信息文档管理制度
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1、主题内容与适用范围
1.1本制度规定了国际部各类文档资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
1.2本制度适用于国际部有关公司进出口业务相关信息文档资料的管理。
2、名词术语
文档资料：指国际部收集、归纳、整理的有关国别政策信息、进出口商贸资讯以及对资料的分析、统计的文件材料。
3、管理内容描述 3.1业务流程
3.1.1国际部销售内勤根据信息资料的类别进行编号分类，并加以整理归档；
3.1.2国际部销售内勤根据业务的需要对专题信息进行系统的分析并给以专题的报告；
3.1.3国际部销售内勤根据外贸项目发展需要适时提供背景资料以及相关政策、市场的分析报告。
3.2管理内容描述 3.2.1文档信息分类：
3.2.1.1国家政策性文件：由国家颁发、需企业执行的政策和文件。编码：GW
3.2.1.2公司政策性文件：由集团、销售公司颁布的各种政策、标准、规章制度等文件。编码：GZ
3.2.1.3客户档案：记录与国际部业务相关的所有客户背景资料。编码：KH
3.2.1.4会议记录/记要：业务会议、读书会、临时召开的专题会议形成的会议记录/记要。编码：HJ
3.2.1.5谈判纪要：国际部与外商、接口部门进行谈判所形成的纪要。编码：TJ
3.2.1.6国别资料：收集国际部业务范围内的国家的信息，其中包括国家基本概述、特种车市场信息、特种车供应商信息、市场需求信息等。编码：GB
3.2.2文档制作及编码：
□ □ □ □ □ □ □ □
密级 子顺序号 顺序号 文档类别代码
3.2.2.1顺序号：
各类文档顺序号按编写的先后顺序进行编号，外来文件按收到的先后顺序进行编号。
3.2.2.2子顺序号：
一类文档中有有多个顺序号，而每一个顺序号中又有多个文件，则以子顺序号来区分。
3.2.2.3密级代码： 一般档案------YB
秘密级别------MM
注：客户档案的编制方式见《客户档案管理办法》 3.3交接表单与归档：无 4、检查、考核和仲裁
4.1检查：国际部经理负责对信息工作的指导和检查工作； 4.2考核：国际部销售内勤负责提供每月的信息报告制作；4.3仲裁：提交公司分管领导进行仲裁。
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