秘书人员工作涉及面较广，接触的人较杂，碰到的事情也较多。如果帮助领导把诸多的事情处理好，把复杂的关系理顺，既让领导放心，又能使左右下属满意，一个很重要的问题就是要有较强的工作应变能力。这种应变能力，就是善于根据不同的工作环境，不同性质的事情，采取相应的处理方法。
归纳起来，具体有以下几个方面：
（一）对偶发事件需沉着善断。秘书工作是一种较为被动、复杂的工作，因此，许多急需办理的事情都不在自己的计划圈内，就连领导也不例外，常常是打乱计划、超出预想的。其主要原因有：一是来于上级的新指示；二是来于下级的请示；三是来于部门的工作协调；四是一些偶发性的重大事件。这些都不是事前能预料到的。秘书人员面对这些突发性的事情，必须要有一种处理能力。这种能力是多棱面的。首先，要能区分事情的类别，哪些是要摘记的，哪些是应转知的，哪件属排解的，哪件属应酬性的都要分门别类，明白事情的急缓程度。其次，要知情善断，敢于循章行事，急办的先办，有条不紊地把每件事情处理妥当。如果一遇上多重性的偶发事件就昏头转向，不知所措，这就难以把事情办好。
（二）对超权之事需掂身量言。秘书人员经常代替领导去处理事情，一般来说，对于领导交办的事情，秘书人员会竭尽全力去办理。问题在于秘书人员在替领导办理事情的过程中遇到的新情况，它不是超出领导的预料之中，就是越出领导的授权范围，因此而使秘书人员举棋不定，左右为难。秘书人员如仍按部就班地一件一件向领导请示，有时又会贻误时机，拖延事情或恶化事态。但是如果不论事情轻重，什么事情都以“钦差大臣”之身份包办，又容易办错，一旦出了重大的原则问题，则负不了责任。面对诸如此类的超权越职之事，秘书人员不应手足无措，而要慎重行事。一要分清事情的性质；二要辨明事情的轻重，然后，掂身量言而处置；哪些话自己不宜说，哪些话中说到什么程度，什么事情自己可代答复，什么事情不应乱断，都不能含糊。三要慎思而后行，对于重大原则问题应该请示，而一时请示不了的也要婉言回答，待请示后尽快回复对方。对于有些事情，如果秘书自己确实能把握住领导的意图，不会超出重大原则，而又在时间非常紧迫的情况下，就不能犹豫不决。但是，办完事情后要向有关领导作汇报，以免引起领导的误会。 总之，在处理这类事情时，要把握住事情的实质，谨慎、大胆、准确地作出判断，果敢地去处理，不然，一点皮毛小事也会死死缠住领导，不但说明办事人员对事情的处理能力差，而且降低了办事效率，于工作不利。
（三）对难堪场面需委婉圆场。秘书人员既是领导的代笔人、办事员，又是应酬各种场合的公关人员。把千变万化的事情及其人际关系灵活地调理顺，是秘书人员的基本功。由于领导的应酬面广，上下左右无不接触，各种各样的人都有可能碰上，事情办多了就有顺畅的时候，也有碰钉子
的时候。在领导身边的秘书人员常常看到一些难堪的场面；如部下与领导争辩，或对领导说的话不遵从、顶牛，或上级领导对自己的领导批评等。在这种情况下，秘书人员就要视情况灵活处理。如遇到部下与领导争吵顶牛时，秘书人员应该把着眼点放在调解关系上，应该耐心委婉地把领导的意图向部下解释清楚，并可对部下好的想法予以肯定，再由此将其出发点引到领导的思想观点上来。这样，通过秘书人员的中介作用，就能打破双方僵持的局面，化解矛盾，转换气氛，融会思想，达成一致意见。如果碰到上级领导批评自己领导的场合，秘书人员最好暂时回避一下，使领导不会感到在自己的部下面前丢面子。事后，有条件的话，可以给被责的领导安排个轻松愉快的活动，使其神经得到调节，消除不愉快的情绪，以免影响今后的工作。
（四）对模糊交代需从旁明意。吃透领导的意图，是办理好事情的前提。在交代任务时，有的领导交待的清楚、具体；而有的领导则交待得比较粗略，秘书人员一经办理时，就会感到还有不少不明白的地方。比如要秘书写篇讲话稿，领导因为忙，或是其他事务缠身，有时只出个题目或只简单讲了一下大概意思。你一动起笔来，就会感到困难，什么要重点讲，具体要求是什么都心中无数。倘若立即找领导细问，一方面领导不一定能耐下性子来，另一方面会以为你在他交待问题时无所用心或没有动脑思索，而对你厌烦。碰到这样的情况，秘书人员应该有艺术地从旁明意，可以在适当的时候，借讨论某一件事、某一观点入手，自然地谈到你要问的事情上去，从而把领导的意图引出来，达到明意之目的。
（五）对赞扬、责怪需冷静反思。无论在哪个单位，你的工作做得好与差，都难免别人对你议论，秘书工作自然也不例外。在实际工作中，有来自领导者的赞扬与批评，也有来自同事或其他人的议论。无论来自哪方面的赞扬与批评，都会在你心中搅起小小的波澜；得到了领导的赞扬容易沾沾自喜，飘然欲仙；而遇到了批评又容易垂头丧气，认为以前的力气全白费了；来自其他人的议论，有时会使你更受不了。你工作干得积极主动，有人会说你讨上司得宠；你若挨上司的批评，有人可能又会说你是无能之辈。
作为秘书人员，应该有较深厚的思想修养，有较强的自我心理调控能力，在日常的工作中，不被赞美之词或胡捧之言所左右。当这些赞扬与非议向你袭来时，要能把握住自己的重心，立自己的基点，控制自己的情绪，在赞扬声中反思自己工作中的不足，在非议声中看到自己的长处，认准自己的理想与追求，把准人生的天平尺码，一如既往干好自己的本职工作。 （作者单位：内蒙古鄂尔多斯市鄂托克前旗人民政府办公室）
秘书应变能力
