8、礼节性拜访 8、宴请 9、正式会谈10、签订协议书11、陪同参观游览 12、互赠礼品 13、欢送来宾14、接待小节 第六章 信访实务
一、对下列情况的信件，不再承办：
1、已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的；2、精神病患者的来信；
2、没有具体内容和情节的匿名信；4、有过激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名
信；5、其他经过认定不再承办的信件。 ★★二、接待来访的注意事项：
1、组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访。2、企事业单位一般都有接待室。 3、接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。
4、接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。 ★★第七章 会议及会谈实务 一、会议的计划和准备（11项）：
1、举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、时间的决定。4、会议场所的选择。 根据会议的性质及人数做决定。 5、议程表制作和执行方法。
文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。 6、会议通知的写法和传达方式。
公司内部会议一般应在一周或十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。 7、会议资料的准备。
（1）文秘人员要向上司确定会议需要的材料（2）重新收集资料。 （3）制作复印件，为参加者准备好需要的份数。
（4）制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。
（5）资料如果和通知一起送出，有关部门或人员就能提前知晓情况，要作什么准备，更能节省
会议的时间。
会议议程包括：1、宣读议程。2、宣读并通过上次会议的会议记录（或备忘录）。3、财务主管报告。
4、其他报告。5、复议旧的议题。6、讨论新的议题。7、委员会人事任命。8、提名并选举新的负责人。9、通知。10、休会。
8、会议场所的布置。9、出席者的位置。10、会议用品的准备。11、为来宾安排膳宿等。 二、会议结束后的处理：
1、出席者离去时。要替搭车回去的人安排车子。
2、文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如油，则必须加以熄灭。打扫卫生。
通知会场的管理单位，会议已经结束。 ★★三、会议后的工作： 1、制作议事录并分发；
2、如有必要，应寄答谢卡给出席者，应立即制作、发送；
3、将议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者；4、会议有关文件的整理和保管。 四、会议记录的制作方法(P136以下为重点部分)
1、迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发言者。2、要一份议程表和其他文件。 2、重要声明、决定和结论等要一字不差地记录下来。
3、如果文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主席。 第八章 日程安排
日程安排计划表的种类：（表格制作为重点）
一、年预定表。2、月预定表。3、周预定表。4、日预定表。 二、日程安排计划管理
日程安排计划表的制作、变更、调整是管理工作的主要部分。
文秘人员经常要提醒上司在什么时间做某事，可以使用提示系统，包括电子提示系统和人工提示系统。
第九章 差旅事宜 文秘人员的职责：（为上司安排的准备工作） 一、准备旅行计划和旅馆信息 。
1、制定约会计划。2、为商务洽谈收集资料。3、决定旅行用品。4、行李问题。5、安排差旅费。 6、建立旅行----旅馆信息资料库。7、办理旅行保险。 二、办理签证：
1、旅游签证：需要有效护照、两张一寸免冠照、签证申请表、旅行及在该国逗留期间费用担保证
明（担保人或银行存款证明）、无不法滞留可能性的情况证明、已预定的往返机票的复印件。 2、办理签证必须注意的是：
（1）所需文件不齐备的话，申请会不被受理。
（2）所有材料最好为原件，并随附复印件一份（中文材料英翻译成相应的英文或法文）。 （3）利用伪证或欺骗手法企图获得签证者，可能导致永远被拒签或禁止进入该国。 （4）拿申请表应提早，可在驻华使馆门口的箱内取到。
（5）各驻华使馆收取申请、签证费时均不备零钱，只收取准确数目。 （6）有的大使馆申请签证需预约，如美国、德国。
（7）各国签证从申请到签发所用的时间不同，所有应根据自己的出发时间提前申请。 三、旅行结束后的工作：
1、整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的
出差费用。
2、回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上
司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 3、尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
4、把在出差时结识的有关人士、单位等情况做 好记录，以便将来有用。
5、对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 第十一章 交际与礼仪 一、喜庆的处理：（P210以下为重点部分）
