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3、引入和输出账套
账套引入是指把企业备份于软盘上或硬盘上的业务数据恢复到现有系统指定目录下。引入账套后，备份数据会将硬盘中现有的相同账套数据全部覆盖。
账套输出是指将财务软件生成的账套数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。账套输出功能除了可以完成账套的备份操作外，还可以完成账套的删除操作。
●在账套输出和引入前均要以系统管理员（admin）的身份进入系统管理。 四、年度账管理
会计年度结束后，要结束本年度会计账簿的记录，备份输出上年度的会计账簿，建立新年度账簿。在建立新账簿之前，要对原有各种账簿的账户进行年结。
年度账管理包括：建立新年度账、年度账的引入和输出、结转上年数据、清空上年数据。
第四章 账务处理子系统
账务系统是财务软件的核心，主要进行会计凭证、会计账簿的管理。账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一定的数据处理过程形成会计账簿。
第一节 账务处理子系统概述
一、账务子系统功能结构
账务系统功能模块主要包括初始设置、日常账务、期末处理和辅助管理等。
1、初始设置：初始化工作规定了系统的日常工作模式，其中一些内容一旦录入就无法更改。
初始设置包括：系统工作环境设置，账套设置，科目、凭证种类、初始余额录入，系统的人员管理等设置。
2、日常处理：主要完成对凭证的处理和记账工作。
日常处理包括：凭证管理：完成凭证的录入、修改、查询、审核等工作。 出纳管理：实行现金和银行存款的各种管理。
记账：登记账簿必须以审核无误的记账凭证为依据，由计算机系统自动完成。 3、账簿输出：查询和打印各种已记账凭证、总账、日记账、明细账及各种汇总表。
4、期末处理：主要完成期末结转业务记账凭证的自动编制和期末结账工作。包括月末的“月结”及年末的“年结”工作。
5、辅助账管理：根据用户设置的辅助账簿，可以进行往来核算、部门核算、项目核算、个人往来核算等辅助核算项目的管理。
二、账务系统操作流程： 辅助账管理 出纳管理
三、与其他系统之间的数据传递关系
在会计核算软件中，账务系统是核心系统，工资管理系统、固定资产系统、成本系统、应收、应付管理系统与账务系统之间通过数据接口进行数据的传递。
初始化 凭证管理 记账 账簿查询 期末转账 结账
第二节 系统初始化
账务系统的初始设置一般由财务主管或财务主管指定的专人进行。初始设置工作在系统投入使用时进行，以后一般不再重新设置或修改，如需修改应在年末结账后进行。
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一、启动账务系统
1、启动注册系统
打开“注册”对话框，输入操作员、密码、账套名称、操作日期进入总账系统。 2、设置系统控制选项
执行“系统菜单”/“设置”/“选项”命令弹出“选项”对话框，单击“编辑”，进入编辑状态。 二、设置会计科目
会计科目作为基本的会计制度，它规定了核算范围、计提内容、核算方法、编制会计分录方法、明细核算和登记账簿的要求等。
1、设置会计科目的原则
我国会计科目采用四位数编号(一级科目)：如1001(现金)，2121(应付账款)，4101(生产成本)，其中大编号反映会计科目的类别：1—资产、2—负债、3—权益、4—成本、5—损益，中编号反映类别中的小分类，细编号反映在小分类中的位置(序号)。
一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定，而明细科目（2位数），各使用单位可根据实际情况自行设定。在设置明细科目科目编码方案时，应遵循以下原则：
(1) 满足会计核算的要求 (2) 考虑科目体系的整体性 (3) 科目体系的相对稳定性 (4) 与其他系统的有效衔接
2、设置会计科目体系
会计科目编码体系包括：会计科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、科目性质和辅助核算账户等内容。
(1) 科目编码：是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。 (2) 科目名称：是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。
(3) 科目类型：是指会计制度中规定的科目类型，分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。 (4) 账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。
(5) 科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。
(6) 辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用
(7) 其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。
(8) 外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。 (9) 数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。 3、增加会计科目
在“会计科目”窗口中，可增加一级科目，也可以在一级科目的基础上增加二级科目，在二级科目的基础上增加三级科目。
4、修改、删除会计科目、
在会计科目未使用之前可以修改、删除会计科目，会计科目一旦被使用不能修改、删除。 5、设置辅助核算账户
通过设置辅助核算账，一个科目可以进行不同性质的专项核算，以满足管理者对经营信息的多方面需要。辅助核算账包括：部门核算辅助账、往来核算辅助账（个人往来、客户往来、供应商往来）、项目核算辅助账。
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【注意】? 增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。
? 科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。 ? 已有数据的科目不能修改科目性质。
? 如果科目已录入期初余额或已制单，则不能删除。 ? 非末级会计科目不能删除。
? 被指定为“现金科目”、“银行科目”的会计科目不能删除；如想删除，必须先取消指定。 ? 指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。
三、输入期初余额
首次使用账务系统时，应当将手工系统的账簿数据录入到账务系统中。这些账簿基础数据主要分为三组：年初数、启用时的期初余额、累计发生额。 1、明细科目期初余额
录入年初余额、累计发生额时，应从最末级的明细科目开始，上一级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算生成。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。
2、辅助科目期初余额
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。数据录入完毕后，要对数据进行试算平衡。
3、调整余额方向
一般情况下，系统默认资产类科目余额为借方，负债及所有者权益类科目的余额方向为贷方。但在实际工作中，有一部分会计科目与原有的系统设置方向不一致，可进行调整。
【注意】? 在末录入会计科目余额时，如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将其方
向调整。
? 期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。
? 已经记过账，则不能再输入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
四、设置凭证类别
1、凭证类别：通常，账务系统提供五种常用分类方式供选择： (1) 记账凭证
(2) 收款、付款、转账凭证 (3) 现金、银行、转账凭证
(4) 现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 (5) 自定义凭证类别 2、凭证类别中控制选项
