圣才电子书www.100xuexi.com十万种考研考证电子书、题库视频学习平台秘书国家职业资格（三级）核心讲义第4章会议管理考点梳理了解检查会务筹备情况和向领导汇报会议筹备情况的方法。一、会前筹备（一）拟订会议筹备方案1．会议筹备方案的含义会议筹备方案，也称为会议预案，是指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。2．会议筹备方案的作用（1）了解会务工作的全局；（2）加强协调沟通；（3）确保会议目标的实现。3．会议筹备方案的特点（1）全面性和具体性；（2）计划性；（3）明确性。4．拟订会议筹备方案的原则（1）严格时间的原则；1/15圣才电子书www.100xuexi.com十万种考研考证电子书、题库视频学习平台（2）事项明确性原则；（3）会议必要性原则。5．会议筹备方案的内容（1）会议主题与议题；（2）会议名称；（3）会议议程；（4）会议日期；（5）会议时间；（6）会议地点；（7）会议需要的设备和工具；（8）会议文件；（9）与会人员的组成和人数；（10）与会人员的编组；（11）会议的食宿安排；（12）确定会议经费预算；（13）会议的筹备机构和完成任务的期限。6．会议筹备方案的拟写（1）标题。由会议名称加上“筹备方案”组成。但要报上级批准的筹备方案应用“请示”的形式，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。（2）正文。正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。（二）拟订会议的应急方案2/15圣才电子书www.100xuexi.com十万种考研考证电子书、题库视频学习平台1．会议应急预案的作用（1）早做准备；（2）缓解危机，控制事态发展，提高管理效率；（3）出现意外时妥善应对，统一步调。2．会议应急预案的特点（1）有的放矢；（2）预防为主；（3）留有余地。3．制订会议应急方案的原则（1）思想重视；（2）明确责任；（3）物质保障。4．会议应急方案的内容（1）会议中可能出现的意外事件①人员不能按时到会；②场地不匹配；③设备不足或故障；④资料不足或短缺；⑤健康与安全受到威胁；⑥与会者情绪不满；⑦与会者返程出现问题；⑧行为不当。3/15圣才电子书www.100xuexi.com十万种考研考证电子书、题库视频学习平台（2）明确意外事件出现时工作人员的责任（3）处理会议中意外事件的方法①事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；②根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；③解决好设备短缺或损坏问题；④随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；⑤加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；⑥做好与会者的思想工作和解释工作；⑦做好与会人员返程工作；⑧避免出现行为不当的问题。5．会议应急预案的拟写（1）标题。由会议名称加上“应急预案”组成。（2）正文。会议应急预案一般应包括预测的意外情况，预防的措施，处理的方法，责任部门或责任人等。（三）远程会议1．远程会议的含义远程会议，是运用现代通信技术和计算机技术，召集距离遥远的不同地点的单位和人员举行会议的一种手段，是会议活动现代化和自动化的一个重要内容。2．远程会议的类型（1）电话会议；（2）视频会议；4/15圣才电子书www.100xuexi.com十万种考研考证电子书、题库视频学习平台（3）网络会议。3．远程会议的筹备远程会议的筹备程序：（四）检查会议筹备情况1．会议筹备情况检查的作用（1）发现问题，及时纠正。（2）调整计划，改进提高。2．会议筹备情况检查的主要内容（1）会议的准备工作是否充分；（2）文件材料的准备；（3）会场布置情况；（4）环境条件与用品的准备；（5）礼仪接待人员的准备；（6）保卫工作的检查；（7）检查的其他内容。3．会议筹备情况的检查形式（1）会议领导听取会务筹备机构的汇报，然后做出指示，由会议筹备机构负责整改。（2）会场实地检查。4．会议筹备情况的检查程序5/15
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