项目采购合同管理办法
1 范围
本标准规定了项目采购合同管理管理内容和方法。本标准适用用昊华鸿鹤项目采购合同管理。2 规范性引用文件
下列标准包含的条文，通过本标准的引用而构成为标准的条款。在标准出版时，所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《中华人民共和国合同法》3 管理内容和方法
为规范项目采购合同管理工作，健全自我保护和自我约束的机制，根据昊华鸿鹤《合同管理办法(修订)》，结合项目采购实际情况，特制定本办法。
本办法所称项目采购合同(以下简称合同)是指公司作为平等主体与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止买卖权利义务关系的协议。
3.1. 合同的订立
3.1.1 订立物资采购合同，一律采取书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
3.1.2 公司推行合同示范文本制度。订立物资采购合同时，凡有该类合同的示范文本的，原则上应使用示范文本，如确有特殊原因无法使用的，应在双方签字盖章前将非标准物资采购合同文本送交公司法律事务机构审查认可。
合同示范文本是指公司法律事务机构或国务院有关部委和直属机构或有关民间组织制定的标准合同格式文本。
3.1.3 属下列情况之一的，必须订立合同书：同种物资一次性采购金额在3万元以上的；有订金、预付款的；市外采购的物资；
在产品质量、交货期、包装物等方面有特殊要求的；年度意向性合同。
3.1.4 一般物资的合同谈判由类别采购科对外进行；重要物资等的商务谈判，应有项目采购部领导参加；涉及技术、质量方面有特殊要求的，应有使用单位及技术管理部门的参与；重大项目的商务谈判或谈判涉及法律关系复杂的，还应有法律顾问参与，必要时应有昊华鸿鹤分管领导、主要领导参加。
3.1.5 公司推行合同委托代理制度。除主持行政全面工作的负责人外，分管领导、类别采购科长、类别采购员工都必须在取得相应的授权后，方可代表公司订立物资采购合同。
3.1.6 取得委托授权是委托代理人代表公司签订合同的依据，委托代理人的代理权限发生变更、解除劳动合同、换岗的，需重新办理授权手续。
3.1.7 合同必须由委托代理人亲自签名，禁止各部门未经授权的员工在合同上签名。3.2. 合同生效前的审查
项目采购合同文本必须报送综管科合同管理员审查，其中重大合同必须报公司法律事务机构进行审查后，方能报领导审批。
3.2.1 合同生效前的审查围绕如下事项进行：
按公司内部管理程序，订立合同的计划、决议、决定等相关前置条件；对方经办人的授权和身份；对方当事人的主体资格；
合同条款的合法性、规范性、可行性。
3.2.2 下列合同属重大项目采购合同，在自审后,还应报公司法律事务室审查：涉外(含港、澳、台)合同；
合同金额在100万元以上的项目采购合同；
涉及公司重大利益的合同，以及由法律事务室参与从可行性研究、风险预测、商务谈判、合同起草至签约全过程的合同。
3.2.3 合同的审批
类别采购员在拟定合同后，应填写《物资采购合同签章审批单》连同合同文本等相关依据，由类别采购科长审核后，报送合同管理员或法律事务室，就合同签订的相关条款进行审查，对有前置条件，且符合现行法律法规、政策和公司利益的，即在《物资采购合同签章审批单》上签字通过。否则，应提出书面意见，类别采购员按意见修改后，再报送审查。经法律条款的审查后，类别采购员还应就合同签订的渠道、价格等要素按审批权限报有关领导审批，合同金额在20万元以内，项目采购部领导审批，合同金额在20万元以上50万元以下需昊华鸿鹤分管领导审批，合同金额在50万以上还需昊华鸿鹤主要领导审批。经昊华鸿鹤公司领导审查后，方可加盖合同专用章。
3.3. 合同履行的监控
3.3.1 类别采购员应对合同的履行情况作详细全面的书面记录，综管科合同管理员应监控合同的全面、实际履行，公司法律事务机构对合同的履行情况定期进行检查。
3.3.2 项目采购合同生效后，对方当事人不履行合同义务或履行合同义务不符合约定条件的，类别采购员应及时采取保护诉讼时效和防止损失扩大的措施，同时向公司法律事务机构通报情况，寻求法律支持。涉及公司不能履行合同的，应及时与对方当事人签订变更或终止合同的协议，防止发生纠纷。