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择： (1) 借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额； (2) 贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；
(3) 凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额； (4) 凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额； (5) 无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
【注意】? 在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若
限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
五、设置其他信息
1、外币及汇率
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企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置包括录入固定汇率或浮动汇率值。如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率。
2、结算方式
结算是指款项的收付行为。企业除使用现金结算外，大部分通过转账方式办理。 转账结算方式：(1) 由银行划转款项：异地托收承付、委托收款、汇兑。 (2) 票据：支票、银行本票、银行汇票、商业汇票。 3、分类方案
(1) 客户分类：当往来客户较多时，对客户进行分类，可对客户进行分类统计的汇总等管理。 (2) 供应商分类：当供应商较多时，对供应商进行分类，可对供应商进行分类统计等管理。 4、设置编码档案
编码方案主要设置编码原则和编码方法，包括编码层次、各层次代码、对应名称等。涉及的范围有：部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案等。
(1) 部门档案：设置进行核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。 (2) 职员档案：主要用于职员个人的信息资料，以便进行个人往来核算和管理。 (3) 客户档案：录入企业中往来客户的详细资料。 (4) 供应商档案：录入企业中供应商的详细资料。
(5) 项目档案：项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。所谓项目可以是一个专门的经营或管理的内容。比如：在建工程、对外投资等。
项目档案设置包括：定义项目核算类会计科目、定义项目大类、指定核算科目、定义项目分类。
第三节 日常业务处理
初始化设置内容完成后，可以进行日常业务处理了。日常业务处理工作主要包括：填制凭证、审核凭证、记账、查询和输出各种凭证、总分类账、明细账和日记账，以及系统数据和业务数据的备份。 一、填制凭证
记账凭证是登记全部账簿的依据，也是账务系统的唯一数据源。记账凭证的基本要素包括：凭证类别、日期、内容摘要、会计科目名称、金额、凭证编号、原始凭证的张数、有关人员的签字。每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。
1、增加凭证
(1) 凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。
(2) 凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。 (3) 制单日期：系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期。 (4) 凭证内容：每笔分录由摘要、科目、发生金额、辅助信息组成。
【注意】? 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。
? 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 ? 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。 ? 科目编码必须是末级的科目编码。 ? 金额不能为“零”; 红字以“－”号表示。
? 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 ? 借、贷方金额必须相等。
二、修改凭证
一般情况下，账务系统提供修改凭证功能，以便对凭证日期、摘要、科目、金额、辅助管理等信息的错误之处进行更正。
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【注意】电算化考试模拟系统中，一旦保存后的凭证不能进行修改。
三、出纳签字
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。
【注意】? 凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。
? 在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。 ? 涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。
? 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。
? 凭证签字并非审核凭证的必要步骤。若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。
四、审核凭证
为了保证会计事项处理正确和记账凭证编制正确，需要对记账凭证进行审核。 【注意】? 作废凭证不能修改，不能审核。
? 审核人必须具有审核权。当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。
? 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
五、记账
计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。 【注意】? 若期初余额试算不平衡或错误凭证时，不能记账。
? 上月未记账，本月不能记账。
? 有未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。
? 记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
第四节 月末处理
账务处理子系统中，期末业务处理的主要工作是：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，比较适合计算机自动进行处理。 一、期末的分摊、计提、结转业务
期末的摊、提、结转业务处理具有很强的规律性，一般通用账务系统都通过调用事先设置好的转账凭证模板（自动转账凭证），由计算机自动生成转账凭证来完成。使用转账凭证生成功能需要注意以下几个问题：
1、转账凭证模板必须事先进行设置。
2、转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。
3、期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序， 结转顺序如果发生错误，即使所有的转账凭证模板设置都正确，转账凭证中的数据也可能是错误的。为了避免结转顺序发生错误，转账凭证模板提供了转账序号，进行期末的摊、提、结转业务处理时，通过指定转账顺序号就可以分期、分批完成转账和记账工作。
4、结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿。对这些凭证的审核主要是审核结转是否正确。对于错误的结转凭证，系统一般不提供修改功能，修改这些凭证的错误只能通过修改设置来进行。
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会计电算化知识要点
