会议服务工作流程及标准 1、了解会议要求
工作项目 操 作 规 则 质量标准或要求 保管会议通知,确认有关问题。 接受会议安排 接受会议安排,问清楚尚不完整或模糊不清 的问题。 研究会议方案 把握客户要求,理清接待思路。 会议熟知举办会议单位与会人数、主题、时间、会标、台型要求、所 需物品与设备及特殊要求。 2、布置会场
工作项目 准备设备与物品 操 作 规 则 质量标准或要求 (灯准备好所需设备①根据会议通知单要求,清洁、用品齐备、设备完好、有效, 光、音响、话筒、空调等)。②准备服务用品(台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、 会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等)。 完美、庄重。 确定台型并摆 根据会议性质和主办单位要求,确定主席台 台 位置,合理设置台型 ①台型符合要求,能烘托会议主题。②桌子摆放整齐、无摇晃。③ 桌位等于或略多于会议人数。 摆椅子 双手轻提椅背,用右膝盖轻顶椅背,依次将 椅子放在桌后,椅子前沿与桌面边缘相切。 排放整齐美①搬轻放,椅子干净,观。②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。③准备若干把椅子备 . .
. 用。 ②笔①信笺中心线在一条直线上。度摆放在信笺上。③尖朝前呈45 笔尾靠信笺下端,标志朝上。 茶碟右边缘与统一,①摆放整齐、摆信笺、铅笔 ①将信笺轻放于每个座位的桌面上,纸与纸间距均匀,纸下边距桌边两指。②笔削好斜 放于信笺上。 摆茶杯 ①左手端托,右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上杯柄朝右,杯内茶叶统一放置、适量。②课桌椅子右边缘在一条直线上。②无垫碟改放杯垫,或根据主办单位要 求放矿泉水。 式,茶杯摆放横看、竖看、侧看都茶杯摆放呈一条直线。③回字式,侧看平行、整齐、美观。④杯碟上。杯柄与3边缘与桌边距—3.5cm 桌面约成45度角。 摆香巾篮 左手端托,右手将香巾篮放于茶碟右侧 左边缘距茶碟香巾篮完好、洁净, 2-2.5cm。,上边缘距桌边3cm 摆烟缸 ①左手端托,右手将烟缸放于两茶碟中间。 ②无烟会场不放烟缸,但要准备吸烟区。 调试音响、话将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席音质好,无噪音,音量适中,所有 座位均能听清。 。烟缸距桌边1.5-2cm 筒、投影设备 (特殊情况按主办方要求摆放),调试音 响至最佳状态,并试放所要求的音带。 摆指示水牌 摆放于大堂及会场门口显眼位置,便于指引 客人进入会场。 指示牌庄重大方,文字表述清楚。 摆席位桌签卡 必须请主办方单位指导,摆放席位卡。 ②①席位卡庄重大方,摆放整齐。 . . . 请主办单位反复核对,确保无误。 讲台干净、庄重、无摇晃。 文字正确无误,字迹美观大方。 无美观、①盆花及绿色植物新鲜、②高矮能适合会场环境布置枯叶。 要求。 摆讲台 挂会标 摆放盆花 及绿色植物 按主办要求摆放于确当位置。 按主办要求制会标,挂于合适位置。 ①盆花摆放于主席台上,一般摆放两盆于主席位和副主席位。②绿色植物放于主席台后,主席台前边缘摆矮小的绿色植物及盆花,会 场四周摆放绿色植物。 插旗帜 摆放果盘 国旗或党旗或红旗,摆放在主席台后两侧。 旗帜颜色鲜艳、干净、无皱褶。 根据主办单位要求摆果盘,盘中放水果、干 果等。 无坏装盘美观。水果清洁无水迹、 烂、干果无异味变质 、会前准备开水和室温、灯光调控 工作项目 打开水 则作 规 操 3
质量标准或要求 会议前一小时准备好暖瓶,到开水房打开水。 度开水准备充分,温度在80以上,暖瓶要干净无破损,保 温性能良好,不漏水。 开空调 会议前一小时打开空调(先打开电源开关,再打开空调开关)。 室内温度调控,冬天保持 度。19~22度,夏天24~27 灯泡完好,光线充足,并根据 要求适当调控灯光。 灯 开 与会人员到场后视需要打开灯光。 位 站 服务员提前半小时站于指定位置迎客。 站姿正确,面带微笑。 . . . 、会中服务4
工作项目 引领入座 操作规则 引领领导上入座,双手轻提起椅子请领导入座,然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部,请其 坐下。 上香巾 ①左手端托,右手拿香巾夹,站在领导右后侧为领导递香巾。②不能挡住领导的视线。 斟茶 左脚在前,右脚在后,右手提暖瓶,左手小指与无名指夹住盖杯,拇指与食指拿杯柄,在客人右后侧为客人斟倒茶水,然后轻轻放 回杯碟中,并示意客人用茶。 35香巾干净无异味,冬天在 度左右,夏天上冰毛巾。 服务员进入会议室服务时,应抬头挺胸、大方得体;动作敏分捷,轻拿轻放,茶水倒至8 满; 质量标准或要求 椅子轻拿轻放,使用礼貌用语。 烟灰缸 分钟进行更个或每烟灰缸内烟头超过520 换,放置时小指垫于缸底,以防发出声响 服务员进入会议室服务时,应抬头挺胸、大方得体;动作敏捷,轻拿轻放,先取走已满烟 灰缸,在递送新的 会中特殊情况处理 ①客人使用话筒时,视情况调节音量大小。②主席台领导半小时不喝茶,应重新更换一分钟为台下客人巡回补充茶杯。③每20-30水一次。如主要客人开始讲话则停止一些茶 水活动 保持会场安静,做到“三轻” “四勤”,不打扰客人。 . . . 务会中休息服 快速进行会场小整理,补充、更换物品。 动作敏捷,轻拿轻放,保持安 静。 送客 服务员应站在门口,微会议结束前10分钟, 站姿正确,面带微笑。 笑着向客人道别。 5、会后服务
工作项目 检查会场 则作 规 操 ①检查有无客人遗留物品及文件,如有,及时送交主办方②检查有无损坏的设施设备及用具,如有,将数目及损坏情况与会务组人 员核实后送收银处。 整理用品及清 ①整理会场。②将茶叶倒入垃圾捅,点清茶杯洁卫生 数目,清洗保存。③会场剩余物品点清数 目汇报主管,并做好卫生清理工作。 清点仔细、及时回收,物品轻 拿轻放,归类摆放。 质量标准或要求 仔细、认真、做好记录;数目 准确、不弄虚作假