2.3.4.5.
23
项目管理
1.2.1.2.1.2.3.1.2.
股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告集团公司资产管理相关文件二级公司经营责任书等二级公司经营情况有关资料项目可行性研究报告、合同、协议等项目资料、介绍等
疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等疑难应收款各类统计表企业注销方面的申请与批复文件
有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等）物资政策及货源状况的调查材料物资供应计划。物资申请或采购计划。
长期长期长期长期长期短期长期短期长期长期长期短期短期
清欠帐款管理
4
清企管理 (按企业设置)
4
物资管理
1
物资供应
一级类目
代号
名 称
代号
二级类目
名 称
代号1
4
物资管理
23
5
其它
三级类目
名 称物资供应
3.1.2.3.
废旧物资管理
1.1.2.3.
1
市场-销售 (按产品设置)
4.5.6.7.8.
用户档案 (按用户设置)
1.2.3.
归 档 范 围
物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。存货管理文件材料。验收入库文件。物资发放凭证。
废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。市场调查报告及调查所得材料等。市场预测方面的报告、计划、分析等产品销售计划及其编制依据材料有关销售策略以及考核等文件材料
产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表产品广告、样本、展销等宣传材料产品销售及发运记录、台帐、统计表。产品销售服务文件材料。
用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)产品购销合同、协议售后服务文件材料
保管期限
长期—短期
长期短期短期短期短期长期长期长期长期长期短期短期短期长期长期长期
4
经营管理类
仓库保管
5
营销贸易类
1产品销售
2
4.1.2.
2
经营贸易
按项目设置 3.
4.5.1.
3
商标管理
2.3.1.
1
安全与能源
2.3.1.
2
质量管理
2.3.4.
其它
售货确认书或有关销售的合同、协议货物发票、运单、装箱单、提单、保险单进出口贸易的各类单证
客户资料(包括客户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)其它商标设计文件商标报批和注册文件商标管理和应用文件
安全生产的法规、计划和条例及教育材料。工伤事故处理文件材料。
能源管理制度与标准、计划、执行及培训等文件质量计划、质量管理制度
质量管理教育材料及质量管理活动文件
各类质量达标、认证文件(如：ISO、GMP文件等)
标准化管理工作，各种标准化档案。(如：国家、行业、企业内部标准等)
长期—短期
长期长期长期长期短期永久永久永久—长期长期—短期
长期长期—短期
长期短期长期长期
6
生产管理类
一级类目
代号
名 称
代号
二级类目
名 称
代号
三级类目
名 称
1.2.3.4.5.1.2.3.
1
前期准备阶段试制、试验
阶段正式生产阶段
1.1.2.3.1.
技术发展的计划文件。技术引进项目管理文件。技术协作项目计划、协议等技术改造文件。
科技成果管理(包含技术服务或转让或推广生产)。科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报告等。各种计量检测工作。
环境保护检测与控制，污染治理等。
调查研究、计划决策文件及产品设计和工艺准备方面文件。产品试制文件。产品试验文件。产品鉴定文件。产品批生产记录
归 档 范 围保管期限
长期长期长期长期长期长期—短期
短期短期长期长期长期长期长期—短期
3
科技管理
6
生产管理类
其它
4
7产品类
产品 1
产品种类设)
(按
23
2.3.
4
2
原辅包材 12
评优按材料种类
设置科研准备阶段试验研究阶段总结鉴定阶段成果和奖励 申报阶段推广应用阶段
1.1.1.1.
产品批检验记录生产(QA)控制记录
产品评优从申报直至批准的全过程文件包括批检验记录、物料供应厂商资质证明课题选择、开题论证、课题评审等文件
科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报告等。
长期—短期长期—短期长期—短期
短期长期—短期长期—短期长期—短期长期—短期长期—短期
长期长期长期长期长期长期长期长期长期
8
科学技术类
按研究课题
设置
345
1.1.1.1.2.3.1.
