调入模式凭证
在“凭证录入”界面,选择菜单〖文件〗?〖调入模式凭证〗,在弹出“模式凭证”窗口中选择一个模式凭证,单击【确定】后,调入所选的模式凭证,在可根据实际情况对该凭证的个别数据项稍作修改后即可保存为一张新凭证,这大大地减轻了用户重复工作量。
编辑模式凭证
进入〖主控台〗→〖财务会计〗→〖总账〗→〖凭证处理〗→〖模式凭证〗,单击“编辑”标签,可进行模式凭证编辑,在这里,您可以对模式凭证进行【浏览】、【新增】、【编辑】、【保存】、【删除】、【复制】等操作。 模式凭证中可以设置现金流量,类似凭证指定现金流量,具体的控制与操作方式参见 “现金流量表—附表项目—有关凭证制作”的有关内容 。
注意:
? 流量为模式凭证非必录项。
? 设置两条以上的分录才能指定现金流量。
? 模式凭证可以不录入金额或者凭证不平衡也可以保存。
双敲审核
双敲审核主要是满足金融、证券等一些特殊行业的需要,通过对凭证的二次录入,达到系统自动审核凭证的目的。
在“主控台”界面,选择【财务会计】?【总账】?【凭证处理】?【双敲审核】,打开如图4-10“双敲审核”界面:
图 4-10
选择凭证字和凭证号后,进行凭证分录的录入,如果录入的凭证分录在凭证序时簿中有科目、核算项目、借贷金额都相同的凭证分录,才可以进行下一条凭证分录的录入,审核完毕,继续进行下一张凭证的录入。进行双敲审核操作时也遵循审核人和制单人不为同一人的原则。
标准凭证引入
现在大部分企业开发了MIS(管理信息系统),财务作为企业MIS的一部分,就需要与MIS系统或其它业务系统进行数据交换。总账系统提供了“引入/引出标准凭证”功能,使得财务软件系统可以从其它模块引入数据和引出数据为多种格式。
标准格式凭证是总账系统之外的一个数据文件,它可以由其它系统生成,作为总账系统与其他系统传递数据的接口。标准凭证的数据结构可在总账系统安装目录下的expvch..txt中找到。标准凭证是一个DBF文件格式或INI文件格式,Dbase,Foxbase,Foxpro,Excel等系统可以直接读取。
标准凭证的引入操作如下:
1. 在“主控台”界面,【财务会计】?【总账】?【凭证处理】?【标准凭证引入】,弹出“标准凭证引入”向导对话框; 2. 指定引入凭证库的名称和存放位置; 3. 确定引入凭证范围; 4. 设置凭证检查选项; 5. 引入标准凭证。
单击【开始引入】, 您就可以进行标准凭证的引入了。在此之前,您可以单击【检查凭证错误】来查看一下将要引入的凭证是否存在错误及能否正确引入。
标准凭证引出
在“主控台”界面,【财务会计】?【总账】?【凭证处理】?【标准凭证引出】,打开“标准凭证引出”向导;单击【下一步】,向导窗口将引导您进行标准凭证的引出操作。 第一步,指定引出文件名及存放位置。单击【
】,在弹出如图4-11的对话框中,指定引
出文件的存放路径及文件名,确定后,单击【下一步】;
图 4-11
第二步,通过设定以下选项,确定引出凭证的范围:并单击【下一步】;如图4-12:
图 4-12
相关内容见表4-6:
数据项 凭证日期 凭证号 凭证类别 未过账凭证 已过账凭证 机制凭证 说明 数据项 科目代码用点分隔 忽略多余的核算项目 表 4-6
说明 第三步,单击【检查凭证】,系统将自动检查是否有无法正确引出的凭证。如图4-13:
图 4-13
第四步,单击【开始引出】,系统开始将指定范围内的凭证引出到指定的路径下。引出完毕后,显示引出结果。
凭证报告
凭证录入界面【查看】?【凭证报告】或会计分录序时薄界面【查看】?【凭证报告】,系统可以提供凭证报告。您可以选择单个期间、单个凭证字及凭证号范围查看凭证报告,默认为当前期间,凭证字默认为全部。
凭证报告包括:各凭证字的最大最小号数,凭证张数,附件张数,最大最小日期;凭证断号情况、凭证作废情况。
凭证作废、反作废
系统提供凭证“作废”、“反作废”功能。凭证录入界面“编辑”菜单、凭证查询界面“编辑”菜单、会计分录序时薄右键菜单均可以进行操作。
凭证只能在可修改状态下执行作废。凭证已复核、已审核、已核准、已过账、已结账、已核销凭证不允许作废。由业务系统生成的机制凭证、已经预算扣减的凭证不允许作废(包括总账期末调汇、结转损益、自动转账生成的凭证)。
作废凭证在系统中保留,不参与会计的记账。有作废标志,允许删除。
作废的凭证不允许修改、过账、复核、审核、核准、指定现金流量、发送内部往来信息。 您可以对已经作废的凭证反作废。凭证反作废后,恢复为正常状态。
凭证整理
操作前提:
只有在“用户设置”中设置了相关的权限,用户才可以进行凭证整理。
凭证查询界面〖编辑〗菜单下以及会计分录序时簿右健菜单增加【凭证整理】功能,将凭证号码重新排列。
如选择【按凭证日期重排凭证号】的选项,可按凭证日期重排凭证号,否则按原来的凭证顺序。
凭证整理只对可修改状态凭证、已复核的凭证、已作废凭证起作用,对已审核、已核准、已过账凭证、已结账期间的凭证不起作用。
该功能需与系统参数-凭证页签设置中的两个选项:“凭证号按期间统一排序”、“凭证号按年度排列”结合处理。
温馨提醒:
该操作是不可撤消的,用户将凭证号码重新整理后,您原来已经打印的凭证需要重新打印。所以进行此操作时要特别小心。
往来
往来业务管理是财务管理的重要职能之一, 系统提供了往来业务管理的功能。通过设置、核销、对账单、最后账龄分析表等一体的设置和处理,可以实现往来业务的管理。 在往来管理这一个模块中,分为〖核销管理〗、〖往来对账单〗查询、〖账龄分析表〗这三大部分。核销的业务处理,此过程为一个非必须的业务流程,不进行核销处理也可以进行往来对账单查询和账龄分析表的查询。如果需要对一些往来业务的账龄按每笔业务进行计算,则需要进行核销的处理;如果只需对账龄进行一个粗略的计算,则可以不进行往来核销的处理。
总账系统中的往来业务的处理提供了两种处理方式,分别是不进行往来业务核销和进行往来业务的核销。如果进行往来业务核销的业务处理,必须在系统参数中将<启用往来业务核销>的这个选项选中,否则进入【核销管理】将给出提示,不允许使用往来业务核销功能。
往来管理的主要内容有: ? 与往来业务相关的设置 ?? 核销管理 ? 往来对账单 ? 账龄分析表
与往来业务相关的设置