行政管理工作流程 晏国辉
行政管理的主要工作内容:执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行后勤管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。
具体工作流程
一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,确保帐物相符。
部门申请 物品采购 查看库存 检查验收 请购计划单 出入登记 帐物相符 主管审批 月末盘存 监督检查 定期询价议价
二、执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。
三、执行各部门基础设备、设施维修管理
行政部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;
资产分类 建立台帐清单 每月盘存 核对帐物 行政管理工作流程 晏国辉
各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。 维修申请 四、执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 文件、资料收集 六、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门;
七、执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用,例如:车辆养路费、车船税等;并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。 支付各项费用 归类登记管理 统计各项所要交纳费用 申请审批资金 部门主管审批 领导审批签字 文件资料的收发 传真往来 安排维修 维修结束 检查验收 记录备案 分类整理编号 立卷归档 装订成册存放 使用.传阅控制 行政审阅 上传下达 准确记录 八、执行对外关系建立维护
行政管理工作流程 晏国辉
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。
关系建立 沟通协调 档案 经常维护 情况汇报 合理调整
九、执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后,行政部在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。 减少不利影响 处理结果汇报 突发事件出现 主要情况收集 及时汇报领导 妥善解决处理
十、后勤服务保障
行政部要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督,收集员工建议,缓解员工情绪,通过有效途径督促集团公司改善;为员工提供较为良好的生活、工作环境,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。
拟定制度 加强检查 收集建议 安抚员工 提高质量 反馈 员工满意 行政管理工作流程 晏国辉
安全工作是企业的一项重要工作,行政部是安全工作的主要执行部门;日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要充分明确重点安全项目,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
熟悉安全制度 明确安全目标 规划教育培训 提高防范意识
十一、日常事务处理
行政部的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。总体来讲,行政部属于服务保障部门,是为其他部门服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。。
组织实施检查 确保整体安全
当日计划工作 保证正常工作 临时事务处理 提高服务意识 择其轻重处理 注重时效结果 十二、执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。 接受上级交办任务 及时完成 保质保量 汇报结果 确实了解、记录工作要求
行政管理工作流程 晏国辉
行政管理的主要工作流程
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