南方医科大学
财会类档案管理实施细则
根据国家《档案法》、《会计档案管理办法》，国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》，《高等学校档案实体分类》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合我校财会类档案工作的实际，特制定本实施细则。
第一条 财会档案工作的基本原则
（一）学校财会档案(以下包含二级财会档案)，系指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的财会综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、涉外会计等专业材料。
（二）学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是我校全部档案的重要组成部分。
（三）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四） 财会档案工作应纳入财会档案室管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
（五）学校财会档案工作由统管学校各项财务工作的部门——财务处及经济独立核算的二级财务机构领导，财务处及经济独立核算的二级单位应有一位负责人分管此项工作，并确定适当的兼职档案人员，负责认真做好财会档案的收集、整理、立卷和归档工作。
第二条 财会档案归档范围的确定
各立卷负责部门、单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：
1.归档的财会类文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有史料和研究价值，有参考和凭证作用；
2.归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统；
3.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须充分考虑财会档案的类型特点。
（二） 归档的主要内容和重点
１.包括综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、涉外会计等方面，具体范围详见附件2:《南方医科大学财会类档案归档范围和保管期限表。
２.归档的重点：是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
３.与校外企业单位合作、联营的合同、财务报表、会议纪要、董事会报告等。
（三）不归档文件材料
1.上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件； 2.未定稿的文件；
3.重份文件及校内其他单位发来的文件； 4.未生效的合同、协议、单据；
5.无查考利用价值的一般性、临时性文件； 6.与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。 以上不归档材料如认为必要、也可自行作资料暂存。 第三条 财会文件材料的部门立卷及归档流程 （一）形成积累
1. 学校财务部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的（专）兼职档案员。
2.财会部门的文书或档案人员，要督促会计承办人员,
严格按照有关制度做好平时文件材料的收集、积累，注意材料的齐全完整、系统和准确。
3.学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查会计部门的档案业务工作。
（二） 整理组卷
1.学校财会部门及校内在专业银行开户的以及有经济实体的单位均为立卷部门，分工归口立卷。
2.合作、联营企业的会计档案由合作、联营企业的我方单位财会负责整理立卷；没有独立设置会计机构（会计人员）的企业由代理记帐单位的财会人员负责整理立卷；聘请校内人员代理记帐的企业，由企业指定专人根据会计移交的会计材料整理立卷；经学校同意撤销的企业，由企业主管部门督促该撤销企业将所有会计档案连同清产、核资材料一并整理立卷。
3.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各立卷部门兼（专）职档案员负责将积累的文件材料整理组卷，由学校财会部门汇总，集中向学校档案部门移交。
4.遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。
5.按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。若几个年度共用一本账的，按此账终了年度立卷，在备考表内加以说明。
6.财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2CM为宜。
7.编写页数，每卷页数均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。
8.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独
南方医科大学财会类档案管理实施细则
