文控管理办法

由天下分享时间：2024/7/7 14:23:37 加入收藏我要投稿点赞

山东凯源木业有限公司

山东凯源木业有限公司管理文件

文件编号：KY-MTRX-B001 版次：A/1

文控管理办法

1 总则

1.1 目的

为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。

1.2 适用范围

本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。 1.3 职责权限

1.3.1 人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。 1.3.2 总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。 1.3.3 董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。 1.3.4 人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。

关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：

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1.4 文件定义

1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。

1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。

1.5 分类及定义

1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。

1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。

1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。

1.6 分级标准

1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件

关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：

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二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件 2 文件结构及编写标准

2.1 页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。

2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗” “居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。

2.3 文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中”编写。

2.4 文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。 2.5 文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。 2.6 文件编号：一级编号以阿拉伯数字1加空格一个字符，以此类推；二级编号以一级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推。最高设四级编号，四级编号后细项以◆为编号。（示例：一级编号1+空格；二级编号1.1+空格；三级编号1.1.1+空格；四级

关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：

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编号1.1.1.1+空格）

2.7 页脚：包括文件类别、抄送详情、编订日期、生效日期、页码，小五号宋体不加粗左对齐编写。

2.8 段落行间距：文件名行间距为一倍间距，段前、后各增加1行，文件正文为单倍行间距。

2.9 段落缩进：分段落为首行字符缩进2字符。 3 文件分类编号设定

□□ □□ □□ □ □□□ 文件类别代码

文件流水号传达层级部门编码

公司代码

3.1 文件编码说明

3.2 公司各部门及分公司各部门下达的每一个文件只允许有唯一的一个编码。