任务、时间、地点、车辆安排、音像和会议室准备以及参加接待的院领导和相关人员名单等，呈报主管院长审定。
二、接待工作一般由申请接待的部、科负责准备，并组织实施，综合办公室负责协调。申请的部、科根据工作需要和领导的安排，通知有关部门和领导参加，并准备好相关的接待工作材料和有关资料。综合办公室负责音像、车辆、招待和会议室安排等工作。
三、接待工作中借用的物资，应由当事人及时归还，接待费用应及时结清，经主管领导审查批准后，汇总至院办统一审批报销。
四、接待工作结束后，及时做好文字总结性工作。须对外宣传报导的由主办部、科室做好宣传报道资料准备工作，由院综合办组织实施。
五 行政管理人员挂联制度
一、工作目的
为了加强行政管理部门与临床、医技科室的联系，充分发挥医院职能部门的作用，深入调查研究，促进医院管理工作水平的进一步提高，故推行行政干部与一线科室的挂联制度。
二、主要内容及要求
（一）贯彻落实医院的各项规章制度、决定、决议，做好对科室员工的宣传、解释工作。
（二）坚持每日参加科室晨会交班，重点了解挂联科室的业务发展，科室管理及后勤保障情况，督导临床、医技新业务的开展，听取医务人员和病员的意见，发现问题及时协调解决。
（三）积极反映科室提出的合理化建议，及时向主管院领导汇报。属于自己职责范围内的问题要尽快办理，非职责范围内的工作可协调相关职能部门解决。
（四）认真总结经验，提出建设性的工作建议。
（五）挂联工作由院综合办统一安排。
六 印章使用管理规定制度
一、建立用印登记簿，登记内容包括用印时间、用印科室及个人姓名、用印事由、用印份数、批准人、经办人等，以备查。 二、印章由专人保管，放人保险柜内，随时上锁。
三、印章使用应在办公室进行，不可带出办公室；特殊情况需要拿出办公室时，必须经院办领导批准后，方可带出，带出后，保管人应做到人不离章。 四、文件用印，以文件签发人签字为准。 五、常规用印，由院办领导批准即可。
六、对一般事务性的用印，依照有关规定办理。
七 介绍信管理规定
一、严禁将盖有公章的空白介绍信和证明，发给外出人员自行填写。 二、重要介绍信的开具，必须经院办领导批准后，方可开具。 三、介绍信必须填写持信人的真实姓名和身份。
四、介绍信填写完后方可盖印，同时应加盖骑缝章。必须留有存根、编号。
八 保密工作制度
一、办公室工作人员要认真学习，严格遵守《保密法》及各有关保密工作规定；
二、积极参加保密教育活动，不断提高保密意识，增强保密观念； 三、保密文件的传阅及存档必须严格按有关规定执行；
四、严禁自由主义，必须做到不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记的机密绝对不记；
五、不在私人通讯中涉及机密事项；
六、不在办公室以外的地方存放机密文件，不带机密文件到与工作无关的地方去；
七、不在不利于保密的场合谈论机密，不得将领导的电话、行址告诉不该知道的人，不得泄露领导尚未做出决定，尚未公开的事项。
九 院综合办公室请示报告制度
为了加强科学管理，及时掌握和沟通信息，保持医院管理渠道通畅，让医院领导了解情况，有效地指导工作，特制订此制度。
一、请示的内容
（一）收到的各种文件、函件、紧急公文及电话记录； （二）院内各部门、各科室反映的各种信息； （三）重要的接待活动； （四）重要的保健任务。 二、报告的主要内容
（一）非工作时间内处理的紧急行政事务、重大抢险、救灾、火灾抢救工作情况；
（二）总值班员汇总的问题； （三）外出办理公务的情况；
（四）完成院领导交办的临时性任务情况。 三、经费使用规定
（一）超过一百元以上的财务开支应有预算,并经院综合办公室主任同意； （二）凡一千元以上的开支活动由两个以上人共同实施； 四、工作人员因私休假应提前申请，由办公室统一安排。
五、上述事宜办公室人员应按管理权限首先向办公室负责人汇报； 六、办公室主任不在院时，可直接向主管院领导汇报。
十 院会议室、学术报告厅管理制度
一、医院会议地点
医院会议室指医院大楼四楼小会议室，学术报告厅指医院大楼四楼的会议大厅。
二、管理部门
由院综合办公室负责医院会议室和学术报告厅的管理、使用和会议安排及协调工作（学术报告厅音响由企划部管理）。如有大的活动由企划部进行会场布置。
三、会场使用规定
（一）使用前一天，向院办申报，并注明会议性质和参加会议人数，供院办作好协调准备工作，通知企划部布置会场。 （二）使用当天，在院办做好登记并领取钥匙。
（三）使用完后，务必检查水、电、资产、供气系统和门窗的完好和关闭，保持会议室整洁卫生，并及时将钥匙交回院办说明使用情况。
（四）小会议室，只安排医院及有关部门小型会议和接待使用，学术报告厅则供医院大型会议、活动或学术会议使用。
行政管理制度定稿
