(一)发现突发紧急事件,已超出部门处置能力,不同时跨级上报可能会造成更严重后果的;
(二)对本部门违规操作,同级管理人员在规定期限内未及时纠正;
(三)发生重大有争议事件,部门内部意见存在分歧,需要上级管理部门进行决策的;
(四)上一级管理层指定要求上报的;
(五)国家法律、法规、公司规章制度认为需跨级报告的事项。 第四十四条 定期合规报告或不定期合规报告应按照公司合规报告制度的规定进行报送。
第八节 合规管理的档案与留痕
第四十五条 公司建立合规档案的全方位留痕和档案管理制度。合规总监与合规管理部应将出具的合规审查意见、提供的合规咨询意见、合规监督文档、合规总监签署的公司文件、合规检查工作底稿、投诉举报记录等与履行职责有关的文件、资料存档备查,并对履行职责的情况作出记录。
第四章 合规管理人员管理规范与履职保障
第四十六条 合规总监应当具备良好的道德情操和职业操守,勤勉尽责,严守商业秘密和工作纪律。合规总监应当符合法律法规和监管部门规定的任职条件,依法履行任职手续。
第四十七条 合规总监不能履行职责或者缺位时,公司公司领导及公司经营管理层可以召开临时会议指定一名高级管理人员代为履行职务,代行合规总监的人员不得分管与合规管理职责相冲突的部
门,代为履行职务的时间不得超过6个月。
第四十八条 合规管理人员应当符合以下要求:
(一)合规管理人员应当具备履行职责所必需的专业素质,能够正确理解法律、法规和行业准则。
(二)合规管理人员应当通过持续、系统的教育和培训,提高执业素质。
(三)合规管理人员应当具备正直、敬业的精神,不得屈服于任何机构和个人的压力或不当影响,对于侵犯客户及公司利益的指令或者授意应当予以拒绝,对公司经营管理的合规情况做出独立、客观的判断。
(四)合规管理人员应当具有必要的业务经验,了解证券业务运作,并具有分析、沟通和处理问题的能力与技巧。
(五)合规管理人员履行职责过程中,对与本人利益冲突的事项应当主动回避。
(六)合规管理人员应当保留工作底稿和工作记录,出具的报告应当事实清楚、依据从分、建议合理。
(七)合规管理人员应当严格遵守保密制度,对履行职责中掌握的非公开信息负有保密义务,不得违反规定向其他机构、人员泄露非公开信息。
第四十九条 公司根据合规管理需要,应配备充足数量的合规管理人员,建立合规管理人员定期交流换岗和培训制度,确保各级合规管理人员具备与履行合规管理职责相适应的专业知识和工作职级。合规管理人员的薪酬待遇应不低于公司同级别管理人员的平均水平。
公司应当为合规总监和合规部门开展工作提供足够的费用支持,保障合规工作的正常进行。
第五十条 公司主要业务部门或公司指定部门的合规风控专员可专员或兼职,但不得担任与合规管理职责相冲突的职责,实行派出制并接受合规管理部门和合规总监的垂直管理和考核。
第五十一条 合规总监及合规部门在对合规风控专员进行合规考核或者合规评价时,有合理理由认为合规风控专员的合规工作不称职的,可以要求合规风控专员限期自查并纠正,或者直接撤换合规风控专员。
第五十二条 各部门或分支机构更换合规风控专员的,应在作出决定的两个工作日内将解聘理由以及拟聘合规风控专员的简历与履职情况书面报合规部门备案,合规总监或合规部门如对各部门或分支机构解聘合规风控专员或拟聘合规风控专员的资质条件有异议的,应在五个工作日内提出反馈意见,各部门或分支机构应据此作出合理解释或重新作出决定。
第五十三条 合规管理人员在履职中享有以下权利: (一)知情权。有权参加或列席与履行职责相关的会议,调阅相关文件资料,获取必要的信息,公司相关部门和员工应当给予密切配合。
(二)检查与调查权。根据履行职责的需要,有权开展常规合规检查,有权对违规事项及合规风险隐患进行调查,经营管理层,各部门及员工应予以配合。
(三)报告权。合规总监有权按照法律法规的规定直接向公司领导、公司经营管理层、监管部门及自律组织报告;合规风控专员有
权直接向合规总监或合规部门报告。
(四)合规考核权。通过对各部门或人员的合规情况的综合评价,有权对其进行合规考核,并纳入公司绩效考核体系中。
(五)处理建议权。根据公司合规问责等有关规定,对于合规风险事件及相关责任部门、人员有权提出处理意见和整改建议,并跟踪监督、检查整改措施的制定和落实情况。
第五章 合规问责、举报与绩效考核
第五十四条 本制度所称“合规问责”是指公司对不履行或不正确履行应负的合规职责而导致公司受到或可能受到法律制裁、监管处罚、重大财务损失、声誉损失等严重后果及其他合规风险的行为进行责任追究。
第五十五条 公司遵循“谁主管,谁负责;谁运营,谁负责”的理念,建立明确的合规问责机制,规定和落实公司各级各岗位人员的合规职责,明确调查处理和责任认定的程序,确保发现、处理违规行为时责任明确、措施及时有效。
合规问责的对象包括公司各级合规管理人员、各级管理人员及公司员工。
第五十六条 公司对违法违规行为进行严格的责任追究。违法违规行为的责任追究工作,由公司合规部门等相关部门单独或联合组成调查组进行调查核实并进行定性分析,经公司认定后由公司人力资源部门会合规部门等相关部门提出合规问责处理意见,报公司审批后执行。
第五十七条 各部门、分支机构对合规部门等相关部门进行的合规问责调查等事项应予以积极配合,并按要求提供相关的信息资料。
第五十八条 对于隐瞒合规风险事件的,以及被合规问责后仍再犯或未按规定整改的,公司予以从严处理;对于主动报告合规风险并主动纠正整改以及部门内部严肃处罚的,公司视情况给予主动报告部门或人员从轻、减轻或免除处罚.
第五十九条 公司建立违规举报制度,保障每一位员工都能够正常行使举报违法违规行为的权利。
第六十条 公司将合规管理的有效性和执业行为的合规性,纳入高级管理人员、各部门和分支机构及其工作人员的绩效考核范围。
合规管理部协助合规总监,对公司各部门和分支机构日常的合规管理能力和合规状况进行跟踪评价并计入考核。
第六章 合规评价
第六十一条 公司每年应委托外部专业机构对公司合规管理有效性进行全面评价。必要时,也可由公司聘请熟悉证券行业合规管理工作的外部专业机构或专家协助开展评估工作。
第六十二条 合规有效性评估应充分考虑合规管理环境、合规风险识别与评估、合规管理控制措施、合规管理信息沟通与反馈、合规管理监督等要素,不能因偶然出现违规事件或被采取监管措施,而全盘否定公司合规管理的有效性;也不能因公司一段时间内未发生违规事件或未被采取监管措施而简单认定其合规管理是有效的。
第六十三条 评价工作结束后,公司应向公司领导和经营管理层提交评估报告,并向广东证监局报关合规有效性评价报告。
第六十四条 对于评价中发现的问题,公司相关部门应及时制定整改方案、明确整改责任人和整改时间表,认真抓好整改。合规总监应督促相关部门适时推进整改落实工作,以不断完善公司合规管理体
系,提高合规管理的有效性。
第七章 附则
第六十五条 本制度未尽事宜,依照国家有关法律、法规和准则,以及公司章程的规定执行。
第五十三条 本制度自公司经营管理层审议批准后实施,由公司合规部门负责本制度的解释。