因合同纠纷启动诉讼或仲裁程序的，类别采购员应将合同文本及相关资料复印件及时报送公司法律事务机构，并协助纠纷的处理。
3.3.3 生效的合同在履行完毕前需变更、终止或转让的，类别采购员代表公司与对方当事人签订的
相关协议，应按本办法规定的合同签审程序将协议报原合同审查人员审查。
3.4. 合同档案和台帐
3.4.1 综管科合同管理员为合同归档责任人，合同文本正本、技术协议、履行合同过程中形成的变更、终止、转让协议的原件应在生效之日起五个工作日内由类别采购员提交本单位合同管理员，类别采购员只能留存复印件，如需使用原件，应办理借用手续。
3.4.2 合同管理员负责建立本单位《合同签订、履行台帐》，对合同的签订、履行、变更、转让、终止等作全面的记录。
3.4.3 类别采购员与公司解除劳动合同、离退休、换岗的，应填写资料交接清单，办理好业务和资料的交接手续，同时就其在岗时签订的合同与接受人一起承担连带责任。
3.5. 合同专用章
3.5.1 合同专用章是签订合同的专用印章，除特殊情况可加盖公司的行政印章外，在合同加盖的其它印章，公司一律不予认可，并视造成的后果，追究相关人员的责任。
3.5.2 合同专用章的启用应严格遵守签审分离制和签章审批制的规定，禁止未经审查在合同上加盖合同专用章，禁止未经特别授权使用盖章的空白合同书。
3.5.3 合同专用的管理由综管科合同管理员负责。4 附则
4.1 本制度如与国家法律、法规以及昊华鸿鹤公司相关规定不一致时，按上级规定执行。4.2 本办法由项目采购部负责解释，自发布之日起施行。
项目物资采购二级招标管理办法
1 范围
本标准规定了项目物资采购二级招标的范围和管理。本标准适用于昊华鸿鹤项目物资二级招标管理。2 规范性引用文件
下列标准包含的条文，通过本标准的引用而构成为标准的条款。在标准出版时，所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。3 管理内容和方法
3.1 总则
3.1.1 为了规范昊华鸿鹤项目采购部物资采购行为，加强物资采购活动的监督管理，推行物资招标采购。根据《中华人民共和国招投标法》以及昊华鸿鹤化工有限责任公司招标管理规定，结合项目采购实际，特制定本办法。
3.1.2 物资招标采购应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。任何单位或个人不得以任何方式非法干涉招标投标活动的正常进行。
3.1.3 适用范围：
3.1.3.1 建设工程项目的勘察、设计、施工(土建、安装)、建立、物资以及工程咨询等的采购。3.1.3.2 项目招标分为：物资招标、项目招标以及咨询服务招标。 3.1.3.3 下列情况可不进行招标：
技术复杂或者性质特殊不能确定技术要求的；招标所需时间太长，不能满足工程进度要求的；严重供不应求的物资；
高温、高压影响系统运行全局的专控备品、备件；
中国化工集团或昊华总公司、昊华鸿鹤公司系统内统一调配或内供的物资；法律、法规另有规定的；
因其他特殊原因，必须协商谈判以获取有利条件的。 3.2. 采购预算的确定：
采购部类别采购员接到采购计划后，按以下三个方面预算采购成本，确定采购预算，返综管科确定采购方式。
3.3.1 对比公司同类物资、项目、咨询服务的采购价（在K3管理系统查询）。3.3.2 市场调研。
3.3.3 厂家或经销商询价。
3.3. 招标方式：公开招标和邀请招标。
根据政府部门和昊华总公司招标管理相关规定，必须实行公开招标的，实行公开招标；此外具备公开招标条件的，采取公开招标；不具备公开招标条件的采取邀请招标。邀请招标应争取将所有具备资格、资质，经企业认证合格的供应商纳入邀请范围，邀标单位不得少于3家。邀标单位应选择与公司有长期合作、实力较强、相互信任、遵纪守法的供应商。
3.4. 招标采购流程
满足中国昊华化工（集团）总公司招标要求的项目采购，应提交昊华总公司进行招标。不满足条件的，则根据昊华鸿鹤物资采购分级招标管理的工作要求。招标采购物资的等级划分为：
3.4.1一级招标：
3.4.1.1 一级招标范围物资：采购预算10万元以上（含10万元）或全年累计采购20万元以上（含20万元）的同种物资。工程服务咨询类：采购预算在30万元以上的工程项目与服务咨询。 3.4.1.2 一级招标流程
