中国农业银行集中采购管理现状及对策

中国农业银行集中采购管理现状及对策

第三章中国农业银行集中采购管理现状及存在的问题 3．1中国农业银行集中采购管理现状 3．1．1集中采购机构设置

农行采购工作以“依法合规、高效廉洁、服务全行\为基本理念，以“规则

决定、风险决定、细节决定、流程决定”为原则，以“保证质量、节约成本、防 范风险、提高效率\为目标，坚持在严格遵守法规制度的基础上突出服务，保证 质量，节约成本，坚持在规范操作的前提下改进管理，提高效率，防范风险，有 效推进了农行规模型、效益型、质量型、规范型、廉洁型采购工作，同时对农行 的经营管理和改革发展大局提供了有力的支持和保障。就是在对这些理念、原则 和目标的坚持下，农行建设了具有其企业特点的集中采购管理制度，设置了符合 其发展战略的采购组织机构。 l、总行及系统组织机构设置

中国农业银行从2003年开始实行集中采购业务，但其集中采购业务以采购项 目运作为重点，并且在2008年以前一直只在总行展开。农行的集中采购业务经历 了从无到有、渐进发展的步骤，2003年总行设立计划财会部集中采购办公室，到 2004年5月份发展为计划财会部下属二级部，后根据农行文件《关于采购管理部 升格为一级部的通知》，于2005年3月份成立了农行采购管理部，实现农行集中 采购业务组织机构的一次大的变革。

现在农行采购管理部设有6个处室，即采购组织一处、采购组织二处、综合

管理处、系统管理处、采购评审处、履约管理处。采购管理部现今共有员工34人， 其中包括部门总经理1人、副总经理1人、处级干部5人、副处级干部2人、普 通员工25人。

2、采购管理部门配置情况

随着我国银行业的不断发展，农行的规模逐渐扩大。自2008年8月起，采购 管理部不仅负责总行及系统的采购项目运作，同时指导监督各级采购人员开展集 中采购工作。2009年起，全国共37家一级分行均开始设立采购机构，并配备采购 的专业员工。截止目前为止，有13家一级分行设立采购二级部，其配备的采购专 职人员必须不少于6人，24家一级分行设立了采购科，其配备的采购专职人员必 须不少于4人。

3．1．2集中采购业务各部门职责

农行通过设立总行及分行采购部门负责管理银行对物资、工程及服务的采购， 从而保证银行正常的经营管理。在实际采购业务运作时，除了采购管理部门的牵 头和组织，也涉及到其他操作部门，包括：集中采购委员会、采购评审委员会、 及采购相关部门。这几个操作岗位相互配合、相互制约，形成协调制衡的采购模 式，从而加强采购的风险控制，实现采购目标。 l、采购管理部门

采购管理部门是农行实行集中采购的主要管理部门，其主要职责包括：制定 部门工作计划及采购业务规划；制定完善并指导监督采购工作的规章制度和各项 流程；制定集中采购目录，确定采购范围和全线标准；根据现实需求，组织制定 并实施采购方案；组织评审专家对采购项目实施评标或谈判，审核推荐成交供应 商，并监督履行采购合同；组织开展全行集中采购风险管理工作，及时监控、防 范各类风险；组织开展全行集中采购风险管理工作，及时监控、防范各类风险；

统一管理、监督和考核全系统的采购工作，组织开展采购后评价工作；受理采购 工作中使用单位和供应商的投诉；建立和维护集中采购信息管理系统，建立和维 护客户关系及供应商信息库、采购评审专家库、成交供应商后评价信息库。

2、集中采购委员会

集中采购委员会的职责主要包括：领导和管理集中采购工作；指导采购管理 部门的日常工作；审核确定采购工作相关规章制度及流程；审核确定集中采购目 录；审核确定采购评审委员会成员；通过会议方式审议表决采购方案，确定评审 结果。农行总行及一级分行的集中采购委员会委员必须为大于等于7人的奇数。 3、采购评审委员会

采购评审委员会是根据不同的采购项目由采购管理部门组建起来的人员为奇

数且不少于5人的团队，委员会成员一般由业务主管部门代表、采购管理部门推 荐员工及采购专家库中抽调的专家组成。评审委员会的主要职责就是负责对采购 项目进行评审，并根据要求出具评审报告。 4、采购相关部门

