行政部人员
岗 位 描 述
二〇一五年十二月
行政经理职位说明
职务名称 直接上级 晋级方向 行政经理 总经理 常务副总 职务代码 管辖人数 轮转岗位 所属部门 职位等级 薪资标准 办公室 工作内容及奖惩 1、全面领导办公室工作并具体主持行政事务和人事工作;每日抽查1-2次员工是否按《员工着装管理规定》执行,并做好记录,及时给予处罚。每周各部门卫生大检查工作。 2、负责督促、传达公司领导的指示、决定、例会决议的贯彻执行。做好上传下达工作,及时向总经理反映情况,反馈信息,协助公司领导搞好各部门间配合、协调工作。对得知行政工作出现异常情况,未能及时向公司领导反映,以致造成重大损失负责,违者视情况给予重罚,情节严重者将追究法律责任; 3、管理公司员工的福利及办公用品的分配调整工作; 4、负责办公用品、用具标准的制定、本部门预算报告的制订;并对办公室用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促和执行奖惩工作; 5、负责按公司《工作日志管理规定》检查管理人员工作日志完成情况,每周检查一次,如未检查或检查未按公司《工作日志管理规定》执行,处罚30元; 6、负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作,对本部门所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责,处罚50-200元/次; 7、负责安排做好集团车辆年审、保险、修理等费用及办公电话、水、电、物管等费用交纳工作; 8、负责做好公司文件的编号、打印、发放工作;行政文件的立卷、归档、保管工作;公文、 函件、报刊、传真的收发工作;对办公室行文发生差错、机密文件和文书档案管理不严,发 生失密、泄密、丢失或损坏;对公文、函件、报刊、传真传递不及时或发生丢失、误传现象, 造成对工作有极大影响负责,违者试情况给予重罚,情节严重者将追究法律责任; 9、指导负责人事工作的人员做好人员招聘、录用、转正、解除劳动合同及考核等项工作; 10、组织、指导制定公司人力资源、行政方面相关制度和岗位描述的建立和健全,并根据公司有关规定对员工进行日常考核并提出奖惩意见,经公司批准后执行奖惩决定,努力提高工作效率; 11、负责组织公司员工的培训工作,并进行公司企业文化、企业介绍、企业理念、规章制度等相关内容的培训,协同各部门共同抓好员工的思想素质和业务水平的培训。 12、负责主持集团每周一、三晨会及周四办公会议,或会同各部门筹备公司其他会议及有关重要活动,处罚50-100元/次; 13、组织做好来客接待和公车的管理工作,合理的调度车辆,加强对车辆管理,认真审核车辆的起止码表数、公里数和油耗公升数及路桥费票据,杜绝漏洞,控制用车在预算范围内使用,监督车辆维修、保养和使用情况,指导做好车辆交纳相关费用,如未按期交纳车辆相关费用,导致罚款,试情节轻重给予处罚。 14、公司发生劳动争议时,负责协商处理劳动争议或参加劳动诉讼; 15、负责公司的后勤管理工作; 16、指导做好来电处理及办公设备和设施维修工作; 17、负责根据公司预算,审核和上报行政费用开支,如未按预算审核(总经理特批费用除外),造成费用超支,处罚50-200元/次; 18、完成总经理布置的临时性工作,不尊重或不服从管理,处罚200元/次; 19、以上18条重要职责基本完成,当月给予奖励100-300元; 任职资格: 教育背景: 广告、新闻、公关、行政管理或人力资源管理相关专业本科以上学历。 培训经历: 受过管理学、公共关系、财务管理等方面的培训。 经验: 有5年以上相关工作经验。 技能: 较强的时间管理能力:能够独立解决比较复杂的人事管理实际问题,具有较强的计划、组织、 协调能力和人际交往能力,工作效率高,能够有效控制工作进度; 优秀的外联与公共能力,具备解决突发事件能力; 较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题全面细致; 熟练使用办公软件、设备; 个性: 形象气质好、性格开朗、自律性强、工作敬业、有强烈的集体认同感和团队合作精神。 工作环境 办公室。工作环境舒适,基本无职业病危险。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期
行政主管职位说明