一级招标采购由项目采购部分管类别采购员提出招标方案（申请）和招标文件经相关人员及项目采购部领导、公司领导审批后，报昊华鸿鹤招标办牵头组织承办。招标流程按《昊华鸿鹤化工有限责任公司招标管理办法》以及《昊华鸿鹤化工有限责任公司招标管理实施细则》办理。
3.4.2 二级招标
3.4.2.1二级招标范围
物资：采购预算1万元以上（含1万元）10万元以下或全年累计采购20万元以下（含20万元）的同种物资。
工程服务咨询类：采购预算在30万元以下的工程项目与服务咨询。3.4.2.2 二级招标流程
3.4.2.2.1 二级招标采购由项目采购部分管类别采购员提出招标方案（申请）和招标文件经相关人员及项目采购部领导审批后，报项目采购部综管科牵头组织承办。
3.4.2.2.2 类别采购员向邀请投标的供应商发出邀标文件。
3.4.2.2.3 各供应商在约定时间提交密封投标书，项目采购部综管科组织开标。工程项目建设所需设备、材料要求到货时间紧急时可要求供应商在开标前传真投标书。
3.4.2.2.4 经评标人员评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标，重新组织招标。
3.4.2.2.5有下列情况之一的，投标书无效：投标书未密封；
未加盖单位印章和法定代表人的印鉴；未按招标文件编制或字迹模糊，辨认不清；逾期送达；
未按招标文件要求交纳投标保证金或提供银行保函；其它不符合招标文件要求的。
3.4.2.2.6根据招标申请中提出的评标方式（主要为价格评标法、综合评分法、综合评议法）确定中标单位。
3.4.2.2.6.1 采用价格评标法，应按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的，按技术指标优劣、交货周期等顺序排列。评标小组认为，排在前面的中标候选供应商的最低投标价或者某些分项报价明显不合理或低于成本，有可能影响招标质量和不能诚信履约的，应当要求投标方予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，评标小组可以取消该投标人的中标候选资格，按顺序递补中标候选供应商，以此类推。
3.4.2.2.6.2 采用综合评分法，按评审后得分由高到低排序。得分相同的，按投标报价由低到高排列。得分且投标报价相同的，由评标小组以表决方式确定中标人。
3.4.2.2.6.3 采用综合评议的，应在各评标小组成员充分发表个人意见的基础上形成统一意见，并最终确定中标人。如意见存在较大分歧，可通过表决方式确定中标人。
3.4.2.2.7 确定中标单位后，类别采购员根据评标结果向综管科招标管理员提出《授标决定》。3.4.2.2.8 综管科根据《授标决定》向中标供应商发中标通知，中标单位凭《授标决定》与类别采购员签定商务合同。
3.4.2.2.9 综管科根据《授标决定》进行二级别招标结果公示，公示内容包括项目名称、数量、主要技术指标、中标单位名称、中标单价、总金额以及招标负责人姓名等。公示时间从中标通知书发出之日起计算，公示时间不少于一周。
3.5. 招标采购实施细则：
3.5.1 物资采购招标的设备、材料必须是标准、定型、通用设备。直接从厂家购买的特殊设备、材料执行定点招标的管理规定。
3.5.2 招标采购的设备、材料与工程项目所需一致，确保零库存。
3.5.3为满足工程建设需要，招标采购的厂房厂务和小型通用设备采购实行分类备选供应商提前备案制。
3.5.4分别选定3—6家与公司长期合作的有一定实力的供应商作为各类物资采购的首选供应商，分别报招采委、监审部备案。
3.5.5 每一类材料采购在工程建设项目安装初期根据主要的采购计划分别实施一次招标，确定的中标供应商即作为该类物资在该建设项目中的供应商，工程中同类材料的零星采购由该供应商供货确保工程需要。
3.5.6 项目采购部组织的二级招标采购计划报招采委、监审部备案，招标过程和审批单等资料在综管科存档。
3.6. 项目采购部成立二级招标采购领导小组，领导小组组长由采购部部长担任，部长助理、综管科、类别采购科以及相关技术部门人员为小组成员。开标、评标工作由采购领导小组组织实施，评标结果定期报监审部、招采委备案。
3.7. 本办法自发布之日起实行。
企业管理手册中国某某档案管理手册doc771
