办公自动化系统（OA）运行管理规定
1、目的
为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。
2、适用范围
本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。
oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。
3、相关部门职责
集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。
集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。
集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训，oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。
各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。
4、文件发送与接收
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集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（oa）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。
集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oa发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。
电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。 所有oa用户每天上、下午上班后都必须及时登录oa系统查看文件，并始终使oa系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。
电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。
集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立oa系统管理体制，指定专人负责oa系统文件的管理。
5、 用户注册和注销
总部新进符合使用oa系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oa用户注册。总部oa用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oa注销手续后，方可办理离职手续。
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各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用oa系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）oa用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理oa注销手续后，方可办理离职手续。
集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的oa用户，要合理安排电脑
密级的文件不入oa系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。
所有oa系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。
7、 文件
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