浅谈如何加强高等职业院校档案管理工作
【摘要】高职院校档案管理工作是学校管理的重要组成部分，是高等职业院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高职院校的重要基础工作之一，也是衡量高职院校教育质量和管理水平的一个重要标志。文章针对高职院校档案管理工作中存在的问题和制约因素．提出了推进高职院校档案管理工作的有效措施。
【关键词】高职院校档案管理
高等职业院校档案工作足维护高等职业院校历史真实面貌的重要事业，是高等职业院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等职业院校的重要基础之一，也是衡量高等职业院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等职业院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳人有关人员的岗位职责范同，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等职业院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等职业院校档案管理工作，具有特别重要的意义。
1.高等职业院校档案管理工作的重要性
1.1高等职业院校档案记述了高等职业院校的历史面貌
是促进学校发展的历史见证材料高等职业院校档案是高等职业院校在长期教学实践中不断积累起来的具有重要价值的历史资料，是高等职业院校一切工作的综合反映，是高等职业院校过去工作各个方面的实践经验的总结，也是高等职业院校在今后工作中扬长补短，不断继续前进的重要条件。
1.2高等职业院校档案汇集了高等职业院校教学、科研的最新成果
是师生了解学校历史知识的鲜活教材高等职业院校是知识传播地，如果这些成果每年进入高等职业院校档案之中，将成为高等职业院校档案管理中数量最大、内容最丰富的两个门类。尤其是科研成果，它是每个时期完成的最新研究，许多教师便把自己科研成果写入教案，形成了比书本更新的内容，弥补了书籍因出版周期长而影响知识传播速度的不足。
1.3高等职业院校档案凝结了高等职业院校的良好校风
是进行德育教育的模范读本高等职业院校在长期办学实践中沉积形成了带有自身强烈特色的良好校风、学风。这些档案所反映的内容是长期办学实践中形成的，大家共同遵守的、自我约束、自觉追求的准则。各个高等职业院校的档案无论是教学档案、科研档案还是管理类档案无不渗透着表现出学校的良好校风，这无疑是对师生进行德育教育的最好读本。
1.4高等职业院校档案资源是教学评估工作的基础和依据教学评估
是依据一定的教学目标与教学规范标准，通过对学校教与学等教学情况的系统检测与考核，评定其教学效果与教学目标的实现程度，并做出相应的价值判断以期改进的过程。
2.高等职业院校档案管理工作存在的问题
随着高等职业教育的发展需要，高等职业院校档案室也发腱起来了。高等职业院校档案管理工作不仅受到高等职业教育的影响，也受到其一身条件的制约，它的服务对象与月的、信息资源建设、发展方向都应与高等职业教育的需要相适应，更要有自己的室藏特色。与普通高等院校相比较而言，具有与其相似的规律性，但由于高等职业院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成，不少高等职业院校档案室规模小、起步晚、投人少、技术设备落后，档案管理工作尚存在较多问题。
2.1档案管理工作重视不够
由于高等职业院校档案工作是一项基础性的工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显和直接的经济效益。
2.2档案管理不规范
由于高等职业院校自身的历史原因，档案管理制度不健全，档案管理人员职责不明确，档案符理工作还欠规范。许多档案没有及时归档，部分档案分散在校内各级部门管理，导致基层单位档案长期零乱、不整理、不装订、更严重的导致部分档案损坏或遗失。档案管理人员的保密意识不强，档案借阅、移交手续不清，档案管理工作还没有进入“制度化、规范化、科学化”的管理轨道。
2.3档案管理人员业务素质不高
档案管理人员业务素质，是档案管理“制度化、规范化、科学化”的保证。目前，高等职业院校档案管理专业技术人员人数少，专职档案员中具有专业技术职务的人数比例偏低，特别足能进行档案信息深层次研究和开发的综合型档案管 人才十分缺乏。基层档案管理人员多为兼职，且频繁更换，档案管理人员在档案臀 意识不明晰、专业知识不精通、知识结构小合理、创新意识不突出、业务技能不熟练等诸多问题。
2.4档案管理经费投入少，基础设施建设滞后
高等职业院校正处在发展时期，学校的各方面建设都需要经费投入，由于学校经费紧张，投入的资金很少，所以很难满足档案管理部门现代化发展的需要。这就导致了一些必需的档案设备无法备齐，不少学校档案的管理、利用还停留在原始的手工操作上。缺少必要的硬件支持，将直接影响实现档案的现代化管理目
标。
3.推进高等职业院校档案管理工作的有效措施
3.1加强组织领导
强化档案意识首先，学校领导应该认识到档案工作的重要性，将其纳入到学校整体发展的规划中，促进档案工作建设与学校其他工作同步发展，并根据档案工作的主要特点，建立科学管理的层次体系，形成学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系。其次，还可以充分利用学校资源和人才优势。
3.2建立健全档案管理工作制度
依法治档管理工作是档案部门一切工作的基础，是发展档案事业的决定性因素，学校档案工作的最终目的是通过科学管理和有效地开发利用档案，促进学校发展。首先，在档案业务建设上，应把档案制度建设放在重要位置，使之有章有循，以促使档案管理制度化、规范化、科学化。
3.3提高业务素质，稳定档案管理队伍
档案管理人员的综合素质是高等职业院校档案事业发展的关键。做好队伍建设，首先，要加强档案管理人员的职业技术培训和提高档案管理人员的专业素质，要建立相应的培训体制，鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训。其次，要提高档案管理人员的现代化意识，锻炼信息化管理技能，切实加强对档案现代化管理技术的学习和研究，以适应高等职业院校档案信息化建设和发展的要求。同时还要注意稳定档案人员队伍，专职档案管理人员不宜频繁调动。
3.4加大经费投入，搞好档案基础设施建设
高等职业院校的档案经费要单独立项，列人学校财务预算，以符合档案工作的需要。同时，在财力允许的情况下，逐步改善档案部门的必备条件。
总之，高等职业院校只有从办学的实际出发，围绕档案工作的特点，与时俱进、改革创新，进一步加强档案工作队伍的建设，加大资金投入，优化档案管理系统的各个结构，才能保证高等职业院校档案管理事业全面、协调、可持续的发展。
浅谈如何加强高等职业院校档案管理工作
