企业OA系统电子文件归档模式选择与实践
作者：张强
来源：《办公室业务（下半月）》 2024年第11期
文/上海航空工业（集团）有限公司情报档案中心 张强
【摘要】本文分析了企业OA系统电子文件归档的几种模式，提出了电子文件为主、纸质文件为辅的归档新模式，并阐述了本企业的电子文件归档实践。
【关键词】OA系统；电子文件；归档模式
伴随办公自动化系统（OA）的普及，无纸化办公日益受到青睐，如何实现企业OA系统电子文件归档后，继续发挥法律凭证、查考参阅的价值，笔者提出了归档新模式。
一、电子文件归档现状
为保证本企业OA系统中形成的具有保存价值的电子文件有效归档和管理，笔者查阅了文献并对部分企业进行了调研，发现在OA系统电子文件归档中，由于企业性质、管理理念、信息化程度、制度规范等因素的差异，归档模式也各异。
（一）归档方式。1.仅归档电子文件。采取在线归档、离线归档或两种方式结合，归档电子文件。2.仅归档纸质文件。文件审签采用双轨制，电子文件先在OA系统中流转办理，然后以纸质形式流转审签，纸质审签完毕进行归档，电子文件不予归档。3.纸质、电子均不归档。OA系统中形成的电子文件不向档案部门进行归档，仍保存在形成系统中。4.电子与纸质文件双套制归档。电子文件、纸质文件均归档。纸质文件归档包括电子文件打印输出归档和纸质重新审批后归档。
（二）归档范围。企业OA系统电子文件归档内容：只归档有规范格式的红头文件；归档系统中产生的所有文件；归档具有保存价值的电子文件，归档范围参照纸质文件或自行制定。
（三）归档主体。归档主体包括办公室文书人员、专兼职档案员、专兼职机要员、信息化人员等。
二、电子文件归档模式分析
《电子文件归档与管理规范》（以下称《规范》）和《电子公文归档管理暂行办法》（以下称《办法》）为企业OA系统电子文件归档提供了依据。
（一）归档方式。《规范》4.5规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”《办法》第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”因此，具有永久、长期保存价值的电子文件应双套归档，只采用一种形式归档或不归档的方式与以上规定是相悖的。《规范》4.6规定：“应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。”显然，在电子文件法律效力尚未全面确立的情况下，归档电子文件的同时归档具有凭证价值的纸质文件或缩微制品显得很有必要。
（二）归档范围。《规范》7.2.3规定：“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。”《办法》第五条规定：“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。”因此，仅归档红头文件是对《办法》的曲解，全部电子文件均归档又犯了“有文必归”的错误，影响归档质量。
（三）归档主体。《规范》7.1规定：“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交”。《办法》第三条规定：“电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作”。企业OA系统电子文件归档的主体结合企业实际确定为宜，以便准确判定保存价值、保管期限。
三、归档模式选择与实践
（一）电子为主纸质为辅的归档模式。陈晓晖在《电子公文：能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析》中指出：“目前我国还没有一部真正完善的法律用来作为确认一份电子公文真实、完整和不可抵赖的依据。为了保证电子公文归档后的法律证据作用，我国实行双套制的保管策略”。笔者认为，在当前的法规环境下，既要法规遵从，又要探索创新，在法规允许的条件下，采取以电子文件归档为主，纸质文件归档为辅助的归档模式，当电子文件法律凭证作用完全确立并能保证的情况下再采用只归档电子文件的模式。完全以纸质归档有违时代潮流之嫌，只归档电子文件又存在法律凭证风险。
（二）新模式下的实践。本企业具体实践如下：OA系统与档案系统建立标准归档接口，OA系统电子文件根据保存价值判定归档范围，不具有保存价值的电子文件存留于OA系统，其他电子文件在线向档案系统归档；保管期限为永久和30年的电子文件同时输出纸质文件归档，加盖印章，保管期限10年的电子文件只归档电子文件；OA系统电子文件归档操作由机要员操作。1.在线归档接口。接口以Web service方式调用档案系统标准接口代码，以XML数据格式将电子文件实体文件及元数据等信息传输至档案系统，传递内容包括批示单、正文、附件、流转等信息。电子文件属性信息以条目形式归档至档案系统，审签单以图片形式捕获归档，保持原貌。审签意见以TXT归档，Word文档转换为PDF归档，均自动挂接于条目下，一个主文件归档一个条目，归档命令按钮在OA系统由机要员操作。归档的属性信息字段包含编号（文号）、名称、编制部门、拟稿人、审核者形成时间、归档时间等，文件字段信息与档案系统中设定的字段信息建立了对应关系，确保归档信息有效存储。2.归档操作。电子文件在OA系统中审批完毕后，归档人员点击归档按钮即可完成在线归档。OA系统开发了电子文件保管期限判定功能，归档操作人员确定文件保管期限后可选择随时归档也可定期归档，保管期限未判定将无法归档，而执行了归档操作后，归档人员将不能进行撤销归档操作。保管期限判定不合理则档案管理人员可驳回，重新归档；归档后，归档人员仍可在OA系统中“已归档”文件模块中查阅归档文件，判定无保存价值的电子文件可在OA系统“不归档”功能模块查阅。归档可逐份操作，也可批量归档操作。3.电子文件打印输出、加盖印章、整理、装盒完成归档。OA系统具有打印输出功能，归档电子文件输出的纸质文件由归档人员负责加盖公司或部门印章，如收文在收文处理单中领导签署意见处加盖公司印章，发文在文件落款处加盖印章，阅批件在领导批示处加盖公司印章等。纸质文件归档整理按照档案管理要求。在电子与纸质文件均归至档案部门后，通过档案管理系统Web端导出归档文件清单，办理归档交接手续。归档至档案系统的电子文件由档案管理人员根据档案管理要求进行必要的检查核对、补充著录，具有永久和长期保存价值的电子文件实体、文件目录及元数据由档案人员离线备份。归档前电子文件的真实性、完整性由形成部门负责，归档后的电子文件真实性、完整性由档案部门保障。
四、结语
本文提出的OA系统电子文件归档模式既执行了国家有关电子文件管理的有关规定，又结合了文档一体化管理、企业节约成本等要求，维护电子文件的真实性、完整性和长期可用性，确保电子文件的第二价值，同时降低了归档文件凭证价值风险。
【参考文献】
[1]国家档案局.GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范[S].北京:中国档案出版社,2000.
[2]国家档案局第6号令.电子公文归档管理暂行办法[S].国家档案局,2011.
[3]陈晓晖.电子公文:能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析[J].档案与建设,2012(8):11.
企业OA系统电子文件归档模式选择与实践
