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请购单可以按下达方式下达（批准）以便订货，即在发出采购订单前必须下达请购单。如果请购单通过了所有下达环节，就可以成为采购订单。“下达点”是负责批准请购单的个人、部门或其他组织结构。生成请购单时根据一定条件（请购金额、所需物料的物料组等）自动分配下达方式。
分配和处理
采购员可以生成他们自己负责处理的请购单清单，下一步是选择期望的货源、生成相应的采购订单、下达采购订单或供货商协议。
请购单的主要功能：
□确定物料和服务的数量、日期
□作为进一步处理的基础：批准程序、货源确定、发放采购订单。
5.2报价单申请（RFQ）和报价单
通过向供应商发出报价单申请，由供货商提供报价单。报价单包括供货商提供的特定物料和服务的价格、条件以及附加信息。
报价单申请可由请购单生成或手工输入，传送给若干个供货商。报价单的数据输入到系统中存储的各个报价单申请中。报价单申请和报价单组成一个单元。
图5－4 报价单申请和报价单的处理
采购员可以使用价格比较清单对报价单的价格和条件进行对比分析，以确定最优惠的报价单，数据可自动存储在采购信息记录中，同时可以生成对报价不满意的供货商的回绝信。
报价单申请和报价单的主要特点：
□用户使用相关功能可以直接由请购单生成报价单申请
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□供货商的报价单数据输入到报价单申请中 □报价单作为生成价格准则的基础
5.3采购订单
在采购订单处理阶段，采购员的目的是用最少的时间和工作处理采购订单。因此，一般使用系统中已有的数据生成采购订单。除减轻数据输入的工作量外，SAP系统的有关功能还可以尽量减少发生错误的可能性，以保证数据的一致性。
参考
生成采购订单时，采购人员可以参考请购单，从一个清单中选择请购单并从中生成采购订单的项目，也可以参考现有的采购订单。
如果存在所需物料的合同（长期采购协议），采购员可以参考合同的项目生成下达订单。在下达订单中，只需输入订货数量和发货日期，其他细节如文本、价格、条件可从原合同中拷贝。下图为可用于生成采购订单的参考文档。 图5－5 使用参考方法生成采购订单
采购信息记录
采购信息记录建立供货商与物料或服务之间的联系，包括诸如供货商对某种物料的报价和条件，这是采购的重要信息源。
系统在生成采购订单时可以更新采购信息记录。当生成采购订单的项目时，数据（如有效条件）从信息记录拷贝，只需要输入物料号、订货数量和交货日期。
采购订单的生成
采购订单可以从采购人员处理过的请购单清单中自动生成，同样也可以生成报价单申请和交货进度。
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图5－6 采购订单：项目一览
快捷输入
上图的项目包含了生成文档项目所需的最重要的数据，包括物料号、订货数量和价格、工厂和仓库地点。用户可以在一屏上很快捷地输入许多项目。
生成采购订单：选项
生成采购订单时，采购人员可以使用一些选项（见图5－7） □供货商已知：当已知从哪个供货商采购物料时使用此程序
□供货商未知：当不知从哪个供货商采购物料时使用此程序。输入采购的物料项目后，系统找出并建议可能的供货商，将采购订单的项目分配给选定的供货商，然后可生成采购订单。
□查询已分配的请购单：采购人员可以使用此程序列出所有已分配了货源的请购单，可从此清单中生成采购订单。
科目设臵
科目设臵指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设臵时，系统进行内部检查并且建议帐户号。
多科目设臵
采购订单项目可能需要输入多个科目设臵，例如需要给不同的成本单位如成本中心或项目分配成本，采购金额可用百分比或数量基数的形式分配给不同的成本单位（如成本中心1占10％，成本中心2占20％等）。
科目设臵也可在请购单或合同中指定，然后自动拷贝到使用此类参考文档生成的采购订单中。
SAP订单处理功能的优点：
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□参考文档和快捷输入功能使采购处理更加有效 □自动货源确定功能
□在采购订单项目中，科目设臵可手工输入或由系统指定
5.4草案采购协议
草案协议是指与某一供货商签订的长期采购协议，供应商按某些特定条件提供物料或服务，要求在一定时间内提供一定数量或一定金额的货物或服务。交货或提供服务的日期在另外某个过程说明（通过发出的订货单或基本协议的交货日期附件）。在SAP系统中有两种草案协议：合同和计划协议。
图5－8 草案采购协议的类型
合同
合同可以使用两种基本形式：金额合同和数量合同。（注意在文字和实际中这种概念有多种说法，如“一览子订单”、“一览子合同”、“主协议╲合同等）
金额合同
在金额合同中，按总金额采购货物或服务
数量合同
数量合同中，按总数量采购货物或服务
计划协议
计划协议是一种供货商和用户之间的长期采购协议，其中包括对协议中每个项目所说明的交货进度的后续生成和定期更新。协议说明在协议有效期内的交货总数。
交货计划（供货商计划）
当采购按照计划协议进行时，用户不需要给供货商发出另外的采购订单，而是提供
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定期更新的交货进度。交货进度的每一行都表示一种交货方式，说明交货的数量、日期，如果是JIT交货，则为交货的时间。这些行相当于采购订单，根据交货进度行是否在确认、交换或计划区内来说明采购订单已确认、部分确认或计划。
以计划协议为基础的采购方式的优点：
□缩短处理时间，减少文件处理，交货进度可以代替大量的采购订单
□做到无库存或接近无库存采购，因为说明精确交货时间功能使订货能以JIT原则交付。
□缩短供货商发送每批货物的准备时间。供货商不必一次备齐总的订货数量，可以在一定时期内根据计划逐批发送，使供货商能更好地计划货源。 草案采购协议的特点：
□长期供货协议以规定条件为基础 □明确在规定时期内的采购数量或采购金额
□明确草案采购协议是金额或数量合同还是交货进度协议 □以采购订单或交货进度形式提供服务或物料时为特殊结构
5.5货源
货源是指选择采购物料，可以是内部货源如同一公司内部的工厂，或者是外部货源如供货商。
采购时能使用“货源清单”和“份额排列”来掌握内部和外部货源。货源清单记录和份额排列用于确定货源，即由谁提供物料。
货源清单
货源清单使采购者能管理货源。货源清单包括某一时期内某种物料优先、可行或不
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