档案管理工作挑战与机遇
摘要大数据是在云计算和物联网技术之后新出现的一种技术，对企业业务模式以及业务流程产生了深远 影响，并且已经成为吋代发展的必然趋势。从当前我国大数据档案管理工作开展的实际情况入手，本文 结合近年来的先进工作理念，提出大数据在档案管理工作中使用存在的难点和发展机遇。 关键词大数据档案管理挑战和机遇
1引言
信息化进程的加剧以及互联网技术的发展使大部分行业的档案管理工作都开始趋于电子化，以数字的形 式对档案资料进行存储可以从根本上提升资料使用效率。电子档案存储数据量的不断提升使档案数据资 料管理也加入了大数据的行列，需要通过各种新生技术实现档案管理数据化。大数据一般情况下均代表 指数增长的数据，且这部分数据要有广泛可用性，因为这些数据特性明显，所以不可以通过传统的软件 和传统工作技术对其进行研究。
2大数据技术的产生对档案管理的挑战 2.1隐私与安全方面的挑战
隐私安全一直以来都是大数据发展过程中的阻碍因素，而且已经悄然成为大数据在档案管理中应用的主 要挑战之一。隐私和安全问题不仅局限在技术方面，同时也会涉及一些相关的法律问题，在使用大数据 技术时需要明确其定义，让该系统在提升档案资料工作效率的基础上还能保证资料的安全性。从国家的 角度来看，如果机密档案被泄露，会给国家带来巨大损失，影响国家安全系统的正常运行。从个人的角 度来看，如果使用大数据技术的过程中泄露了个人的私密信息，可能也会对相关人员的家庭带来影响。
2.2在存储和数据处理方面的挑战
近年来我国在各行各业中的数据都在呈指数增长，部分地区档案管理工作部门正在使用的存储设备已经 不能满足时代发展的需求。虽然云盘技术的发展在一定程度上缓解了该问题，可以短暂地解决存储空间 不足的问题，但是依然难以满足后期发展的需要。大数据系统会对所有的数据进行分析，并根据分析的 结果来处理相关消息，所以要保证大数据系统的正常运转就必须要更换传统的存储设备。总结近年来的 工作情况发现，如果将和模式的数据传输到云盘中，要消耗大量时间，而且这部分数据是会随着时代 发展而不断变化的，所以数据的时效性比较差，要随时更换数据，提升了工作量。云计算分布式性质也 会影响大数据运作效率，因为大数据系统在运转时需要将数据从存储点传输到处理点上，在这一过程中 如果数据流量过大，会对数据传输速度产生明显影响。在面对该问题时，可以将一些不需要的数据从其 中剔除，或者将数据直接在存储点位置进行处理，简化传输结果量。大数据处理精确性虽然比较高，但 是整个处理过程需要消耗较多的时间，如果对所有数据进行扫描，工作量过大，所以不可能实现。目前 工作人员正在研究如何在获取数据或者存储数据的时候就构建索引结构，全面控制数据处理时冋，提升 大数据系统的运行效率。
2.3在大数据处理技术方面的挑战
首先是容错率方面的挑战，大数据容错计算难度比较大，涉及许多算法，并且想要将安全性提升到 100%基本是不可能的，目前也没有可以达到该要求的容错设备和容错软件，所以系统通常情况下都是尽 量减少出现
失败的几率，使其整体达到可以接受的水平。但是想要将错误几率控制在最低的范围内，需 要大力提升系统研发成本，部分经济条件不允许的地区大数据处理结果精确性比较差。目前比较常见的 档案系统容错率提升方式是将计算任务分配到不同节点来完成对应计算，将所有节点中的一个节点视为 观察节点使用，通过该节点来观察其余的节点是否处在正常工作状态。如果在工作过程中出现错误，只 有部分节点会从零重新开始工作，可以最大程度地减少工作量。其次是可扩展性方面的挑战，传统档案 管理系统平行运算都是依靠硬件来完成的，会通过并行的方式对系统进行处理。但是目前所使用的大数 据系统在分析数据时，档案管理系统则需要通过硬件和分析软件相互搭配才能实现平行运算。大数据档 案系统一般使用云计算的方式完成工作，因为云计算可以对不同工作负荷进行汇聚，所以必须要有更为 完善的资源共享设备才能保证系统的低成本运行，否则会提升运行成本，还会增加数据错误率。
2.4人才方面的挑战
