工程建设项目档案管理办法

***大桥主体工程建设项目档案管理办法

（试行） 第一章 总 则

第一条 为规范***大桥主体工程档案资料管理工作，提高档案管理水 平，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《公路工程竣（交）工验收办法》 及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理办法》等规定，制定本办法。 第二条 ***大桥主体工程的各参建单位均须按照本办法的规定开展工 程档案管理工作。

第二章 组织机构及职责

第三条 ***大桥管理局（以下简称“管理局”）职责 工程管理部为档案管理的归口管理部门，主要职责如下：

（一）结合***大桥主体工程的特点，制订工程档案管理办法，明确档 案管理目标、管理职责和要求；

（二）监督各参建单位完善档案管理体系的建设，包括建立健全各级档案 管理制度、落实专职档案管理人员等；

（三）领导、监督档案管理中心开展档案管理工作； （四）对各参建单位的档案工作进行检查、监督和考核；

（五）交（竣）工验收阶段，监督档案管理中心做好交（竣）工资料的验 收和交接工作。

第四条 档案管理中心职责 档案管理中心是管理局委托具有相应资质和经验的机构成立的负责档案资

料管理的专职机构。该中心将负责管理局档案资料的收集、整理、编制与归档工 作，并在管理局的授权与监督下对各参建单位的档案工作进行管理、监督和考核。 档案管理中心由工程管理部归口管理，其职责主要是：

（一）对***大桥主体工程档案管理工作进行统一规划，制订《港珠澳 大桥主体工程档案资料管理规划》、《***大桥主体工程竣工文件编制办法》、 《***大桥主体工程档案工作制度》、《***大桥主体工程档案管理考核标 准》等管理办法和制度，并监督落实；

（二）推行档案工作标准化体系建设，统一***大桥主体工程各种建设、

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监理、施工管理用表及建档标准；

（三）审查各参建单位提交的档案管理办法及实施细则； （四）负责建设期管理局资料的收集、整理和建档；

（五）对各参建单位档案管理人员进行培训和考核，督促各单位更换不合 格的档案管理人员；

（六）工程实施过程，指导并监督各参建单位的工程档案管理工作，定期 检查、考核各参建单位的档案管理情况，提出改进档案管理工作的意见和建议并 督促整改、落实；

（七）负责与档案主管部门的沟通与协调；

（八）工程交、竣工阶段，督促并指导各参建单位完成工程交、竣工资料 的整理及归档工作；

（九）组织对各参建单位竣工档案进行预验收；协助档案管理部门进行竣 工档案验收；验收合格后，组织档案资料的移交；

（十）完成管理局交办的其他与档案管理相关的工作。 第五条 监理人职责

（一）按照档案管理中心的统一规划和要求，建立档案室，安排具有相应经 验的档案管理人员，对监理档案实施动态管理；

（二）制订现场监理机构的档案管理办法，制订各种监理管理表格，配合档 案管理中心开展统一项目监理管理用表的工作；

（三）审核承包人提交的档案管理办法及施工管理表格，协助档案管理中心 开展统一项目施工管理用表的工作；

（四）工程实施过程，检查并督促承包人及时做好施工资料的整理和建档工 作，确保施工档案齐全、准确，无虚假资料，并审核签认承包人编制的竣工图； （五）及时做好监理资料的整理、归档工作，确保监理档案齐全、准确，无 虚假资料；

（六）工程交、竣工阶段，完成监理人交、竣工资料的整理、归档工作；审 核承包人的交、竣工资料；协助档案管理中心组织交、竣工资料验收、移交工作。 第六条 承包人职责

（一）按照档案管理中心的统一规划和要求，建立现场档案室，安排有相应 经验的档案管理人员，对施工档案实施动态管理；

（二）制订承包人的档案管理办法，制订各种施工管理用表，报监理人、档 案管理中心审核，服从并配合档案管理中心开展统一项目施工管理用表的工作； （三）工程实施过程，在档案管理中心和监理人的监督管理和指导下，及时 收集、整理施工资料，做好归档工作，确保施工资料真实、完整、准确、规范；

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（四）配合上级质量监督部门、档案管理部门、档案管理中心、监理人对档 案的专项检查工作，及时按检查意见进行整改，避免同类问题重复出现；

（五）及时绘制工程竣工图，并报监理审核签认； （六）负责施工文件电子文档的录入、编制、整理；

（七）交、竣工验收阶段，按时完成交、竣工资料的整理与归档工作，服从 并配合监理人、档案管理中心及档案管理部门开展工程档案及竣工资料的验收及 移交工作。

第七条 设计人职责

（一）做好项目设计阶段设计资料的收集、整理和归档工作；

（二）做好施工服务期间设计变更往来文件、变更设计图纸等资料的收集、 整理、汇总和归档工作；

（三）接受档案管理中心的监督和检查。 第八条 咨询人职责

负责做好项目设计及施工咨询阶段咨询资料的收集、整理和归档工作，接受 档案管理中心的监督和检查。

第九条 专题与科研承担单位职责 负责做好科研项目资料的收集、整理和归档工作，接受档案管理中心的监督 和检查。

第三章 档案管理工作基本要求

第十条 档案管理工作应贯彻执行国家及相关行业的政策、法规、标准、 规定和办法等。

第十一条 档案管理工作应及时、真实、完整、准确，具有系统性，工程 档案资料应与工程建设同步生成、同步搜集、同步整理。

第十二条 档案资料形成与积累过程中，各参建单位应严格执行检查、审核 制度，每一份文件材料的形成与积累，应有专人检查、复核，确保档案资料反映 的工程质量、数量与工程实际吻合。

