会议室管理制度
1.目的:
为节约公司资源,提高各部门会议效率,保障会议室的正常使用状态,人事行政部现面向公司内部实施会议室使用管理制度,具体事项如下: 2.适用范围:
本制度适用于公司各部门会议室的管理与使用。 3.管理权限:
3.1 行政管理部:全面负责会议室日常管理。 1、会议室使用接收、审核及相关协调工作; 2、会议室物资准备;投影及电脑等设备的管理 3、会后会议室整理 4、负责日常设备检查与调试
3.2 各申请部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 1、会议室的及时申请;
2、会议中会议室内所有器材设备的保管与维护; 3、会议后设备的归还 4.具体流程:
向行政管理
4.1申请:各部门领导/专向负责人需以邮件/书面形式提前向行政管理部进行会议室申请
行政部审会议物资会议室交会议结束4.2 申请时间:因会议等级不同,需准备会议物资,请按照以下标准执行:
设备准备 部门固定会议 电脑、投影设备 话筒、音响设备 无需设备 申请时限 至少1周前申请 至少3小时前申请 至少1小时前申请 至少于30分钟前申请
4.3 会议时限:为提高会议效率,请各部门按需申请。 5.注意事项:
5.1如以个人名义登陆或拷贝重要资料至会议室公用电脑等设备,请认真做好保密工作,严禁传播、泄露公司商业秘密;
5.2 会议室使用人员须爱护设备和物品,人为损坏要按价赔偿。;
5.3 会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则,如遇到会议室占用,行政管理部将负责协调工作;
5.4电脑、投影仪等设备只由行政管理部门进行调试,未经允许,不得随意变动。如出现故障,需立即告知行政管理部。
5.5 本制度自颁布之日起执行起施行。
编制:科创集团行政管理部 审批:总经理 总经理签字:
2011年10月26日
附件一 [会议室使用申请表]
会议室使用申请表
申请部门 经办人 会议室编号 会议时间 开始时间 话 筒 纯净水 物资需求 X展架 其它: 申请时间 联系电话 预计使用时间 年 月 日 年 月 日 星期 预计结束时间 投影仪 水 果 席 卡 电 脑 鲜 花 横 幅 行政部审核 备注
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会议室管理制度11
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