浅议民办高校行政秘书工作中存在的问题及改进措施
作者：谭丽婷
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第6期
新时期，面对环境的巨大变化，民办高校行政管理工作对于学校的健康发展起着不可或缺的作用，而行政秘书作为行政管理队伍中的基层人员，一方面是管理人员的参谋与助手，另一方面是连接管理人员与师生员工的桥梁和纽带，对高校的发展也起着重要的作用。
然而，行政秘书的工作没有得到应有的重视，存在行政秘书队伍专业、学历、知识结构不合理，缺乏培训，整体素质偏低，人才流失较为严重，科研能力不足等问题。本文旨在从思想观念与制度层面进行问题产生的原因剖析，探讨改进的具体措施。
一、民办高校行政秘书工作中存在的问题分析
（一）思想观念方面。长期以来，民办高校对行政秘书队伍建设在认识上普遍存在误区，主要表现为：一是“重教学，轻管理”的传统观念作祟，单纯认为管理工作不如教学、科研工作，只有水平不足的才去搞管理，何况是管理层面的基层执行者——行政秘书。更有甚者，以行政秘书为耻，羞于向亲朋好友提及，社会评价较低。二是对行政管理工作缺乏科学认识，认为行政秘书纯粹是繁琐的行政事务工作，只需要按章办事，不要求高层次人才。三是行政秘书对自身的认识不足。在行政秘书岗位上，不少行政秘书一方面思想陈旧，谨小慎微，墨守成规，缺乏创新精神，另一方面缺乏竞争意识，缺乏自我规划，坚守“等靠要”思维，没有及时更新知识与技能。此外部分行政秘书还缺乏爱岗敬业的精神，随大流，得过且过，消极对待自身工作，马虎了事，不花费精力钻研业务知识，导致自身素质与工作能力难以提高。
（二）制度方面原因。1.行政秘书的招聘较为随意，缺乏合理、有效的制度约束。很多民办高校对行政秘书的岗位任职资格如技术、能力等没有明确规定或者规定较为模糊，即便有任职规定与要求，但在实际操作中相应的招聘、甄选和录用过程缺少严格的程序规定，很多凭借领导的主观判断或者安排“关系户”，导致行政秘书队伍素质参差不齐。2.缺少科学规范的绩效管理体系。绩效考核在高校人事管理中起着重要的作用。当前高校对行政秘书绩效考评存在人员配置与工作量缺乏量化标准，没有明确的客观公正的绩效考核标准，导致现实工作中行政秘书的工作量不平衡，考核较为随意，主观性较强，容易产生走过场现象。3.工作繁杂，缺乏合理的薪酬体系，缺少职业吸引力。民办高校在学校软硬件方面投入建设参差不齐，致使行政秘书不得不花大量的精力来进行事务性工作，况且工作内容繁杂、琐细，与其他岗位，特别教研工作岗位工作人员比较而言待遇也偏低，现有的薪酬体系也难以起到激励作用，导致行政秘书的思想也容易产生波动，难以维持对该职业的热情与向心力。4.职业发展空间较小，难以实现个人自身价值。根据马斯洛需求层次理论，人都有实现个人价值的需求。作为民办高校的行政秘书，在个人职业发展生涯中按照既定的职称评定属于科学研究系列，与教师系列相比，评选标准与难度较高，且每天疲于事务性的工作，科研时间难以保证，科研成果普遍较少，直接影响了职称的评定。同时职务晋升相当缓慢，人员众多，被提拔的机会也较少。综合以上都直接影响了工资福利待遇，更谈不上实现更高层次的自我实现的需要。5.重使用，轻培养。行政秘书招聘进来后，多数都是简单进行培训立刻上岗，没有专门和针对性的培训机制。由于行政秘书工作的特殊性以及政策、经费等诸多原因，行政秘书想获得继续教育机会少之又少。有些即便获得个人进修深造机会，但也没有相应的政策与资金保障与支持，严重挫伤了工作积极性。6.缺乏有利的科研环境。民办高校与公办院校相比科研能力偏弱，对行政管理类的课题也不太关注，而行政秘书在学校中地位较低，难以形成科研团队，在申请课题上难度重重，影响了他们的科研创新。
