三、物资采购流程管理 1.采购申请
1.1公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“物品采购申请单”，招标采购项目需提交“招标采购申请”。
1.2使用部门应尽量提前提出采购申请，给与采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务；
1.3预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对，并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程，预算外需提交情况说明。
1.4使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。
2.选择供应商并订购
采购部应对所需物品选择至少三家供应商，对采购物品询价对比，提交总经理审批，确定供应商后签订当年供应合同。
2.1采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，确定采购的品种、规格和数量，遵循定点采购原则，无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购；
2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容；
2.3不能在请购部门约定时间内到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成请购单。
2.4采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。
3.验收
3.1采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对，根据验收结果填写外购入库单，除一份自留以外，其余传递到采购部、财务部，以分别登记相关台帐，在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部，及时补充或更换。
3.2仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。
4.付款
采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。
财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作：
4.1检查所有表单是否填写完整，是否经适当审批；
4.2审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价，有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理；
4.3是否签订并存档采购合同。
4.4若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。
第五章：申请付款基本流程 申请付款基本流程
写采购人员填《付款申请单》
出纳付款会计入账 财务负责人审核 部门负责 人审批 会计审核合同付款及发票情况 公司负责 人审批 第六章：附则
一、本制度解释权归公司财务部。
二、本制度经总经理签字后生效,修改亦同。
附件一：
物品采购申请单
单号 使用部门： 请购日期： 年 月 日 序号 编码 名称 厂家 规格型号 单位 数量 单价 总金额 需用日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 公司负责人 部门负责人 预算负责人 经办人
一式三联：第一联采购部、第二联申请人、第三联财务部
附件二：
资产采购申请单
请购部门 设备名称 规格型号 请购理由 成本分析 请购日期 厂家 价格 到货时间 申请人 本年预算总额 本年已支出额 本月预算额 预算负责人： 部门负责人审核意见： 签字： date： 年 月 日 公司负责人批准意见： 签字： date： 年 月 日 执行副总裁批准意见： 签字： date： 年 月 日 公司董事长批准意见： 签字： date： 年 月 日
附件三：
付 款 申 请 单
日期： 年 月 日 收款单位： 开户银行 货币币种 申请付款金额 付款说明： 银行账号 付款方式 ： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 （小写）： （大写）合同付款条款及相关发票情况： 会计： 公司负责人 部门负责人 财务负责人 经办人
公司采购制度及流程
