做好项目文件归档与档案整理工作
文/刘 力
【期刊名称】陕西档案 【年(卷),期】2013(000)004 【总页数】1
做好项目档案管理工作，维护项目建设中无形资产的价值，是档案部门的重要职责，通过加强项目档案的集中管理，使项目档案来源于项目建设，又服务于项目建设
随着建设事业的迅猛发展，国家对固定资产投入项目建设的工作质量日益重视，项目管理是项目建设的基础工作，是提升企业核心竞争力、整体装备研制技术水平和完成各种型号产品研制生产任务的重要保障。做好项目文件档案的管理工作，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证。
一、项目档案的概念
投资项目档案是指整个项目建设过程中从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、竣工验收、投产使用全过程中形成的、应当归档保存的文件、图纸图表等形式与载体的文件材料。
二、项目档案的基本特点
1、责任重。项目档案产生于整个项目建设的全过程，反映了从项目的提出、立项审批、勘察设计、施工、竣工到投入生产的全过程，它记录了项目建设过程，是建设项目与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。
2、门类多。工程期间形成的文件多、数量大、内容复杂，主要涉及到建设工程项目档案、财会档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案。
3、要求高。项目档案是项目管理、竣工验收、生产运行、维修改造和对项目进行稽查、审计、验收、后评价的依据。而项目档案是否能够达到完整、准确、系统，则取决于项目档案工作的质量高低。
三、项目档案管理中存在的问题
1、领导对项目档案管理认识不足。领导的重视在项目档案管理工作中起着关键性的作用。但部分单位领导对项目档案管理工作缺乏了解、重视不够，组织不落实、责任不落实。在项目启动初期，没有将档案工作纳入项目建设计划和工作程序，档案管理没有实现集中统一，项目运行过程中，档案部分未能参与到项目的筹划、组织、控制中，造成项目档案管理过程缺乏有效地监督指导。 2、虽有制度，但程序控制不到位。
重立项，轻管理，对项目档案管理的程序控制缺乏控制，档案部门无法及时按程序监控项目的全过程，只好在项目验收前突击立卷，使项目档案管理质量得不到保证，此现象大量存在。 3、人才培养力度不够。
由于认识的不同，档案工作不断被弱化和边缘化，档案培训工作往往不被重视，使得项目档案管理工作处于被动状态，同时档案人员的地位也难以提高。
四、做好项目档案的管理
项目档案管理应认真执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002和《重大建设项目档案验收办法》等国家法律、法规。 1、建设工程项目档案的管理
建设工程项目档案是指基本建设工程项目从可行性研究到建成投产全过程中形成的具有保存价值并经过整理归档的不同形式和载体的文件材料。整理工作中
要注意几个方面：
⑴建设工程项目档案必须真实、全面、系统、准确地记录建设工程期间的实际情况，反映工程建设全过程和工程全貌，必须与工程实际情况相符合，文件内容必须符合国家有关工程勘察、设计、招投标、施工、监理等方面的法律、法规、标准好技术规范的要求，必须是原文，文件不得用易褪色的书写材料书写，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。⑵建设项目文件的组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷，项目竣工图要按照建筑、结构、水电、取暖、消防、环保等组卷，管理文件要按照问题、时间等组卷，做到分类科学，组卷合理。
2、设备仪器档案的管理
设备仪器档案是指固定资产管理的设备仪器从选型、购置、安装、使用、维修、改造、更新、保费等全过程形成的全部材料。整理工作中要注意几个方面： ⑴设备仪器开箱时，必须有档案管理人员亲到现场清点，对开箱过程中的装箱单、使用说明书等随机材料进行现场记录并办理归档移交手续，对文字材料和技术文件不全的设备仪器，档案部门不予签字、盖章、财务部门不予结算。 ⑵设备仪器档案组卷时，要保持文件的成套性，即每一台设备仪器要附有相对应的使用手册、维修手册、随机文件等文件，并且要在同一案卷中进行组卷。 总之，项目档案管理是工程质量管理的重要内容，做好项目档案管理工作，维护项目建设中无形资产的价值，是档案部门的重要职责，通过加强项目档案的集中管理，使项目档案来源于项目建设，又服务于项目建设。
做好项目文件归档与档案整理工作
