浅析高校档案信息资源的构成与管理
文/何振才 李广都
【摘 要】摘要：高校在发展和建设中形成了大量的档案资源，依托各类档案资源必然会形成大量的档案信息资源。高校档案信息资源不仅包括馆藏档案信息资源，也包括学校各个归档单位所形成的非馆藏信息资源。本文根据高校档案信息资源的构成和分布，简要分析我国高校档案信息资源的构成与管理。 【期刊名称】山西档案 【年(卷),期】2012(000)002 【总页数】4
【关键词】高校档案；档案资源；档案服务
高校档案信息资源是高校在教育教学、科研和管理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称，是一个完整的体系。这个资源体系从保管空间区分可以简单地划分为馆藏和非馆藏档案信息资源两大类。从内容类别区分可以划分为人才培养类、科学研究类、社会服务类和校园文化类等四个方面的信息资源。高校档案信息资源来源于各类档案的形成单位，高校档案馆在负责馆藏资源的利用开发和安全保管的同时，应加强对非馆藏档案的监督和指导。 目前，随着高校的改革与发展，在信息化社会的背景下会产生更多的档案信息资源。只有树立高校大档案的观念，才能珍惜和更好地利用这些档案信息资源。国家档案局2011年11月颁布的《国家基本专业档案目录》中的政务类档案目录中，可以看出高校的房产档案、人事档案、学籍档案、资产经营档案、设备档案、基建档案、医疗卫生（师生体检）档案、人口档案、车辆登记档案、军训档案、教职工的家庭档案等都具有保存价值。根据《高等学校档案管理办法》
（教育部27号令）中归档范围的规定，并没有全部包括上述各类档案，这就说明高校档案资源不仅仅包括馆藏档案，而且还包括那些与师生工作和学习息息相关的各类档案，如果不能保护好这些档案资源，一旦这些档案资源流失，将会对高校的发展和学校历史的记录造成无法挽回的损失。
一、高校档案信息资源的体系构成
（一）高校档案馆的馆藏档案信息资源 1.高校档案馆直接接收的档案信息资源
其中包括档案馆按照进馆要求征集和接收的各归档单位的各类数据资源、原文数字化信息及元数据，和其他具有长期保存价值的数字信息。如现有的文书档案、教学科技档案、声像、照片等各类档案及资料的目录数据库、原文数字化信息及元数据。无论档案馆里已接收的档案还是即将接收的档案，都需要按照档案实体分类的方法来具体划分。因此，馆藏档案按照实体分类标准分类整理后，将数据录入专门数据库。
2. 通过网络收集的各种类型电子文件及其元数据
这些信息有的需要由下属单位及时移交至档案馆，有的严格意义上虽不属于档案信息范畴，但对档案工作的发展具有一定参考价值，这些信息也都在收集范围之内。
3. 通过互联网或其他部门之外的专用网络搜集的信息
为发挥数字档案馆知识库的作用，还需要不定期地将互联网或其他网络中零散、无序但对档案馆工作具有一定指导意义和参考价值的信息采集下来，如新闻、照片等，并按照统一的标准将信息及其元数据转入到数据库中。 4. 高校档案馆直接采购的各类行业数据库和专题数据库
高校会越来越多地参与社会活动和课题研究，出于学术研究和各类资源整合的需要，会向各类数据商购买相关的数据库，这些数据库的一些信息也会成为馆藏信息资源。
（二）非档案馆馆藏的信息资源 1. 学校管理类信息资源
学校各个机关、院系、研究院所、教学实验单位等形成的各类管理信息，该类信息资源主要是基于学校的管理活动产生的。主要包括：（1）学科建设类信息，即学校学科创建、学科申报、学科项目验收、报奖等信息。（2）人才管理信息，即学校人才引进、骨干教师培养计划、人才引进的推荐和自荐材料、出国留学进修申报材料等信息。（3）本科及研究生教育方面的信息。（4）科研项目申报、验收等信息。（5）优秀教师课件和教材书籍的电子信息资源。（6）各种实验报告和实验过程的记录信息。（7）重要学术会议、报告、文艺表演、学校重大比赛等信息资源。由于学校档案管理机制，这些信息资源一部分会归档，一部分保管在各单位自己的资料管理人员手中。不论是否归档，该类所有信息资源都是高校档案信息资源的重要组成部分。 2. 学术类信息资源
各机关、档案馆、教学科研机构、学术中心、编辑出版单位等人员从事学术研究、学术管理等活动所形成的各类学术类信息资源。目前随着高校的学术研究的发展，很多机关、科研单位、出版单位都会从事学术研究、学术资料汇编、学术期刊制版等活动，这些活动会形成大量的学术类档案信息资源，这些资源一部分会归档，一部分保管在各单位资料管理人员手中。从学校大档案观出发，无论是否归档，该类所有信息资源都是高校档案信息资源的重要组成部分。
浅析高校档案信息资源的构成与管理