采购相关部门是指与采购活动有直接或间接联系的主要部门，包括业务主管 部门、监督部门、财务部门及法律部门。相关部门的职责表述如下：其一，业务 主管部门对于采购的主要职责是对采购项目进行立项报批；通过市场调查编制及 报批采购预算；向采购部门提供明确详细的采购方案；向采购部门推荐优秀的供 应商；委派部门内相关负责人或技术专家参与评审委员会及集中采购委员会会议； 依据授权签订采购合同；实施采购项目并进行验收活动；对供应商进行考核评价， 提出意见；根据考核结果及合同要求提出付款申请。其二，监督部门的职责主要 是对评审委员会的现场评审进行监督；审核有关采购文件；对采购中的违规活动 的投诉进行受理；对供应商进行考核评价，提出相关意见。其三，财务部门的主 要职责包括对采购项目的预算进行审批；对采购合同款项进行审查并作出结算。 其四，法律部门的职责包括审查采购文件及合同文本；处理相关法律纠纷。 3．1．3集中采购方式

农业银行集中采购方式除了常规的招标、竞争性谈判、单一来源及询价方式 以外，还根据自身在多年来进行集中采购工作时得出的经验和教训，发展了其它 集中采购方式，包括协议供货、延续跟单及授权方式。 1、招标采购

招标采购分为公开招标和邀请招标两种方式。其中公开招标是指依据法定的 程序，采购方通过各式媒介发布招标公告，使潜在候选者了解招标项目要求，从 而做出投标决定。公开招标在一般情况下均适用。邀请招标则是指采购方在经过 对潜在候选人进行资信、业绩等的市场调查后，通过向3个以上符合招标项目要 求的法人或其他组织发送投标邀请书的方式，促成他们投标。邀请招标需要注意 适用情形：特殊的货物、工程或服务只能从特定范围供应商处进行采购的；专业 性较强抑或技术较为复杂导致只有较少愿意投标的供应商的；公开招标的费用占 采购项目总价值比例过大的。 2、竞争性谈判

采购方首先从符合采购项目相应要求的潜在候选人中挑选3家以上供应商， 并且按照规定好的程序和方法进行谈判，最终选出适合于采购项目的供应商。只 有符合以下情形的货物或服务可以通过竞争性谈判进行采购：无法事先算计价格 总额的；性质特殊或技术复杂，导致具体要求或详细规格难以确定的；通过招标 方式采购，出现无合格标的或无供应商进行投标或重新招标未成立的三种情形的； 用户需求比较紧急，采用招标方式采购花费时间较长的。 3、单一来源采购

顾名思义，单一来源采购是采购方只从某一确定的供应商直接采购所需商品 或服务的采购方式，无需对供应商进行挑选，因此该采购方式的应用也有较多限 制：有且只有一个供应商提供所需货物或服务的：出现了紧急的无法事先预见的 情况，不能从别的供应商处采购的；为了保证与原有采购项目保持一致性或要求 服务配套的，必须从原供应商处继续采购的，继续采购的费用总额小于等于原合 同采购金额10％的。 4、询价

采购方首先从符合采购项目相应要求的潜在候选人中挑选3家以上供应商，

然后向这些供应商发出询价通知书，通过供应商的报价最终确定供应商。询价方 式采购的货物必须是规格或标准统一，价格变化幅度较小且现货货源充足的。 5、协议供货

对于被纳入集中采购目录中且品种规格统一、市场价格透明的经常性采购项 目，采购方首先确定多家潜在供应商，然后统一确定供应商提供产品的品牌、配 置、型号、服务承诺、最高限价等，再与供应商签订供货框架协议，此后在一定 时间段内通过询价方式进行采购。 6、延续跟单

对于那些在总行两次集中采购之间的发生的某一项目的零散采购需求，总行 各部门或各分行向总行采购部门申请报批进行采购的方式。 7、授权采购

对于需求紧急、价格公开并且预算金额适中的项目，或者是技术方案无法及 时确定，需要使用部门在谈判中进行多次确认的项目(仅适用于总行)，农行规定 可以授权采购。其主要方式是经行领导、集中采购委员会及采购管理部三者之一 批准授权，在遵循采购工作的基本原则和相关规定的基础上，本级使用需求部门 或下一级行即可自行组织采购。

通过对农行集中采购的组织机构设置、采购方式、采购流程的介绍，了解农 行的采购管理的基本情况后，第三节将从操作管理、供应管理、法律道德管理方 面来介绍农行在经历了多年的发展之后现已形成的完整系统的采购管理模式。