二、改进民办高校行政秘书工作的具体措施
（一）提高认识，重视行政秘书团队的建设工作。对于行政秘书队伍建设认识不足，导致队伍建设的政策、措施不给力，因此正确认识行政秘书队伍建设的地位、作用，是搞好行政秘书队伍建设工作的前提和保证。首先应该提高对行政秘书管理工作重要性的认识。从长远来看，提高良好教育教学质量需要教研人员与管理人员的积极协作，齐抓共管，只有高校管理者提高思想认识才能在实际工作中积极采取有效措施促进行政秘书队伍的建设。其次，树立以人为本的理念，尊重与认可行政秘书的付出与价值，从福利待遇、地位等多方位关心广大行政秘书群体的切身利益，有效激发其积极性及职业热情。最后，加强思政教育，树立榜样，提高行政秘书爱岗敬业的工作态度与精神。民办高校管理者可以通过各种媒介与方式进行宣传教育，对做得好的行政秘书进行表彰，充分发挥榜样作用，更新行政秘书的理念，从而激发其职业认可度与工作积极性。
（二）加快完善高校人事制度，进一步优化行政秘书队伍。首先，民办高校应该着力建立公平公正、择优选聘的用人制度。在实际的招聘过程中，依据公开、公正的原则，严把行政秘书关口，面向社会公开招聘，严格审批，严格招聘程序，加强监督，杜绝不合格人员混入行政秘书队伍，防止“走后门”等腐败现象；其次，根据本校的发展实际情况，参考国内外高校的有效、先进的方式方法，合理定岗定编，确保行政秘书岗位的编制数与学校的发展相适应，有效避免行政秘书工作量不一致，容易产生闲职或者过于忙碌的现象，激励行政秘书认真履职，有助于建设一支精干、高效的民办高校行政秘书队伍。
（三）进一步完善绩效管理系统和薪酬管理制度。首先强化岗位目标管理，建立相应的以能力与业绩为考评重点、定性与定量相结合的考核机制，成立考评团队，全面客观地评估行政秘书的工作业绩，并将结果反馈给考评人，让行政秘书也参与到考评过程中，实实在在感受到考评的重要性及诚意，以便有针对性改正不足的地方，同时也与民办高校的奖罚挂钩，进一步深化其效果。这个绩效管理系统非一步到位，需要一个渐进长期的过程，各大民办高校在实际运用中要不断修正加以完善，切实做到交流经验、发现问题、督促整改、表彰先进，营造一种开拓进取、踏实肯干的工作氛围。其次形成“优劳优酬”的激励机制，切实将工作实际与薪酬管理相结合，奖励骨干精英，惩戒懒惰、消极人员，形成正面良性引导作用。如上所说绩效考核结果优秀员工将获得绩效加薪，体现“优酬优劳”客观公正性，又推动行政秘书之间的良性竞争。另外民办高校还可以结合自身的实际情况，适当提高行政秘书的岗位津贴，增加岗位吸引力，稳定行政秘书团队。岗位津贴的发放与知识、技能挂钩，引导行政秘书提高自身知识与技能，积极参加学习与进修。
（四）促进行政秘书专业化发展。行政秘书专业化发展目的是培养专业化的行政秘书团队，提高其办事能力与创新能力，增强其职业吸引力，使更多人才进入行政秘书的行列，反过来又促进行政秘书专业化的深入发展。民办高校有其局限性，要做到这一点必须从以下几点进行重点突破：一是逐步完善培训体系。根据行政秘书的岗位知识与技能需求，坚持做到日常培训与专题培训相结合，学习理论知识与解决实际问题相结合，逐步建立分层次、多渠道的行政秘书培训体系。除了岗前培训，还包括业务进修和实践培训等，科学合理地安排行政秘书参与到培训、进修、交流与学习。对于部分优秀的行政秘书应该重点培养，在经费等各方面给予支持；二是营造科研氛围，提高行政秘书的科研能力。通过合理定岗定编，实施办公室自动化，减轻行政秘书的工作量，让行政秘书能有充分的时间与精力投入研究行政管理工作。同时民办高校应提供适当的研究经费与项目支持，提高行政秘书参与科研研究的积极性。
浅议民办高校行政秘书工作中存在的问题及改进措施
