高校学籍档案管理存在的问题及解决策略

高校学籍档案管理存在的问题及解决策略

对于学生而言，学籍档案无疑是证明其学习阶段的最佳证明。对于高校中众多的档案管理来说，学籍档案是其中最重要又复杂的一种工作。本文作者结合自身工作经历，对高等院校学籍档案管理工作中出现的问题进行分析，并提出切实可靠的意见。

一、现阶段档案管理上出现的各种问题

1.整理不规范 在高校学籍档案中不仅仅有在读学生的档案，更包括已经毕业的学生的部分信息。尤其在近些年来，高校重组和改革的不断进行，导致了这些档案的混杂。其中最严重的问题是时间上的混乱。面对众多的学生信息，稍不注意便会混杂。其次，由于时间的变革和时代的进步，在学校发展的每个时期内，对于档案的规范要求都是不同的。这就导致了学籍档案及相关卷宗的混杂。同时，由于技术的局限，时间较远的学籍档案的装订存在很多问题。

2.管理不严肃 在十年前的时代里，计算机在办公方面的应用还没有大面积普及，这就加大了了管理档案的难度。很多不法分子利用这一漏洞进行大规模的牟利。这就导致了学籍档案中屡次被查出假档案的存在。在这一方面高校必须加大管理力度，在学籍档案的整理方面增加人手，加快这一工作的完成。

3.检索不先进 在时代发展的推动下，高等院校很早就在档案管理方面做了改进，然而面对时隔久远的档案资料，高等院校除了加大力度对档案资料进行整理外，并没有什么好的方法。对于若干年前的杂乱繁琐的纸质档案，在查找和管理方面仍然很困难，极其费时费工。

二、解决措施

针对高校学籍档案目前存在的问题，现提出以下几项解决措施。

1.提高重视程度，健全规章制度

在现代化的信息时代中，信息的交流与沟通无疑是重要的，各个行业之间的竞争无非是信息方面的竞争。对于企业的长期发展而言，挑选优秀的人才无疑能使企业的人力资源配备达到最优。在企业挑选人才的过程中，学籍档案无疑给企业提供了一定的依据。面对这种情况，本着对学生的未来负责的想法，高等院校在学籍档案的管理方面必须足够重视。而学籍档案涉及学校的部门众多，这就要求学校加强在各部门之间的协调，减少不必要的失误的出现。同时，高等学校中对这些管理人员要不断培训，增强他们的专业技能，避免业务技能不强而导致的错误。

对于高等院校的学籍档案管理人员来说，学校中沉积档案较多，而且随着高校的不断扩招、扩建和在其他地方创办分校的不断增多，工作人员的工作量在不

断加大，这就要求工作人员必须不断学习先进的管理理论，完善自己学校在管理方面的漏洞。做到对档案的规范化管理、科学化管理。同时在工作时必须严格按照相关规定的标准进行执行，不断提高管理人员的职业道德和素养，避免出现徇私谋利的现象。

2.讲究分类方法，便于检索利用

面对档案管理工作浩大的工作量和复杂的工作工程，管理人员只有做好档案的分类工作，才能做到学籍档案的在管理中不出现错误。在对档案进行分类时采用科学的方法是极其重要的。科学的对学籍档案进行分类不仅仅有利于档案的管理，更为以后查找档案都提供了一定的便捷。目前的高等院校中对于档案的分类主要采用：年度--学院--专业这样的分类顺序。但是在高等学校中一个学年包括了春秋两个学期，这就意味着在高校的档案管理是不能以学年来进行分类，这就更加加大了学籍档案管理的难度。所以面对学籍档案的复杂程度，大多高校都采用入学年份对学生进行分类。同时，目前的高等院校在不断发展的过程中所涉及的方面在不断变多，综合性在不断提高。面对这种情况，高等院校为了便于管理，将学校所涉及的方面按一定的标准先从大方向上分成学院，再进一步细分划分成专业。这样在学籍档案的管理上就形成了入学年份—学院—专业这样的分类整理方法。然而对于现实中的高等院校来说，在学籍档案的管理工作中的问题是不断出现的。在管理过程中，由于学生自身情况可能出现休学或转专业、留级等情况，这是就需要档案管理人员对其档案进行合理的管理，及时对档案进行合理的修改，保证学生档案符合学生的实际情况，做到档案的及时性、准确性，然后整理上传到学校数据库，为学生今后的数据使用提供有利条件。

3运用电子注册，杜绝学历造假

作为学生若干年努力读书学习的最有力证明，高等院校学生的毕业证、学位证书等学历证明文件对于学生和高校都是极其重要。国家这这方面也表现出了高度的重视。尽可能的对这些学历证明文件的颁发做了明确的法律规定。然而仍有很多知法犯法的顽固之徒在高额利润的诱惑下，铤而走险伪造假的学历证明文件。早在本世纪初教育部就针对这些现象的出现制定了应对措施。同时，及时将计算机这一先进设备引入档案管理工作中。从2001年之后的所有学历证明文件都必须进行网上注册，只有将这些证明文件都汇入统一的数据库中，才能方便用人单位和高等院校的查询工作。在这之后的一年里，国家教育部又创新性的将毕业生的照片、有效证件号等也录入同一数据库中，这就对数据的完整性有了进一步的保证，同时，将这一数据库全国联网，避免因为地域的局限性出现各种问题。这一重大的举措使得用人单位和高等院校只要登录这一数据库便可快捷方便的查询毕业生的相关情况，并且随着教育部对这一数据库的不断完善，各个单位可以从这一数据库中获得的信息越来越多。小到入学、转专业记录，大到所获荣誉和处分等均可清晰明了的展现出来。这一做法在十年内广泛推广到全国，目前已经全面覆盖中国所有高校。这就使得学籍檔案的管理进一步变得简单方便、易于查询。同时，这就极大的降低了不法分子在这一方面牟利的可能性，保护了大部分高校毕业生的利益。