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8.1.4 档号的标识
以“83施工”类中“光伏发电单元土建施工”为例，见图9。
× 0 1 1 —8 3 1 1 — 0 0 1
案卷流水号（第1卷）
分类号（光伏发电单元土建施工） 项目代号（某项目一期工程代码）
图9 “光伏发电单元土建施工”档号标识
8.2 组卷 8.2.1 原则
8.2.1.1 组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
8.2.1.2 应根据文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。 8.2.1.3 项目文件避免重复归档，共用文件或附件应在备考表中说明。 8.2.1.4 独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。 8.2.2 方法
8.2.2.1 项目前期、管理、竣工验收、生产准备等文件，应按阶段、问题，结合来源、时间组卷。 8.2.2.2 设计文件应分阶段、专业按卷册顺序组卷，设计变更文件应按专业、时间组卷。 8.2.2.3 施工文件，应按单位、分部工程组卷。 8.2.2.4 监理文件，应按问题、文种、时间等特征组卷。 8.2.2.5 原材料质量证明文件，应按种类、进货时间组卷。 8.2.2.6 设备仪器类文件应按专业、类型、系统、台（套）组卷。 8.3 排列
8.3.1 案卷应按分类表类目设置顺序依次排列。
8.3.2 卷内文件应按文件的形成规律，问题、重要程度、时间及阶段等排列。
8.3.3 项目前期、管理、竣工阶段等形成的文件，卷内文件应印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后。 8.3.4 工程设计变更文件
8.3.4.1 由施工单位组卷的工程设计变更文件,宜分专业，按变更文件的流水号依次排列。卷内文件应按
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设计变更汇总表、设计变更通知单、执行记录依次排列；
8.3.4.2 由设计单位组卷的工程设计变更文件,宜分专业，按变更文件的流水号依次排列。卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单依次排列。
8.3.5 施工管理文件应按综合管理、原材料质量证明、施工记录及相关试验报告、质量验收顺序排列。 8.3.5.1 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。 8.3.5.2 施工记录应按施工工序排列，强制性条文执行记录排列在相关施工记录之后。
8.3.5.3 施工质量验收文件应按单位工程、分部工程、分项工程、检验批顺序排列；质量验收记录应按报验单、验收表、支持性记录顺序排列。
8.3.6 原材料质量证明文件应分专业按材料种类、时间排列，卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、材料复试等顺序排列。
8.3.7 监理文件应按管理文件、监理日志、监理工程师通知单、记录、月报、会议文件、总结等顺序排列，卷内文件按问题、时间排列。
8.3.8 调整试验文件应按管理文件、调试记录、报告、调试质量验收文件顺序排列。 8.3.9 施工图、竣工图应分专业按卷册顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。
8.3.10 设备文件应分系统、台件按质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序排列。 8.4 编目
8.4.1 卷内文件页号编写
8.4.1.1 应在有效内容的页面上编写页号。页号位置：单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。
8.4.1.2 应按装订形式分别编写页号。按“卷”装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；按“件”装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连续。
8.4.1.3 装订成册的图样或印刷成册的项目文件，已有页号的，不必另行编写页号。 8.4.1.4 施工图、竣工图不另行编写页号。 8.4.2 件号编写
按“件”装订的文件，应依卷内文件排列顺序逐件编号，在每份文件首页上方的空白位置加盖档号章，并填写档号和序号。档号章式样见图10。
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图 10 档号章样式
8.4.3 案卷封面编制
8.4.3.1 案卷封面可采取外封面和内封面两种形式，由建设单位或接收单位统一规定。案卷外封面格式参见表C.1。
8.4.3.2 案卷封面编制要求如下：
——案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容并应符合下列要求：
1） 案卷题名主要包括项目名称、阶段、代字、代号等。项目名称宜与核准名称或调度命名一致，可填写全称，也可填写规范简称；
2） 归档的外文资料的案卷题名应译成中文； —— 立卷单位，应填写案卷整理单位的全称；
