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浅谈档案信息化管理优点与策略
作者：常山
来源：《今日财富》2024年第11期
实现档案信息化管理，可以不断提高管理效率，方便资源共享，保存具有稳定性，提高传递的速度和安全性。要建立规范体系，完善安全措施，健全管理制度，提高技术支撑，積极宣传，提高档案管理人员的责任感和使命感，使档案管理工作顺应新时代发展需求。必须利用现代科学技术，充分发挥档案信息化管理的优势，根据单位实际制定合理的策略和措施，不断提高档案信息化管理水平，切实促进当地经济社会的协调有序发展。
规范化和信息化是档案管理的方向。随着科学技术和信息化技术的快速进步和发展，传统的档案管理模式应向信息化管理方向发展，不断提高档案管理水平。档案信息化管理能够不断增强档案管理能力，为档案信息利用人和单位提供信息，为经济和社会发展提供强有力的支撑。
一、档案信息化管理的优点 （一）提高档案管理效率
人工操作融于传统档案管理的各个环节，具体操作流程繁琐，耗费大量时间，难以保障档案信息的安全性和可靠性，人工操作中的微小失误可能导致更大的错误。而档案信息化管理可提高工作效率，使档案管理变得简单可靠，耗费人力和时间相对较少，只要保证录入准确的档案信息，就可以省时省力，查找档案信息时只要在检索栏输入相关关键词就可以轻松找到相关档案，不会因为档案数量繁琐而耗费大量人力。可见信息化能显著提高档案管理效率。 （二）方便资源共享
在传统档案管理难以实现信息共享，档案柜中搁置大量档案信息，不仅浪费了大量档案信息资源和资金，有时还难以找到文件及其档案信息。运用现代科学技术实现档案信息化管理，变案卷级管理、单途径管理和外部特征（目录）管理为文件级管理、体系管理和内外部特征（内容信息和目录）管理。进一步发展的互联网技术可以分离利用档案信息及其有效载体，同时互联其他信息管理系统，开发利用档案信息的质量效率得到有效促进和显著提高。借助基于互联网的档案信息网络服务平台能掌握其他部门和单位的工作重点和档案管理动态信息，不仅能贡献档案信息资源，还能相互交流工作经验和教训。 （三）保存具有稳定性
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传统档案管理以纸质档案为重要载体，但纸张的耐久性其中的纤维素决定的，高温、潮湿、氧化等外界环境素可破坏其中的纤维素，难以保证档案能够完整持久地保存，甚或损毁纸质档案;档案信息化管理可避免或降低上述缺陷，数字化技术能提高档案存储的稳定性，外界环境因素影响程度较低，有利于方便快捷地通过网络传递档案信息。 （四）提高传递的速度和安全性
在档案传递过程中损坏和丢失情况时有发生，还可能因为其他原因造成丢失或延误，难以收集得到完好无损的原始档案，进而影响整理、归档和检索利用的时效性。直接通过网络传递的方式完成档案管理整个过程，可见信息化管理能及时安全地完成档案传递。 二、档案信息化管理的策略 （一）建立规范体系
规范化和标准化是档案信息化管理的前提和基础。传统管理方式获得的案卷质量不高，不同档案往往具有不同的著录细则，难以实现不同管理软件的相互衔接和利用;档案信息化管理标准尚未统一，无法按照统一模式和操作程序进行全面管理;随着科技发展，传统的管理程序难以适应时代发展需求。所以必须建立健全档案信息化管理规范体系，实现标准化、规范化、科学化、数字化管理档案。 （二）完善安全措施
不论哪种档案管理模式，均需要人的操作来完成。但是，人的操作往往具有一定的主观性，难以避免不发生失误，档案的安全性受到一定的影响。要保证档案安全，必须发挥人的主观能动性，保证安全保存和利用密级档案。应用信息化管理方式密级档案时，要避免黑客和病毒等威胁档案信息化管理系统，切实保证档案信息资源数据库的安全性，同时采取其他必要措施，不断提高档案信息化管理质量和效率。 （三）健全管理制度
档案信息化管理制度，应遵循的要求包括：第一，建立健全并不断完善合理科学的规章制度。为适应不同单位或部门信息化管理档案的需要，必须符合法律法规要求和实际情况。第二，简明实用。为充分发挥制度的指导和规范作用，建立的管理制度必须简便易行，较为实用且具有较强的可操作性。第三，领导和职工均受制度的约束。管理制度能否得到贯彻执行与领导息息相关，只有领导严格执行管理制度，才能很好地约束职工这一制度的主要执行者。第四，要严肃执行规章制度。档案部门是规章制度的制定、完善和执行部门，为充分体现规章制度的权威性，要严格执行规章制度，必须做到功过和奖惩分明，不得徇私舞弊，流于形式。
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（四）提高技术支撑
档案信息化管理的生命在于软硬技术支持，这是档案信息化管理的前提条件之一。首先，配备的硬件及其配套设备仪器要做到质量和性能优良，为避免和降低自然损毁的机会，应具有防电磁干扰和辐射等基本性能。其次，设计开发的档案信息管理软件要具有通用性，既要融合办公管理系统，也要融合其他档案管理软件。最后，要采取保证软硬件安全运行的具体措施。为保证档案信息的完整性，实现一体化管理，要建立集成系统，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，不断丰富和提高馆藏档案信息的数量和质量，开发综合利用功能，实现网络化信息化档案管理模式。
（五）积极宣传，提高档案管理人员的责任感和使命感
提高档案管理人员素质和培养管理意识是档案信息化管理的关键。要加大力度提高档案管理人员的职业归属感，适应科技发展需求以更新档案管理模式。科技和网络技术的发展，对每位档案管理者的业务素质提出了更高的要求，要不断加强培训和学习专业管理知识及其前瞻性管理技术，不断提高文字综合和分析能力，不断提高自身的管理水平和技能，实现档案信息化，满足经济社会发展需求。
档案管理者要认识到档案信息在中国特色社会主义经济社会协调发展中的重要性。必须顺应新时代的发展，更新档案管理内容和范围，改进收集档案的方式和方法。必须利用现代科学技术，充分发挥档案信息化管理的优势，根据单位实际制定合理的策略和措施，不断提高档案信息化管理水平，切实促进当地经济社会的协调有序发展。要增强责任感和使命感，增强档案信息化管理的科学性和时效性，为档案信息利用者提供优质服务，切实促进经济社会的协调发展。
可见，实现档案信息化管理，可以不断提高管理效率，方便资源共享，保存具有稳定性，提高传递的速度和安全性。要建立规范体系，完善安全措施，健全管理制度，提高技术支撑，积极宣传，提高档案管理人员的责任感和使命感，使档案管理工作顺应时代发展需求。（作者单位：内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗纪律检查委员会监察委员会）
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