网络环境下学院档案管理工作创新研究

网络环境下学院档案管理工作创新研究

作者：方照燃

来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第3期

文/贵州交通职业技术学院 方照燃

【摘要】现阶段，我国已经进入了网络时代，网络对人们的生活产生了重要影响，人们的生活水平不断提高，人们的精神需求也不断增长，对档案管理工作也更加重视，尤其是各个学院更加重视档案管理工作，注重档案管理工作的创新。基于此，研究网络环境下学院档案管理工作的创新措施十分必要，本文的研究具有重要的价值。

【关键词】网络环境；学院档案管理；创新

档案管理工作一直是一项重要的工作，通过档案管理，可以对档案内容进行深入的了解，确保档案管理工作的顺利实施，发挥了重要的作用。尤其是通过信息化档案管理，可以解决传统档案管理中存在的弊端，提高档案管理质量。由此可见，在网络环境下开展学院档案管理工作十分重要，直接关系到档案管理的效果。

一、网络环境对学院档案管理工作的影响

网络环境对学院档案管理工作具有较大的影响，其影响主要体现在两个方面：一方面，网络环境是档案管理的基础，做好档案管理工作，离不开信息技术的支持，在网络环境下，做好档案管理工作，可以打破原始格局，解决传统档案管理存在的弊端，发挥档案管理优势，为档案管理工作创造有利的条件，营造良好的环境与氛围。利用信息技术进行档案管理，还可以打破地域限制，实现信息共享，使人们在任何地域都可以获得想要的信息，可以有效进行档案管理，为档案管理打下良好的基础。另一方面，在网络环境下，促进档案管理工作的创新，需要加强知识管理，做好档案管理工作。档案信息资源管理主要以信息库、数据库的形式出现，网上档案信息还有声音、视频、图像等，可以方便档案管理，扩大档案管理范围，将信息管理、知识管理紧密结合，加强档案管理，促进档案管理工作的顺利开展。

二、网络环境下加强学院档案管理工作的措施

（一）建立完善的信息反馈渠道。就档案管理而言，注重档案信息管理，建立完善的信息管理渠道十分重要，是加强学院档案管理的重要环节，是了解、掌握社会价值的客观依据。建立完善的信息反馈渠道需要注意以下几点：第一，建立完善的规章制度，加强档案利用效果，确保档案管理人员需要按照规章制度办事，需要在工作上规范行为，达到档案信息使用的目的。第二，对档案管理者进行职业道德教育，强化档案管理责任意识，发挥档案工作人员为社会服务的意识，提升工作的主体性，方便开展档案管理工作，建立完善的信息反馈渠道。第三，完善信息反馈渠道，可以提高档案管理效率与质量，为档案信息化管理创造有利的条件。

（二）开展在线服务，实现信息共享。开展在线服务，是实现信息共享、做好档案管理工作的关键，在学院档案管理工作中发挥了重要的作用。开展在线服务，实现信息共享需要注意以下几点：第一，在网络时代，工作方式、生活节奏以及学习模式发挥了较大的变化，人们更加注重信息的时效性，学院档案管理工作也是如此，注重信息的实效性、可读性与准确性，在档案管理过程中，更加注重信息的变化，更加注重工作效率与质量，因而，开展在线服务十分重要，可以发挥重要的作用。第二点，档案部门需要积极开展信息服务，需要在网页中进行信息发布，在档案管理中发挥重要的作用，提高档案管理效率，实现信息共享，为学生提供全方位的档案信息服务。

（三）树立档案意识，养成良好习惯。在学院档案管理过程中，需要树立档案意识，加强档案管理，做好档案管理工作，养成良好的行为习惯，才能够提高档案管理质量，在网络环境下进行高效的档案管理。树立档案意识，养成良好习惯需要注意以下两方面内容：一方面，建立专门的档案管理部门，明确管理权限与职责范围，同时，开展问责机制，提高档案管理的约束性与制度性，确保管理工作的顺利开展。同时，需要树立自动档案管理意识，加强培训与宣讲工作，使档案管理人员意识到档案管理的重要性，树立档案意识。另一方面，可以建立健全监督考核机制，通过监督考核，使管理人员在实践中积累经验，树立档案意识，养成良好的行为习惯，提高档案管理质量，确保学院档案管理工作的顺利开展。总而言之，树立档案意识，养成良好习惯十分必要，是有效开展学院档案管理工作的关键，是保障档案管理工作质量的有效途径。

（四）运用先进的自动化管理设备。在档案管理过程中，先进的管理设备发挥了重要的作用，通过运用先进的自动化管理设备，可以提高管理质量，提高档案查找的便捷性，同时提高工作效率与质量。例如，在积极引进先进管理设备后，可以建设一个现代化档案资料存放室，可以对室内的湿度与温度进行有效控制，做好防水、防火设施，提高档案管理的安全性与可靠性。还可以引进大型电子存储设备，对档案资料进行有效的管理。另一方面，运用先进的自动化管理设备，可以对档案进行定位，还可以对各种形式的资料进行有效的管理，再加上信息技术与网络技术的支持，还可以进行现代化管理，通过drm技术进行综合管理，提升档案的完整性与真实性。

三、总结

总而言之，在网络环境下做好学院档案管理工作十分重要，是提高档案管理质量的直接手段，通过完善信息反馈渠道，开展在线服务，实现信息共享，可以加强学院档案管理，为学院档案管理打下良好的基础，保障档案管理质量，确保档案管理工作的顺利实施。