—— 起止日期，应填写卷内文件形成的年、月、日，年度应填写四位数字；
—— 保管期限，应按照国家档案局 第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定，并参照附录B的规定填写，同一案卷内文件保管期限不同的，应从长；
—— 密级，应依据国家有关保密规定，按项目已确定的密级填写卷内文件的最高密级。 —— 档号，应按本标准8.1.4的规定填写。 8.4.4 案卷脊背编制
案卷脊背上可根据需要选择填写档号、案卷题名、保管期限等内容。案卷脊背格式参见表C.2。 8.4.5 卷内目录编制
8.4.5.1 卷内目录填写要求如下：
—— 序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注卷内文件排列的顺序； —— 文件编号，应填写文件的发文字号、图样的图号、表号、合同号等；
—— 责任者，应填写文件形成者或第一责任者；合同文件宜填写主要责任者或合同双方；报验文件宜填写报验责任单位；
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—— 文件题名，应填写文件题名的全称。无题名的，立卷人应根据文件内容自拟题名； —— 日期，应填写文件形成的日期；
—— 页数/页号，页数为每份文件的总页数。页号为每份文件起始页号或起止页号； 1）按件装订的，应按件填写每份文件的总页数；
2）装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号； —— 备注，根据需要，注释文件需说明的情况。
8.4.5.2 卷内目录应排列在卷内文件之前，不编写页号。卷内目录格式参见表C.3。
8.4.5.3 竣工图或印刷成册的项目文件，卷册中有目录的，可不重新编写卷内目录，以原目录代替；卷册中无目录的，应编制卷内目录。 8.4.6 备考表编制
8.4.6.1 备考表应填写案卷（盒、册）内文件的总件数或总页数以及需要说明的情况。备考表格式参见表C.4。
8.4.6.2 备考表编制要求如下：
—— 说明，填写卷内、盒内或册内项目文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； —— 立卷人及日期，负责整理项目文件的责任人署名和完成立卷的日期； —— 检查人及日期，负责案卷质量的检查人签名和检查日期；
—— 互见号，应填写反映同一内容不同载体的档号，同时应注明其载体形式。 8.4.6.3 备考表应排列在卷（盒、册）内文件之后，不编写页号。 8.4.7 案卷目录编制
8.4.7.1 案卷目录应包含序号、档号、案卷题名、总页数等内容。格式参见表C.5。 8.4.7.2 档号、案卷题名、保管期限的填写方法可参照本标准8.4.3。 8.5 装订
8.5.1 案卷装订可采用单份文件装订和整卷装订。整卷装订厚度不宜超过50mm。装订应结实、整齐，装订材料符合档案保护要求。
8.5.2 按件装订的文件，应在每份文件首页上方空白处加盖档号章，档号章填写方法应符合GB/T 11822规定。
8.5.3 图纸可不装订，应在每张图纸的图标栏附近及原图目录的空白处加盖档号章。 8.5.4 超大幅面的图纸，宜折叠成A4幅面。 8.5.5 非A4尺寸的文件，宜粘贴在A4纸上。 8.5.6 外文材料应保持原有的装订形式。
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8.5.7 破损的文件，应先修补后再装订。 8.6 卷盒、表格规格及制成材料
卷盒、卷皮、卷内表格规格见本标准附录C。制成材料应符合GB/T 11822规定。 8.7 编制检索工具
8.7.1 应采用档案管理系统软件，建立档案信息数据库。
8.7.2 应编制项目档案案卷目录，可按利用需求编制各类专题目录、归档说明等。
9 照片的收集与整理 9.1 照片收集 9.1.1 收集要求
9.1.1.1 项目建设照片应与工程建设进度同步形成。各参建单位应及时收集，在工程竣工后与纸质档案一起向建设单位移交。
9.1.1.2 收集的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。经过添加、合成、挖补等修改画面内容处理过的数码照片不能归档。
9.1.1.3 同一组照片，应选择能反映事件全貌、突出主题的照片进行收集。
9.1.1.4 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式，并符合归档照片质量要求，应保证分辨率不低于600dpi。具有永久保存价值的数码照片，应转换出一套纸质照片同时归档。 9.1.2 收集范围
9.1.2.1 建设单位应将项目建设原始地貌、重大事件及电力生产、科研开发等活动中拍摄的照片列入收集范围，定期收集。
9.1.2.2 参建单位应将项目建设过程中拍摄的隐蔽工程、关键节点、细部工艺、设备缺陷、质量特色等工程照片及时收集。 9.2 照片整理 9.2.1 分类
参照本标准附录D的内容进行分类。 9.2.2 排列
9.2.2.1 建设单位形成的照片档案宜按事由、专题排列装册。
9.2.2.2 施工单位形成的照片档案宜按单位工程、分类号顺序排列装册。 9.2.2.3 监理单位形成的照片档案按专题排列装册。
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完成。光伏发电项目文件归档与档案整理办法
