企业一卡通应用场景分析
0应用场景分析的重要性
大型集团或企业,普遍通过智慧一卡通系统协助进行管理,以达到降低管理成本,提升管理效率的目的。
企业的一卡通应用场景,是用户的核心需求和业务管理流程的具象化,关系到开发和提供的一卡通系统服务,是否能够满足企业用户的普遍性、共性使用需求,以及一卡通产品是否能够在市场竞争中存在竞争力,因此,需要重视并分析,以避免给产品研发带来偏差,避免导致出现不能满足项目和用户具体需求的现象发生。
企业一卡通系统的应用场景,按照目前的情况,通常分为外来人员通行、职工(员工)通行、企业智慧办公等类型。
1企业一卡通系统外来人员应用场景
企业外来人员(访客)的应用场景,可分为临时访客和长期访客场景,临时访客一般是当天来访当天离开,长期访客一般是驻厂,一般会驻厂多天以上。
1.1临时访客应用场景
需求和应用场景分析:企业对外来临时访客的管理,普遍利用人工访客机或自助访客机发卡,访客凭卡通行的方式,部分采用的是手机预约后二维码通行,目前因为人脸识别技术的普及,也能够支持刷脸,访客可以使用访客机进行人脸登记,刷脸通关。
场景001-A:外来人员(短期访客)。
当系统部署后,外来人员来到企业办公楼/工厂接待处,跟接待人员说明来意,接待人员打电话给被访人,并提供有效身份证件(身份证、驾驶证等)给接待人员。接待人员在访客机上刷访客的身份证后,访客机自动记录访客信息(如果访客未带有效证件,也可以由接待人员人工在访客机上输入访客信息,例如姓名、手机号、被访人等)。登记身份信息后,接待人员通过访客机发卡(或录入访客人脸),访客获得通行凭证,可以刷卡(或刷脸)通过电梯厅闸机、乘坐电梯到指定楼层,进入指定的会议室。当访客拜访结束,接待人员人工收卡(可设备自动收卡),并开闸放行。或是访客自行手机二维码、刷脸出闸机。
1.2临时访客(长期)应用场景
场景001-B:外来人员(长期,如驻厂10天以上)。
当系统部署后,企业接待人员先从企业HR部门获取外来人员(长期)的相关信息,然后接待人员通过书面或口头等方式跟部门领导进行汇报,部门领导审核通过。接着,接待人员将外来人员的相关信息给到总务部门,总务通过一卡通软件,录入外来人员的人事信息、并开卡和授予基本权限(如进入厂区/大楼、梯控、会议室)。
当办卡成功后,总务将卡交给接待人员,当外来人员来到企业办公楼/工厂接待处,接待人员将卡交给外来人员,外来人员即可刷卡通行(刷脸模式亦类似)。当外来人员驻厂期结束后,由接待人员回收卡,交给总务(或自己)销卡。
2企业员工出入通行管理应用场景
企业的固定人员,一般都是企业员工。企业对于员工的出入通行管理,普遍是刷卡、刷脸、手机二维码。主要的通行应用就是门禁、通道、梯控等。
2.1总体应用场景描述:
需求和应用场景分析:企业对新员工入职的信息登记和授权,可能会有单方授权、两方授权或者多方授权的情况出现。并且,由于大型集团化的企业,存在跨公司调岗,调动的情况。
2.2单方授权应用场景
场景002-A:员工(职工)授权,单方授权。
当系统部署后,新员工即将入职,HR发布新员工入职动态信息后,由总务部门根据HR发布的新员工入职动态信息,在一卡通系统上操作,给新员工录入人事信息、开卡发卡、授权基本权限(例如“进入厂区、办公大楼”、“水控电控”、“就餐消费”、“会议室签到”、停车)和部门权限(“控制电梯进入办公楼层(办公区域内)”、“进入办公室(办公区域内)”、“更衣室门禁”)等。授权完成后,系统可自动将相关信息同步下发。
等新员工入职后,即可使用此卡。(人脸识别的流程类似,只是需要进行人脸的录入)
2.3两方授权应用场景
场景002-B:员工(职工)授权,两方授权。
当系统部署后,新员工即将入职,HR发布新员工入职动态信息
后,HR先在一卡通系统上给新员工录入人事信息,保存后退出一卡通系统。然后,HR通知总务部门已录入新员工信息,可进行下一步的开卡、发卡和授权工作。接着,总务部门在一卡通系统上操作,先给新员工开卡发卡、然后将相应的卡号更新到一卡通系统的人事信息中,并授权基本权限和部门权限等。授权完成后,系统可自动将相关信息同步下发。
等新员工入职后,即可使用此卡。(人脸识别的流程类似,只是需要进行人脸的录入)
2.4三方授权应用场景
场景002-C:员工(职工)授权,三方授权。
当系统部署后,新员工即将入职,HR发布新员工入职动态信息后,HR先在一卡通系统上给新员工录入人事信息,保存后退出一卡通系统。然后,HR通知总务部门已录入新员工信息,可进行下一步的开卡和授权工作。接着,总务部门在一卡通系统上操作,先给新员工开卡发卡、然后将相应的卡号更新到一卡通系统的人事信息中,并授权基本权限。总务完成基本权限授权后,通知用人部门的人事员,人事员登录一卡通系统,然后给新员工进行角色授权(部门权限)等。授权完成后,系统可自动将相关信息同步下发。
等新员工入职后,即可使用此卡。(人脸识别的流程类似,只是需要进行人脸的录入)
2.5离职销卡应用场景
场景002-D:员工(职工)离职,销卡。
员工即将离职,HR发布员工离职动态信息后口头或书面通知总务部门,总务先登录一卡通系统,修改该员工的基本权限和部门权限的有效期,设定在离职当日,所有的权限失效,然后总务手动操作,系统同步数据(最好可以实现无需操作人员手动确定,系统可以自动同步数据,例如,设定在每天的23点50分自动同步数据)。
等该员工离职后,总务在一卡通系统上将该员工卡的权限撤销,然后直接将该员工的人事信息删除即可。
2.6调岗应用场景
场景002-E:员工(职工)本单位内调岗。
员工即将调岗,HR发布员工调岗动态信息后口头或书面通知总务部门,总务先登录一卡通系统,修改该员工部门权限的有效期(但不修改该员工基本权限的有效期),设定在调岗当日,该员工的部门权限失效。设定完成后由总务手动操作,系统同步数据(最好可以实现无需操作人员手动确定。
当员工调岗到新部门后,调岗部门的人事员登录一卡通,为该员工开通部门权限(或者提交开通该员工部门权限的书面申请给到总务部门,由总务帮忙开通部门权限)。开通后该员工即可使用此卡。
场景002-F:员工(职工)跨公司调动。
员工即将调岗,调出公司的HR发布员工跨公司调动态信息后口头或书面通知总务部门,总务先登录一卡通系统,修改该员工所有权限的有效期,设定在调出公司离职当日,该员工的权限失效。设定完
企业一卡通系统的应用场景分析
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