得知有关人士获奖或受到表扬时必须尽早安排。如是上司亲近的朋友，则由上司亲自表达贺意。 上司收到请帖后，无论参加与否，都应该送礼给对方。 二、参加宴会礼仪：（P214以下为重点要求）
应准时到达酒宴场所，见到熟人应落落大方地打招呼，对生人要微笑致意。 祝酒时，应由主人和主宾先碰杯。 第十二章 办公室用语
一、敬语的用法（敬语是针对）： 1、年长或比自己辈分高者；
2、具有较高职务、职称或社会地位者；3、给（给过）自己恩惠者； 3、有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者； 敬语应按照说话者和对方的人际关系分别使用。
二、敬语的种类：一般分为尊敬语、谦虚语、客套语三种 三、接待用语的使用：
接待用语方面，必须能够使用适当的敬语，
口齿清楚地表达出尊重对方，并保持自然大方的态度。 四、听对方说话常用5W2H加以整理。5W就是
when(何时)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H则是how(如何)、How much(多少)或How many(多少)。 ★★五、报告的方法：
1、不要失去报告的适当时机。2、不要弄错报告对象及顺序。
五、说服的要领：
1、清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么。2、要具体了解对方的立场和意向。 2、以诚恳的态度为对方着想而发言。 六、拒绝的方法：
1、即使已经决定“拒绝”，也要很有耐心地倾听，让对方把话说完。
2、用诚恳的表情缓和对方的情绪，在言词及态度方面都要直率地表达出自己因无法答应对方的请
求而觉得很抱歉的心情。
3、清楚而客气地拒绝。4、告知补救方法 ★★七、听话的方法：
1、用认真的态度集中精神聆听。
2、听话时一面在脑海里想5W2H,把对方所说的话整理好，并且能精确扼要地理解内容。 3、在适当时机适当地“附和”，如“是”、“嗯”、“我明白”等。
4、在对方谈话告一段落后再发问，若发问事项很多，就逐项列举，依照谈话的内容顺序发问。 5、对方说话时，不要挑语病或抢话。 第十三章 印信、值班工作 一、值班工作的任务：
1、信息沟通和通讯联络。2、办理来访接待。3处理突发事件。 4、确保安全。5、承办领导交办事项。 第十四章 文书和档案实务
一、公文的完全格式包括18项：版头；发文字号；印刷顺序号；密级；紧急程度；签发人姓名；公文标题；主送机关；正文；附件；发文机关；成文日期；机关印章；注释；阅读（发送）范围；主题词；抄送单位；印发说明。 二、收文处理（程序）： 1、签收和拆封。 2、登记。 3、分送。（重点：在进行文件传阅时，应以秘书为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退
回给秘书，注销后再由秘书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。） 4、拟办。5、批办。6、承办。7、催办8、注办 三、发文处理的过程：
1、拟稿。2、核稿。3、签发。4、编号。5、缮印。6、校对。7、用印。8、登记。9、分发。 四、文书的保密管理：确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密。 五、立卷归档的标准和做法 1、立卷归档要求：
（1）归档范围。具有保存价值的各种文件材料，均应归档。
（2）归档时间。应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。
（3）归档要求。必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。 2、文书立卷标准（立卷特征）： （1）按问题特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文种特征立卷。（4）按时间特征立卷。 （5）按地区特征立卷。（6）按通讯者特征立卷。 3、立卷类目主要由类名和条款两部分组成。
4、案卷标题的结构及标法：通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。标明卷内文
件的问题是案卷标题的核心。 5、案卷归档：
（1）案卷目录的编制。（2）文件检索工具的编制。
（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。 六、档案的保管和利用
文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。 1、档案的利用途径和方法有以下几种：
（1）设置档案室，提供档案原件或复印件，方便借阅或直接阅读。
（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。 （3）根据档案原件制发各种复印本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。
（4）利用所收藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。
（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。 （6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。 （7）举办档案展览，充分发挥档案的作用。
办公室管理（紧密精简完整版）-2012电大专科考试小抄