近年来互联网技术、云技术以及大数据技术发展速度比较快，但是相对应的专业人才数量却比较少。许 多地区都存在引入系统之后没有专业工作人员对系统进行利用的情况.数据处理效率也比较低下，影响 工作的正常开展。大数据的发展为传统档案管理工作人员带来了机遇的同时也带来了挑战，而且已经成 为不可逆转的时代发展趋势，所以档案管理人员只有不断地完善自身技能，才能保证在时代发展的前提 下不被淘汰。在对相关技术进行学习时，要从理论知识和实践技能这两方面入手，全面综合近年来社会 范围内先进工作经验，并将这部分工作经验应用到实践中，分析经验的科学性。大数据背景要求工作人 员不仅要有专业化工作技能.还要有与时俱进的工作理念，掌握档案管理人才发展方向与多门技术。比 如现在比较欠缺的大数据深度分析工程师，这部分工程师必须要彻底地掌握申请、使用大数据分析的所 有技术，并且要明白如何通过大数据来实现软件和硬件操作，提升工作效率。目前我国档案管理分布广 泛，涉及各行各业，所以单靠传统的硬件工程师以及数据库工程师是不能满足时代发展需求的，需要从 社会各方面入手，才能保证人才数量与需求之间的关系。
3大数据背景下档案管理发展趋势 3.1提升档案信息资源管理工作效率
前些年的档案管理工作大多是将纸作为媒介，通过卷期进行记录。而随着大数据技术的不断发展，档案 管理也应该从传统的工作模式中转化出来，通过字段以及数据库来管理相关资料。在进行档案统计时， 要从传统的“页”为单位，转变成GB为单位。相关工作人员要打破工作局限，从电子档案收录管理利 用中走岀来，将主要工作精力集中在监控电子档案生成以及保证电子档案的可读性方面，提升档案的安 全性。高速增长的档案数据需要凭借云计算平台为支撑，并对云计算技术进行不断的完善和深入挖掘， 进而实现资源和信息存储的动态发展，常见的大数据档案管理工作流程。
3.2完善档案数据挖掘
前些年比较常见的档案管理工作都是将文档管理作为主导工作来看待，而档案通常都是被动利用状态 的，沉积下来的档案不仅没有人去利用，也没有人对其进行分析。零技术工具挖掘导致档案的利用效率 低下，影响档案自身价值的正常发挥。在大数据时代背景下，档案系统当中不仅会存在较多的文档，还 会存在一部分结构优化数据问题，数据的价值体现也要比文档利用效果更好。相关的档案部门在收集到 数据以后，可以通过对数据使用人员使用需求进行调查的方式来构建数据模型，进而实现数据分类、数 据相关性分析，明确不同数据之间的关系，提升数据的使用效率与数据的价值，打破传统工作理念，保 证档案管理数据挖掘工作的正常开展。
3.3通过大数据技术提升档案管理扩展性
社会的不断发展增加了档案数据量，传统的档案管理工作模式不能实现动态化扩展。许多地区目前都岀 现了数据多、系统弱的问题’工作难度明显提升。大数据与云计算技术相辅相成，云计算技术可以实现 资源存储以及动态扩展.保证资源可以按需分配，提升资源的实际使用效率，这一情况为档案管理系统 可拓展性带来了新的机遇。各地区档案管理工作可以按照云计算框架对档案管理框架进行设计，通过动 态的方式来提升资源与存储资源的增长速度，减少IT系统资金投入量，从侧面提升经济效益。
3.4构建档案资源管理中心
大数据技术的不断发展需要数据与存储功能的支撑，进而实现档案资源统一化管理。为了全面提升档案 安全性以及档案资源综合使用效率，各单位需要对档案进行备份。当前比较常见的备份方式是电子档案 备份，并且需要构建档案备份中心，实现资源共享。首先要对工作流程进行规划，之后验证流程是可行 的。档案管理需要全技术支持，因为档案数据量的增长速度比较快，所以在对档案系统进行设计的时候 要通过云计算等方式，提升档案管理系统的可拓展性，结合服务器扩张需求来减少IT系统投资成本。 」结语
近20年来世界范围内产生的数据总和已经超越了之前3000年世界范围内数据量的总和，所以当今世界 已经走入了数据的时代、人们的生活处处也都离不开数据。从信息获取的角度来看，大数据技术的不断 完善使人们可以更加简便地获取信息，通过网络等媒介对资料和信息进行收集。大数据技术理念比较新 颖，对人们的思维方式以及工作方式产生着巨大的影响，所以人们也需要不断地挖掘大数据的潜力，使 其更好地为我国经济发展服务。档案信息资源是社会发展中必不可少的组成部分，传统的档案信息管理 多以纸为媒介，不论是保存还是査阅难度都比较大，所以要紧跟时代发展的脚步，将大数据理念和档案 管理相结合，提升其工作效率。上文以目前大数据档案管理工作过程中遇到的制约因素为岀发点，从构 建档案资源管理中心、通过大数据技术提升档案管理扩展性、完善档案数据挖掘、提升档案信息资源管 理工作效率等方面提出了相应的完善措施及大数据使用中应当注意的问题，旨在全面提升大数据与档案 管理的契合度，使其在促进档案管理工作开展的前提下，保证我国经济更好更快地发展。 参考文献
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作者：崔洁单位：郑州旅游职业学院
档案管理工作挑战与机遇
