签批后生效，自发布之日起实行。
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附件1：
采购询价/议价表
采购物品名称： 数 量： 规 格等要 求：
供应商名称 内容 供应商地址 报价人 联系方式 证照等是否齐全 质量是否达标 报价是否含税 首次报价 二次报价 最终价格 付款方式 供货周期 样品情况 是否入选 议价参与人： 时间： 地点：
备注：此表为纸制在报销前进行填写，议价参与人必须由本人亲笔签名，采购部存档供相关部门查阅。
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集团公司采购管理制度及流程