第十三条 各参建单位发文应有系统的文件编号，规范的发文稿纸，拟稿、 核稿、会签、签发等手续必须完善、齐全；建立收发文电子台帐，方便收发文件 的整理与查询。

第十四条 施工过程中施工、监理、建设管理用表必须采用档案管理中心统 一下发的表格。

第十五条 所有的工程档案资料必须采用不褪色的黑墨水书写或计算机打 印，书写工整，字迹、线条清晰耐久，禁止使用圆珠笔、铅笔、红字笔、蓝字笔、

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复写纸等易褪色书写工具书写、签批。

第十六条 各参建单位在收集整理时要把好工程档案资料的质量关，做好各 种资料台帐，纸质文件与电子文件的同时收集与整理工作。

第四章 档案的形成、积累

第十七条 设计文件的形成与积累

变更设计全部完成后，设计人应向管理局移交一份由项目设计负责人签署的 设计变更文件目录、图纸勘误表和变更设计图纸。每张施工图应有图号、图名、 设计人、复核人、审核人签名；变更通知单要有题名、被修改图号、变更通知单 的编号，变更人，审核人签名；变更通知单不允许跨专业编写。

第十八条 施工文件的形成与积累

（一）施工文件应准确、真实、完整地反映施工实际情况，各种签认手续要 完备、不缺漏项。质量保证资料内容应满足《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1—2004 、JTG F80/2—2004）和广东省交通工程质量监督站《公路工程施 工技术资料编制内容和要求》及《***大桥施工及质量验收标准》等的规定； （二）各承包人按监理人审批的单位、分部、分项工程划分单元进行资料生 成和收集整理工作；

（三）承包人与管理局、监理人、上级质量监督部门等单位的来往文件应分 类归档实行统一的编号管理。

第十九条 监理文件的形成与积累

（一）监理依据性文件材料，如监理规划或大纲、监理实施细则等，应结合 项目实际，在批准实施后及时收集整理；

（二）施工过程中发出的监理工作文件，如项目开工令、停（复）工令、监 理月报、监理会议纪要、监理通知等，应分类归档进行统一编号管理； （三）监理人与管理局、承包人、上级质量监督部门等单位的来往文件应分 类归档实行统一的编号管理；

（四）监理质量管理文件的积累可参照施工文件的积累办法进行；

（五）监理质量评定资料必须与施工现场同步，与施工过程控制一致，真实、 客观反映工程实体质量。相关资料按照项目单位工程、分部工程和分项工程的划 分标准进行收集与归档。

第二十条 管理局文件的收集与积累

（一）管理局各部门应指定或配备专人负责本部门文件资料的管理和交、竣 工文件的收集、归档工作。凡是反映与本建设项目有关的重要活动、大事记、具 有参考利用价值的各种载体文件等，都应收集齐全，纳入本项目档案编制范畴；

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（二）项目建议书及批复、可行性研究报告、初步设计文件、工程招投标文 件、项目管理文件等依据性文件，以及竣工验收文件、征地拆迁资料、建设项目 承发包合同与协议文件、竣工决算等文件，应由专人保管。

第五章 档案的检查与验收

第二十一条 中间交工资料的检查

承包人已完工工程申请中间交工验收时，应整理和编制好中间交工资料。中 间交工资料检查由总监办主持，档案管理中心定期、不定期进行抽检。中间交工 资料达不到规定要求的，不得进行中间交工验收。

第二十二条 分项工程完工资料的检查 承包人已完分项工程申请完工验收时，应整理和编制好完工资料。完工资料 检查由总监办、档案管理中心共同主持开展，完工资料达不到规定要求的，不得 进行分项工程完工验收。

第二十三条 交工验收资料的检验

（一）交工验收前，承包人、监理人应将自检合格的交工文件资料（承包 人的交工验收资料应经监理工程师审查确认），连同资料清单、文件材料卷内目 录软盘、部分缺漏资料整理与编制计划及书面保证等，按照规定的时间向档案管 理中心提出预审申请，档案管理中心收到申请 7 天内，开展预审工作； （二）预审不通过，编制单位应无条件地按整改意见进行补充完善，直至达 到国家及相关行业规定的工程竣工档案验收要求为止。

第二十四条 竣工文件材料的验收和移交

（一）工程全部竣工后，各参建单位应根据交工验收主管部门的意见，修改 完善竣工资料，自评合格后，方可书面报请档案管理中心进行竣工文件预验收； （二）预验收不通过，编制单位应无条件地按整改意见进行补充完善，直至 达到国家及相关行业规定的工程竣工档案验收要求为止；

（三）预验收通过，各参建单位应及时向档案管理中心移交完整、准确、规 范的纸质档案和电子档案，由档案管理中心进行汇总编制，以形成可满足国家及 相关行业部门验收要求的竣工档案资料；

（四）凡竣工文件未经验收或验收未通过的工程，不办理工程竣工验收手续， 不得进行工程费用结算；

（五）档案贮藏年限应满足有关法律法规的规定。

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第六章 附 则

第二十五条 本办法由管理局负责解释和补充修订。 第二十六条 本办法自公布之日起施行。

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