科研报告、鉴定会议记录、经专家签证的科研成果鉴定书等文件
成果专利和奖励申报与审批材料，专利证书，获取经济效益和社会效益的证明文件等。课题推广应用计划，应用效果调查，反馈信息及改进意见等。购置、验收、调试文件使用维修文件旧设备处理文件
购置、验收、调试阶段相关文件使用维修阶段产生文件更新改造阶段文件旧设备处理文件
1
办公设备按设备种类设
9
设备仪器类
(按设备性质设置)
2
生产设备
按设备种类设
2.3.4.
34
科研设备其它
按设备种类设按设备种类设
归档范围同生产设备
如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）
一级类目
代号
名 称
代号
二级类目
名 称
代号12
三级类目
名 称
1.2.3.
归 档 范 围
立项阶段文件（项目申报、地质勘探、使用土地、动拆迁、工程申照、招投标及项目监理方面的合同、协议、报告等文件）。
设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和设计合同、设计计算书及说明书、工程概算等）
施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合同、协议、预决算、竣工图、施工技术资料、技术管理资料、施工管理资料；工艺设备安装工程等）4.
竣工阶段文件（初验文件材料、试生产文件材料、竣工验收文件、审计文件、声像材料等）
保管期限
立项阶段
永久—长期永久—短期
1
0
设计阶段
基本建设类
按项目设置
345
施工阶段竣工阶段其它
永久—短期永久—长期
短期
1.
1
凭证
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等15年永久25年15年15年
固定资产报废 清理后保存5年
其中：涉及外事和入股的会计凭证1.2.3.
现金和银行存款日记帐明细帐总帐
固定资产台帐（卡片）辅助帐册、备查薄涉及外事和入股的帐册
月、季度会计报表（包括文字分析）年度会计报表（包括文字分析）会计移交清单会计档案保管清册会计档案销毁清单银行余额调节表银行对帐单
2帐簿
4.5.6.
11会计档案类
3
报表
15年永久3年永久15年永久25年5年5年永久
1.2.1.2.
4其它
3.4.5.
1
在职员工档案退休员工档案
其它证书奖状奖杯(牌)其它照片
反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等国家级上海市、部级区、局级
反映本公司主要职能活动的照片
参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行
12
员工档案类
231234
永久永久永久长期短期永久—长期
1314
代号
实物档案类声像档案类一级类目
名 称
1代号2
二级类目
名 称录音带录像带其它磁带磁盘光盘其它
代号
三级类目
名 称
反映本公司主要职能活动的录音带反映本公司主要职能活动的录像带
归 档 范 围保管期限
永久—长期永久—长期永久—长期
14
声像档案类
341234
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘
永久—长期永久—长期永久—长期永久—长期
15
电子档案类
2.3.1)
档号的组成
本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。编号格式和示例
按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于0~4类和6类，可增设三级类目。
卷内流水号 案卷流水号 年份（用四位表示） 例如： 1 ? 1 ? 2001 — 1
/ 8
卷内流水号案卷流水号年份（用四位表示） X ? X ? XXXX — XX / XX 二级类目 一级类目
2) 按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于第11类和第15类。 X ? X ? XXXX — XX 案卷/实体流水号 年份（用四位表示） 二级类目 一级类目
3) 按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于5类及7~10类。 X ? X ? X — XX / XX 卷内流水号 案卷流水号 三级类目 二级类目 一级类目
例2：
二级类目（董事会）
一级类目（决策类）
上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。例如： 11 ? 1 ? 1996 — 62
案卷流水号年份（用四位表示）二级类目（凭证）
一级类目（会计档案类）
上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。
例1： 7 ? 1 ? 3
? 3 — 12 / 09
卷内流水号案卷流水号
阶段代号（正式生产阶段）产品代号
二级类目（产品）
一级类目（产品类）
上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。例3（特例）：
企业管理手册中国某某档案管理手册doc771