职务名称 直接上级 晋级方向 薪金标准 办公室文秘 行政经理 行政经理 职务代码 管辖人数 侯选渠道 填写日期 所属部门 职等级等 轮转岗位 核准人 办公室 工作内容及奖惩 1、负责做好各种文稿的打印、传送及相关文件、材料的领取、保存、复印工作。如行文、文件发生差错,处罚20-50元/次; 2、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、复印机的具体使用、登记及日常维护等工作,对不能解决网络问题及时联系专业人员处理。记录不实、没及时解决问题的罚10-20元/次,无记录处罚20-50元/次; 3、负责收发文件、邮件、传真,未按规定处罚20-30元/次; 4、负责低值易耗、办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回,对离职人员办公用具收回要建明细账并及时清回。未达要求发放、使用登记的处罚10-20元/次,未缴回按原价赔偿; 5、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐物相符,账账相符。未达要求处罚20-50元/次; 6、根据预算的标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又不长期积存,并做好物品出入库的登记,如物品有未办出入库手续,处罚10-20元/次; 7、负责每月定期采购工作,采购办公用品1000元以上物品由采购部统一安排。1000元以下采购由行政负责。 8、做好每月长途电话费用的审核,部门票据统计及票单收纳、保管、交领导审核签字等事项。如未按规定审核,处罚10-20元/次; 10、负责办公室仓库的保管工作,每月25日前必需上交盘点统计表,每次月3日完成办公用品报表上报工作。并做到入库验收、出库有手续、账账相符、账实核对的原则。每延续一天、账实差误等;处罚30元(遇节假日除外)。 11、负责办理文件资料的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;以便随时翻阅调用,并负责收发、登记、阅签、退、整理、归档,坚决执行机要文件的保密工作; 14、负责办公室的日常管理工作,负责受理投诉和来访接待、引见等工作; 12、协助主任做好公司会议的筹备,会议通知的拟写、下发工作,负责及时整理周四例会会议纪要;报本部门经理审核后在次日以电子版上报李总邮箱。 13、收集有关信息,向本部门经理提出必要的意见、建议,并及时提醒需要尽快办理的有关工作; 14、负责做好本部门、各部门周卫生安排检查工作。如检查各部门卫生不达标按规定及时处罚,检查不到处罚20-50元; 15、负责按时支付集团车辆年检审、保险、维修、油卡等费用台账登记;负责每天对车辆外观、驾室内清洁检查及对司机的日常管理。负责每月办公电话、水、电、物管等费用交纳工作,如未按期交纳,发生滞纳金,由本人全权负责;并处罚50元。 16、每次月3日完成集团打印复印统计、票据领用、招待物品领用及托斯卡纳项目物品领用报表的上报工作;有延误处罚50元。 17、负责公司领导的来宾客人、重要客户等接待安排;并提前与公司统一签协议的酒店、餐饮订房订餐。有延误、接待不妥的处罚50元。 18、负责物业公司安排下属公司周夜检情况的检查表;每周一上午报送本部门经理。报送延误处罚50元。 18、按时完成本部门领导交代的事务,协助经理协调、控制各项工作的安排、实施及总结工作。不尊重上级或不服从管理,处罚50元/次; 19、以上工作如能基本完成,当月奖励50-100元。 任格资格 教育背景: 公共关系、法律、文秘、管理学等专业大专以上学历。 培训经历: 受过管理学、法律知识、文秘、产品知识、财务知识、公共关系等方面的培训。 经验: 有两年以上相关工作经验;有独立工作能力和管理的经验; 技能: 具有较强的时间管理能力;工作效率高,能够有效控制工作进度; 优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件能力; 较强的分析、解决问题能力;能熟练使用办公软件和设备。 有一定英语基础,具备一定的英语听说能力。 个性特征: 思路清晰,考虑问题全面细致; 形象气质好,性格开朗,自律性强,工作敬业、良好的团队合作精神。 工作环境 办公室。 工作环境较舒适,基本无职业病危险。
集团公司行政部岗位职责
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