浅析数字化档案管理在高校档案中的重要作用
杨燕敏
【摘 要】随着我国的社会的发展，高校档案的管理方式变得越来越科学化，实现了从传统的档案管理到数字化档案管理的转变，高校的数字化档案管理相对于传统的档案管理过程更加简洁，大大的提高了高校档案管理的效率。数字化档案管理系统被越来越多的档案管理相关工作人员所掌握，对于新时代档案管理工作具有积极的作用。本文对高校档案管理中存在的问题、数字化档案管理对高校档案管理工作产生的积极影响、数字化档案管理在高校档案管理中的作用以及如何规范高校数字化档案管理进行讨论。 【期刊名称】《卷宗》 【年(卷),期】2019(000)025 【总页数】1
【关键词】数字化；档案管理系统；重要作用
传统的档案管理一般都是将纸质的档案在档案库中进行存放，但是这种方法导致档案的存取过程相对繁琐以及档案利用率不高，随着科技不断的飞速发展，越来越多的高校采用数字化的档案管理系统，数字化档案管理系统中档案的采集、录入、记录、管理以及利用都是利用多媒体科技来进行操作的，如扫描仪、计算机等。通用性强、安全性高、利用率高、共享方便、实时性高、易保存以及操作性高是数字化档案管理的优点，很大程度上提升了档案管理工作的服务水平，能够实现高校内的有关部门共享档案信息资源，实现了相关档案查询范围的扩大、档案管理工作效率的提高以及检索速度的提升。同时还可以利用先进的计算机技术使档案安全得到更大的保障。
1 高校档案管理中存在的问题
1）工作效率低。现阶段我国的大多数高校从档案管理人员的聘用以及对于档案管理人员的日常工作规范不够重视，高校的领导在进行档案管理人员的选择时不会对应聘者的相关工作能力做出太高的要求，对于档案管理工作不能严格的要求档案管理相关工作人员的工作效率，对于档案管理工作存在着这样的敷衍的态度很难提升档案管理工作的效率，另外高校的档案管理都是各个部门分开进行档案管理的工作的，不但没有有效的整合档案的信息资源，还浪费了一部分档案管理工作的人力资源[1]。
2）高校没有制定完善的档案管理制度。现阶段各个高校没有制定完善的档案管理体制用于档案管理，虽然高校档案管理工作并不困难，但是有很多需要处理的细节，处理的过程会相对繁琐，因为档案管理体制并不完善，导致档案管理人员缺乏对档案管理工作的耐心，不能仔细认真的进行工作[2]。而且工作的薪资和福利等条件也是影响档案管理工作人员工作效率以及工作态度的重要条件。
2 数字化档案管理对高校档案管理工作产生的积极影响
数字化的高校档案管理是利用计算机、扫描仪等多媒体设备来完成档案管理工作，所以每一位档案相关使用人员都可以不受时间、地点等条件的限制只利用一台计算机来进行档案的查询工作，对于查询档案相比于传统方法更加省时、省力、在档案利用率提高的前提下实现了档案查询时间的减少。另外也影响了高校档案业务工作的拓展，对于有效利用档案以及实现档案管理的规范来说加强收集档案的措施是最重要的。数字化档案管理中数字化是最基础也是最重要的工作，它是将纸质的档案信息储存到计算机网络的档案管理系统中，最终能够做到快速检索相关档案，并且计算机设备的操作也相对简单，不用浪费档案
储存的空间，而且安全性较高，还可以对档案信息进行实时备份，使档案信息的安全性和完整性得到了大大的提升[3]。建立高校的数字化档案管理系统能够对高校内的各个部门的档案信息进行整合从而实现充分利用，使档案管理可以更好的为学校的教学相关工作做出贡献。
3 在高校档案管理中数字化档案管理的作用
由于《高等学校档案管理办法》的颁布使高校认识到了档案管理的重要性，但是当前的档案管理需求已经不能通过高校传统的档案管理方式来满足了，随着科学技术的进步，各大高校开始关注数字化的档案管理，在高校的档案管理工作中应用数字化档案管理系统，这种档案管理的方式既能促进相关工作人员工作效率的提升，又能实现档案管理以及使用步骤的简化。
1）数字化的档案管理实现了档案管理工作中工作效率的提高。高校的档案管理工作中应用数字化档案管理系统可以通过数字化来实现对所有档案信息的储存，与传统的档案管理方式相比它是通过计算机来保存记录和扫描过的档案信息，不仅保证档案资料的完整性实现了对于空间的节省还简化了档案管理工作的工作步骤，通过操作计算机来进行所有档案管理的工作，大大的保证了保存档案的准确性以及提升了档案管理工作的工作效率。数字化的档案管理在进行档案查询时可以通过计算机登陆高校的档案数据平台来进行该档案信息的查询，通过这种查询方式大大的提升了档案查询的效率。
2）促进高校共享档案管理信息的实现。数字化的档案管理方便了高校的各个部门共享档案信息，能够有效的整合高校内的档案信息，使档案信息的利用率得到很大程度上的提升。数字化档案管理系统为学生求学、教师应聘、区域间的交流以及高校与招聘企业之间的交流等教学相关工作提供了便利，现有的档案
浅析数字化档案管理在高校档案中的重要作用