由上图可以看出，农行由上图表可以看出，农行集中采购方式中，竞争性谈 判方式用的最多，其次是协议供货，邀请招标，询价、单一来源、延续跟单被选 用的次数差不多，而公开招标方式相对来说较少，在对其台账资料的整理中，发 现这3年中，没有用到授权采购方式。 3．1．4集中采购管理现状

根据上章所述的商业银行集中采购管理的内容分类，现对农行的集中采购管 理现状也将从以下三部分进行介绍，即：操作管理、供应管理、法律道德管理。 1、操作管理 (1)建设信息库

现如今，实行信息化、数据化管理是企业内部管理必须要考虑的一部分。信 息的采购工作注重各方面信息的收集和运用，可以说，信息的完善准确与否对于

采购项目成功进行和实现具有极其重要的作用。

农行将信息化管理作为其采购管理工作中重要的一部分，将采购管理信息系 统和深化应用的方案在全行进行推广，促进全行采购信息化管理统一部署、阶段 化完成。其次农行对于评审专家库、供应商库、产品信息库以及代理机构库的相 关信息的注册、入库、变更等规范了标准化的流程，并定期进行维护和管理，进 一步提升和完善各类信息库对采购工作服务的功能。最后为了保证采购管理信息 系统在行内顺利实施和使用，总行组织相关人员进行采购管理系统的培训学习， 同时采购管理部门按照内外部审计提交的相关建议报告对供应商信息库信息进行 集中补充和持续完善，并对信息库管理职责和信息标准进一步明确。在对信息化 管理的高度重视下，2012年农行又一次完成了采购管理信息系统的升级改造。 实行采购管理信息化以来，农行总行采购项目组织、评审、履约等均实现了 流程化管理，并将全行采购项目、供应商、产品等管理信息进行了归集和初步的 统计分析；分行则实现了采购项目信息台账电子化填报，大额、延续及急需采购 事项电子化处理，在提高工作效率、降低工作成本的同时，实现了采购信息数据 共享、采购流程规范化管理。

此外，依据农行《集中采购评审专家管理办法》的相关规定，农行积极采取

行动，对采购评审专家库进行数量扩充和结构优化。采购管理部门2013年对集中 采购评审专家库中的所有专家进行检验复审，同时对专家进行增补征集，经过严 格的审查和评选，共有193名评审专家符合相关要求，获得继续聘用的资格，并 且有另外143名新加入到评审专家队伍中去。∞ (2)提高采购层次

通过多年的集中采购经验中，农行紧紧结合国家政策经济环境变化，不断吸 收和运用相关前沿理论，不断通过各种方法和措施提高其采购层次，促进采购工 作不断完善。

首先，根据过往采购经验和银行业务发展需求，农行通过目录管理，将原来 目录外的项目纳入总分行集中采购目录中，保证目录的完整性和实用性，使集中 采购的范围适时调整以配合银行各部门的需求；其次，农行对各级采购部门的目 录进行管理，确定各级分行的采购目录，明确了各级行的采购范围和权限，规整 和提升采购层次。如农行现己将将金融机具类项目和IT类项目提升到总行采购项 目中；最后，为了确保采购集中于上级行，农行对一级分行的集中采购度按月进 行考核管理，并定期通报，促进各分行采购管理部门提高集中采购度。自实行集 中采购度考核制度后，全行的集中采购度不断提高，其中一级分行集中采购度由

80％左右提升到了95％左右，使集中采购范围得到扩大，采购规模效益得到提高②。 由上图可以看出，2013年，总行的采购项目占比仅达到11．7896，但金额占比

达到了31．93％；一级分行采购项目及金额均达到6096以上；二级分行的采购项目 较多，占到23．5996，但其采购项目的金额较低，仅占全部金额的6．66％。②这体现 了农行对各级行的采购项目及金额有明确规定，通过限额管理，降低了采购风险。 (3)规范大额项目

为了防范采购风险，规范全行集中采购行为，除了对各级行采购目录进行规 范外，农行还对各级行的采购金额进行规定和审查。首先是按照项目的类别进行 分类管理，通过制定差异化细致的目录，对各级行的采购项目进行限额管理，在 保证满足分行实际需要的同时，减少采购大额项目存在的风险；另外，通过针对 性的分级管理模式，对分行实行大额采购项目的工作方案进行审核，从而加强对 系统集中采购工作的监督和管理。分级管理模式的基本原理是根据采购部门设置