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实用帮助——审核方案目的的示例
审核方案目的的例子包括:
a) 满足管理体系标准认证的要求; b) 验证与合同要求的符合性; c) 获得并保持对供方能力的信任; d) 有助于管理体系的改进。
5.2.2 审核方案的内容
审核方案的内容可以变化,并受被审核组织的规模、性质与复杂程度以及下列因素的影响:
a) 每次审核的范围、目的和期限; b) 审核的频次;
c) 受审核活动的数量,重要性,复杂性,相似性和地点; d) 标准、法律法规和合同的要求及其他审核准则; e) 认可或认证/注册的需要;
f) 以往的审核结论或以往的审核方案的评审结果; g) 语言、文化和社会因数; h) 相关方的关注点;
i) 组织或其运作的重大变化。 5.3 审核方案的职责、资源和程序 5.3.1 审核方案的职责
管理审核方案的职责应当由基本了解审核原则、审核员能力和审核技术应用的一人或多人承担。他们应当具有管理技能,了解与受审核活动相关的技术和业务。
负责管理审核方案的人员应当: a) b) c) d) e)
确定审核方案的目的和内容;
确定职责和程序,并确保资源的提供; 确保审核方案的实施; 确保保持适当的审核方案记录; 监视、评审和改进审核方案。
5.3.2 审核方案的资源
识别审核方案所需资源时应当考虑:
a) 开发、实施、管理和改进审核活动所必要的财务资源; b) 审核技术;
c) 实现并保持审核员能力以及改进审核员表现的过程;
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d) 获得适合具体审核方案目的有能力的审核员和技术专家; e) 审核方案的内容;
f) 路途时间、食宿和其他审核所需要的。 5.3.3 审核方案的程序
审核方案的程序应当明确以下内容: a) 审核的策划和日程安排; b) 确保审核员和审核组长的能力; c) 选择适当的审核组并分配其任务和职责; d) 实施审核;
e) 适用时,实施审核后续活动; f) 保持审核方案的记录; g) 监视审核方案的业绩和有效性;
h) 向最高管理者报告审核方案的总体实现情况。 对于较小的组织,上述活动可在一个程序中描述。 5.4 审核方案的实施
审核方案的实施应当明确以下方面: a) 与相关方沟通审核方案;
b) 审核及其他与审核方案有关活动的协调和日程安排;
c) 根据7.6和7.5条款,建立和保持评价审核员及其持续专业发展的过程; d) 确保审核组的选择; e) 向审核组提供必要的资源; f) 确保按审核方案进行审核; g) 确保审核活动记录的控制;
h) 确保审核报告的评审和批准,并确保分发给审核委托方和其他特定方; i) 适用时,确保审核后续活动。 5.5 审核方案的记录
应当保持记录以证实审核方案的实施,包括: a) 与每次审核有关的记录,如: ——审核计划, ——审核报告, ——不符合报告,
——纠正和预防措施的报告; ——适用时,审核后续活动的报告。 b) 审核方案评审的结果;
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c) 与审核人员有关的记录,覆盖诸如以下方面: ——审核员能力和表现的评价; ——审核组的选择; ——能力的保持和提高。
记录应当予以保存并以适宜的方式予以保管。 5.6 审核方案的监视和评审
应当监视审核方案的实施,并按适当的时间间隔进行评审,以评定其是否已达到目的,并识别改进的机会。结果应当向最高管理者报告。
应当利用业绩指标监视诸如以下特性: ——审核组实施审核计划的能力; ——与审核方案和日程安排的符合性; ——审核委托方、受审核方和审核员的反馈。 审核方案的评审应当考虑诸如以下内容: a) 监视的结果和趋势, b) 与程序的符合性, c) 相关方变化的需求和期望, d) 审核方案的记录, e) 替代的或新的审核实践,
f) 在相似情况下,审核组之间表现的一致性。
审核方案评审的结果可以导致采取纠正和预防措施以及改进审核方案。
6. 审核活动 6.1 总则
本章为作为审核方案一部分的审核活动的策划与实施提供了指南。图2给出了典型审核活动的概述。本章的适用程度取决于特定审核的范围和复杂程度以及审核结论的预期用途。
审核的启动(6.2) ——指定审核组长
——确定审核目的、范围和准则 ——确定审核的可行性 ——选择审核组
——与受审核方建立初步联系
文件评审的实施(6.3) 无忧商务网 www.5ucom.com 共享和传播管理资源,引导管理人事先卓越管理 无忧商务网 www.5ucom.com 共享和传播管理资源,引导管理人事先卓越管理
——评审相关管理体系文件,包括记录;
并确定其针对审核准则的适宜性和充分性
现场审核的准备(6.4) ——编制审核计划
——审核组工作分配 ——准备工作文件
审核报告的编制、批准和分发 (6.6)
——编制审核报告
——批准和分发审核报告 现场审核的实施(6.5)
——举行首次会议 ——在审核中进行沟通
——向导和观察员的作用和职责 ——收集和验证信息 ——形成审核发现 ——准备审核结论 ——举行末次会议
审核的完成(6.7)
审核后续活动的实施(6.8)
注: 虚线表示审核后续活动通常不视为审核的一部分.
图2——典型审核活动的概述
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6.2 审核的启动 6.2.1 指定审核组长
负责管理审核方案的人员应当为特定的审核指定审核组长。
在进行联合审核时,各审核组织在审核开始前就各自的职责特别是审核组长的权限
达成一致,这一点非常重要。 6.2.2 确定审核目的、范围和准则
在审核方案总体目的内,一次具体的审核应当基于形成文件的目的、范围和准则。 审核目的确定审核要完成的事项,可包括:
a) 确定受审核方管理体系或其一部分与审核准则的符合程度; b) 评价管理体系确保满足法律法规和合同要求的能力; c) 评价管理体系实现规定目标的有效性; d) 识别管理体系潜在的改进方面。
审核范围描述了审核的内容和界限,例如:实际位置,组织单元,受审核的活动和过程以及审核所覆盖的时期。
审核准则用作确定符合性的依据,可以包括所适用的方针、程序、标准、法律法规、管理体系要求、合同要求或行业规范。
审核目的应当由审核委托方确定,审核范围和准则应当由审核委托方和审核组长根据审核方案程序确定。审核目的、范围和准则的任何变化应当征得原各方同意。
当实施结合审核时,重要的是审核组长确保审核目的、范围和准则适合于结合审核的性质。
6.2.3 确定审核的可行性
应当确定审核的可行性,同时考虑诸如下列因素的可获得性: —— 策划审核所需的充分和适当的信息, ——受审核方的充分合作, ——充分的时间和资源。
当审核不可行时,应当在与受审核方协商后向审核委托方建议替代方案。 6.2.4 选择审核组
当已明确审核可行时,应当选择审核组,同时考虑实现审核目的所需的能力。当只有一名审核员时,审核员应承担审核组长全部适用的职责。第7章包含了确定所需能力的指南,并描述了评价审核员的过程。
当决定审核组的规模和组成时,应当考虑下列因素: a) b)
审核目的、范围、准则以及预计的审核时间; 是否结合审核或联合审核;
c) 为达到审核目的,审核组所需的整体能力;
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