办公室管理
一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。
办公室实务工作一览表
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 国内一般性 文书撰写 文书制作 文书处理 档案管理 会议组织 调查研究 信息资料 信访工作 接待工作 协调工作 督查工作 日程安排 日常事务 国外一般性 按上司的口头或书面指示完成信函。 复印资料。 在权限内按自己的意思发出信函。 档案管理。 安排会议事务，并做会议记录或纲要。 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 准备好公司要公开的资料； 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。 接待来访宾客； 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 督导一般职员或速记员。 替上司定约会并做好记录； 阅读并分类信件 通讯事务、电话； 办公室环境的布置和整理 14 办公室管理 保管办公室设备及用品 15 其他临时交办的事项- 16 17 预定计划 18 整理资料 19 处理邮件 20 筛选电话 21 总结日程 收集及整理各种信息 处理收件 整理来过的电话清单 日勤表 以速记记下上司交待的事项； 替上司申报交纳所得税及办理退税。 外出办事，如银行、邮局等。 执行上司交办事项 接待宾客和员工的来访。 收集及整理各种信息 记录上司指令及会谈、会议内容。 国内企业（含外企） 记录上司指令及会谈、会议内容 打印文稿及表格 信函和邮件的处理。 2、办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：
1.信封、纸张； 2．软盘、光盘等； 3．铅笔
4．圆珠笔； 5签字笔或钢笔； 6．修正液或修正带； 7．印盒；
8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
9．小刀； 10．日历等；
11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡 3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？
1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。
2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。
3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 优先顺序表 1.和王先生联络今天预定计划的变更。 2.和司机联络今天预定计划的变更。 3.拍发喜庆电报。 4.复印下午的会议资料。 5.准备奠基仪式。 6.誊写原稿（今天截稿） 7.结算旅费。 8.制作感谢信。 审核 9.整理档案。 10.练习电脑打字。 五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。 1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；
6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。
本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：
受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2．结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。
在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。
办公室管理形成性考核册<二>
1、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 同：
1．都应先问好，再传达自己的信息； 2．都应保持耐性、热情的态度；
3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4．都应简明扼要表达自己的意思。 异：
1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。 # V\
2、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些?
询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。
平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。
最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。
如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。Y% s+ b 2 M: l
3、简要回答邮件分检的一般标准。 （1）按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣； （3）按照收件部门的名称分拣。 U9 {7 T9 f4 z: b0 v 4、怎样处理上司不在时的邮件？ （1）把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人已收到，告诉对方何事得到答复。
（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理，应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间
（3）上司授权处理一些应由他处理的邮件，应在全面掌握情况的基础上慎重办理，在回信上签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目，
（4）如果邮件很多，还可以制作邮件摘要表，
（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下随时向上司汇报
（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话，在处理邮件时遇到棘手的事情，应几时请示 （7）把寄给上司邮包连续编号
（8）可以把积压的信件分别标示，放入纸袋，如标上“需要签字的信件”“需要处理的信件”等。
5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？
答：(1）上司正在开会时：让您旧等了，抱歉：他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？
（2）上司繁忙时：真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事，您看这样好不好，改日在与你联系，实在麻烦抱歉”
（3）上司即将外出：对不起，某某先生（上司）已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说让您白跑一趟，真不好意思，能不能由我转达留言，我叫XXXX是他的文员，然后讲留言记录下来，
（4）远道来访或有重要事情的来访：先告诉来访者，他（上司）即将外出（理由）。。。。。。再去通报上司，若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉、让您久等”某某急着外出，但他请代理人与您见面，请往这边走，，，，，，，，使对方能充分了解情况。
办公室管理形成性考核册<三>
1、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点.
1、注意把握时间，灵活的话，可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏； 2、主题；这是一个相当重要的环节，在议题上一定要扣紧；
3、发言顺序；这个直接关系到会议质量，一般的顺序是先谈问题，再表扬，最后总结； 4、中场休息，这个时间要选择合适；
5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能及时的发表意见
2、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。 1．日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。
（2）月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
2019电大办公室管理形成性考核册参考答案
